FAQ: Koordinator:innen und Zugriffsrechte

Ergebniszugriff und Ergebnisfreigabe

Ich habe einer Person Ergebniszugriff gewährt, sie kann die Ergebnisse jedoch weiterhin nicht sehen. Warum?

Wenn Sie Zugriff auf Ergebnisse gewähren, bedeutet das nicht, dass sie automatisch für Koordinator:innen sichtbar sind.

Damit Koordinator:innen Ergebnisse sehen können, prüfen Sie Folgendes:

Die Koordinator:innen haben Ergebniszugriff für die relevanten Gruppen.
In den Einstellungen zur Ergebnisfreigabe der Befragung werden die Ergebnisse für diese Koordinator:innen freigegeben.

Prüfen Sie außerdem:

Die Freigabe hat bereits begonnen.
Die Koordinator:innen sind der richtigen Freigabephase zugeordnet.
Die Befragung wurde nicht in der Einstellung „nur Beteiligungsquote“ konfiguriert.
Der Zugriff der Koordinator:innen auf die Befragung wurde nicht entfernt.

Weitere Informationen finden Sie unter Rollen und Zugriffsrechte von Koordinator:innen verstehen.

Warum kann ich einer Ergebnisfreigabephase keine Koordinator:innen hinzufügen?

Die Koordinator:innen müssen zunächst für die jeweilige Befragung über Ergebniszugriff verfügen.

Fügen Sie die Koordinator:innen in den Einstellungen zum Ergebniszugriff der Befragung hinzu, bevor Sie sie einer benutzerdefinierten Ergebnisfreigabephase hinzufügen.

Warum kann ich beim Erstellen einer neuen Phase keine Koordinator:innen hinzufügen?

Sie müssen die Phase zunächst erstellen und speichern.

Wählen Sie „+ Phase hinzufügen“.
Geben Sie einen Namen für die Phase ein.
Speichern Sie die Phase.
Öffnen Sie die Phase und fügen Sie die Koordinator:innen hinzu.

Weitere Informationen finden Sie bei den Einstellungen zur Ergebnisfreigabe.

Was ist der Unterschied zwischen einer neuen Phase und „Alle übrigen User:innen mit Zugriff“?

Beide Optionen dienen dazu, Ergebnisse für Koordinator:innen freizugeben, funktionieren jedoch unterschiedlich.

Neue Phase

Eine neue Phase ist eine benutzerdefinierte Freigabephase. Sie können Folgendes auswählen:

Den Namen der Phase.
Das Freigabedatum
Ob eine E-Mail-Benachrichtigung gesendet wird
Welche Koordinator:innen miteinbezogen sind

Benutzerdefinierte Phasen sind für Koordinator:innen vorgesehen, nicht für Befragungsteilnehmende.

Alle übrigen User:innen mit Zugriff

Die Phase „Alle übrigen User:innen mit Zugriff“ ist bereits vordefiniert. Sie umfasst automatisch Koordinator:innen, die:

über Ergebniseinsicht für die Befragung verfügen.
nicht bereits einer anderen Freigabephase zugeordnet sind.

Planen Sie diese Phase nach den anderen Phasen ein, da hier alle verbleibenden Gruppen zusammengefasst werden. Sie können die in dieser Phase enthaltenen User:innen nicht manuell bearbeiten.

Ist diese Phase aktiv, werden später hinzugefügte Koordinator:innen mit Ergebniszugriff für die Befragung automatisch in die Freigabe aufgenommen.

Ich habe den Ergebniszugriff von Koordinator:innen für eine Befragung entfernt. Muss ich sie auch aus der Ergebnisfreigabe entfernen?

Nein.

Wenn der Ergebniszugriff von Koordinator:innen für eine Befragung entfernt wird, werden sie sofort aus allen Ergebnisfreigabephasen dieser Befragung entfernt, einschließlich benutzerdefinierter Phasen. Sie können nicht mehr auf die Befragungsergebnisse zugreifen.

Wenn Sie die Koordinator:innen versehentlich entfernt haben, müssen Sie Folgendes wiederherstellen:

Ihren Ergebniszugriff für die Befragung.
Ihre Zuordnung zur relevanten Ergebnisfreigabephase.

Eine Ausnahme bildet die Phase „Alle übrigen User:innen mit Zugriff“. Koordinator:innen mit Ergebniszugriff werden automatisch in diese Phase aufgenommen.

Warum können Koordinator:innen die Beteiligungsquote, aber nicht die Ergebnisse sehen?

Der Zugriff auf die Beteiligungsquote und den Ergebniszugriff unterliegen unterschiedlichen Regeln.

Koordinator:innen können möglicherweise die Gesamtbeteiligungsquote der Befragung sehen, obwohl sie nur für bestimmte Gruppen über Ergebniszugriff verfügen. Möglicherweise sehen sie die Beteiligungsquote auch, bevor die Ergebnisse für sie freigegeben wurden.

Mögliche Gründe sind:

Die Befragung wurde mit der Einstellung „nur Beteiligungsquote“ konfiguriert.
Die Koordinator:innen sind einer zukünftigen Freigabephase zugeordnet.
Die Ergebnisse wurden noch nicht freigegeben.
Die Koordinator:innen haben die Ergebniseinsicht nur für ausgewählte Gruppen.

Prüfen Sie die Einstellungen der Befragung für den Ergebniszugriff und die Ergebnisfreigabe.

Gut zu wissen: Gruppen können standardmäßig in der Antwortübersicht sichtbar sein, auch wenn Koordinator:innen deren Ergebnisse nicht einsehen können. Wenden Sie sich an Ihre:n Customer Sucess Manager:in, wenn diese Einstellung angepasst werden muss.

Weitere Informationen finden Sie unter Ergebniszugriffs-Einstellungen, Ergebnisfreigabe-Einstellungen und Berechtigungen je Koordinator:innen-Rolle.

Warum kann ich die Ergebnisse meiner Gruppe nicht sehen, obwohl die Beteiligungsquote hoch genug ist?

Eine hohe Beteiligungsquote bedeutet nicht immer, dass Ergebnisse angezeigt werden können.

Die Vertraulichkeitsregeln von Effectory berücksichtigen auch die Beziehungen zwischen Gruppen in der Organisationsstruktur. Ergebnisse können weiterhin ausgeblendet bleiben, wenn dadurch Rückschlüsse auf die Antworten einzelner Teilnehmender möglich wären. Das ist eine Regel für Gruppen auf derselben Hierarchieebene.

Prüfen Sie, ob:

Sie für die jeweilige Befragung über Ergebniszugriff für die Gruppe verfügen.
Die Ergebnisse für Sie freigegeben wurden.
Die Gruppe alle Vertraulichkeitsanforderungen erfüllt.
Die Regel für Gruppen auf derselben Hierarchieebene nicht die Anzeige der Ergebnisse verhindert.

Weitere Informationen finden Sie in den Artikeln zur Vertraulichkeit und der Anzahl der Befragten.

Teilnehmenden Zugriff auf Ergebnisse gewähren

Wie gewähre ich Teilnehmenden Zugriff auf die Ergebnisse?

Um Teilnehmenden Zugriff auf Ergebnisse zu gewähren, konfigurieren Sie die Einstellungen zur Ergebnisfreigabe der Befragung.

Gehen Sie in My Effectory zu Projekte.
Öffnen Sie das relevante Projekt.
Wählen Sie in der Kachel Befragungsstatus die Option „Alle Befragungen anzeigen“ aus.
Wählen Sie die laufende oder abgeschlossene Befragung aus.
Gehen Sie zu Ergebniseinstellungen → Ergebnisfreigabe.
Wählen Sie aus, wie die Ergebnisse freigegeben werden sollen:
1. Wählen Sie „Für alle freigeben“, um Ergebnisse mit allen berechtigten User:innen zu teilen, einschließlich Teilnehmenden über Your Feedback.
2. Wählen Sie schrittweise Freigabe für ausgewählte User:innen aus und stellen Sie sicher, dass die Teilnehmenden-Phase korrekt konfiguriert und geplant ist.

Teilnehmende können folgendermaßen auf Your Feedback zugreifen:

Nach Befragungsende.
Über die Benachrichtigungs-E-Mail, die bei der Ergebnisfreigabe versendet wird.
Indem sie my.effectory.com aufrufen, das persönliche Portal öffnen und die von ihrer Organisation bereitgestellte E-Mail-Adresse verwenden.

Teilnehmende, die über gedruckte Einladungen eingeladen wurden, können nicht auf Your Feedback zugreifen, da eine E-Mail-Adresse erforderlich ist.

Was können Teilnehmende sehen?

Teilnehmende können immer sehen, was ihre eigenen Antworten in der Befragung waren.

Abhängig von den Einstellungen Ihrer Organisation können Teilnehmende außerdem Folgendes sehen:

Ihre Ergebnisse.
Vergleiche mit ihrem Team.
Vergleiche mit der Organisation.
Vergleiche mit Benchmark-Ergebnissen.

Diese zusätzlichen Einblicke sind möglicherweise nicht verfügbar, wenn:

Die Ergebnisse noch nicht freigegeben wurden.
Die Befragung noch läuft.
Die Ergebnisfreigabe deaktiviert wurde.
Die teilnehmende Person nicht für die entsprechenden Ergebnisse berechtigt ist.

Die Vertraulichkeitsregeln gelten weiterhin in folgenden Fällen:

Einzelne Antworten werden nicht so weitergegeben, dass sie Personen zugeordnet werden können.
Ergebnisse werden als Gruppenergebnisse dargestellt.
Separate Gruppenergebnisse werden nicht weitergegeben, wenn weniger als fünf Personen antworten.
Freitextantworten können genau so angezeigt werden, wie sie geschrieben wurden. Teilnehmende sollten in ihren Kommentaren keine Angaben machen, die Rückschlüsse auf ihre Identität zulassen.

Zugriff von Koordinator:innen entfernen

Kann ich mehrere Koordinator:innen auf einmal entfernen?

Ja. Sie können mehrere Koordinator:innen gleichzeitig auf der Seite „Rollen und Verantwortlichkeiten“ entfernen.

Weitere Informationen finden Sie im Artikel So entfernen Sie mehrere Gruppenkoordinator:innen gleichzeitig.

Kann ich Koordinator:innen über den Excel-Import entfernen?

Nein. Über den Excel-Import können Koordinator:innen nur hinzugefügt und aktualisiert werden.

Um Koordinator:innen zu entfernen, gehen Sie auf Koordinator:innen bearbeiten oder entfernen oder mehrere Koordinator:innen auf einmal entfernen.

Wenn ich eine:n Koordinator:in entferne, wirkt sich das auf bereits abgeschlossene Befragungen aus?

Das hängt davon ab, wo Sie die:den Koordinator:in entfernen.

Eine:n Koordinator:in auf Projektebene entfernen

Wenn Sie eine:n Koordinator:in auf Projektebene entfernen, beispielsweise unter Gruppenkoordinator:innen, wirkt sich die Änderung auf Befragungen aus, die diese Einstellungen noch nicht übernommen haben.

Die:Der Koordinator:in behält den Zugriff auf Befragungen, für die der Zugriff bereits eingerichtet wurde, einschließlich abgeschlossener Befragungen, sofern Sie den Zugriff nicht ausdrücklich auf Befragungsebene entfernen.

Eine:n Koordinator:in aus einer bestimmten Befragung entfernen

Wenn Sie eine:n Koordinator:in in den Einstellungen für den Ergebniszugriff einer Befragung entfernen, gilt die Änderung nur für diese Befragung.

Das können Sie bei laufenden und abgeschlossenen Befragungen tun, um der:dem Koordinator:in den Zugriff auf die Ergebnisse dieser Befragung zu entziehen.

Kurz gesagt:

Änderungen auf Projektebene wirken sich auf den Zugriff auf zukünftige Befragungen aus.
Die Einstellungen zum Ergebniszugriff auf Befragungsebene steuern den Zugriff auf eine einzelne Befragung.
Das Entfernen einer:eines Koordinator:in auf Projektebene entfernt nicht automatisch den Zugriff auf abgeschlossene Befragungen.

Weitere Informationen finden Sie unter Gruppenkoordinator:innen manuell hinzufügen und Ergebniszugriffs-Einstellungen.

Warum kann die:der Koordinator:in nach dem Entfernen weiterhin auf eine abgeschlossene Befragung zugreifen?

Eine Änderung auf Projektebene entfernt nicht automatisch den Zugriff auf Befragungen, die bereits laufen oder abgeschlossen sind.

So entziehen Sie den Zugriff auf eine bestimmte laufende oder abgeschlossene Befragung:

Öffnen Sie die Befragung.
Gehen Sie zum Ergebniszugriff.
Entfernen Sie die:den Koordinator:in aus den entsprechenden Gruppen.

Weitere Informationen finden Sie unter Gruppenkoordinator:innen manuell hinzufügen und Ergebniszugriffs-Einstellungen.

Koordinator:innenrollen und Navigation

Was ist der Unterschied zwischen einer:einem lokalen Koordinator:in und einer:einem Koordinator:in zum Ergebniszugriff?

Ein:e lokale:r Koordinator:in kann:

Befragungen erstellen.
Ergebnisse für die Gruppen anzeigen, mit denen sie:er verknüpft ist.

Ein:e Koordinator:innen zur Ergebniseinsicht kann:

Ergebnisse für die Gruppen anzeigen, mit denen sie:er verknüpft ist.
Keine Befragungen erstellen.

Weitere Informationen finden Sie unter Koordinator:innenrollen in My Effectory und Berechtigungen je Koordinator:innen-Rolle.

Können zentrale und Projektkoordinator:innen dasselbe tun?

Nein.

Ein:e zentrale:r Koordinator:in hat uneingeschränkten Zugriff auf den gesamten Account.

Ein:e Projektkoordinator:in hat nur innerhalb der Projekte, denen sie:er zugewiesen ist, vollständigen Zugriff.

Weitere Informationen finden Sie unter Berechtigungen je Koordinator:innen-Rolle.

Warum sieht die Navigation für lokale Koordinator:innen anders aus als die in einem Artikel beschriebene Navigation?

In einigen unserer Support-Artikeln finden Sie mehr Informationen zur Navigation für zentrale oder Projektkoordinator:innen.

Lokale Koordinator:innen können über einen anderen Pfad auf dieselben Einstellungen zugreifen. Beispielsweise müssen sie möglicherweise im Menü (drei Punkte) einer Befragung Ergebniszugriff verwalten auswählen, anstatt die Einstellungen über das Projekt zu öffnen.

Die verfügbare Navigation hängt von der Rolle und den Berechtigungen der:des Koordinator:in ab.

Automatisierte Führungskräfteverknüpfung und Auswahl

Wirkt sich eine Änderung der automatisierten Führungskräfteverknüpfung auf bereits laufende Befragungen aus?

Nein.

Änderungen an der automatisierten Führungskräfteverknüpfung gelten nur für zukünftige Befragungen. Sie wirken sich nicht auf folgende Befragungen aus:

Befragungen, die schon abgeschlossen sind.
Befragungen, die derzeit noch laufen.
Befragungen, die innerhalb der nächsten zwei Stunden starten.

Weitere Informationen finden Sie im Artikel Führungskräfte-Verknüpfungseinstellungen.

Warum hat das Kontrollkästchen für Koordinator:innen nicht alle ausgewählt?

Das Kontrollkästchen für Koordinator:innen wählt nur die Koordinator:innen innerhalb der Hierarchieebenen aus, die derzeit aufgeklappt sind.

So wählen Sie Koordinator:innen in der gesamten Hierarchie aus:

Klappen Sie jede Ebene der Hierarchie auf.
Aktivieren Sie oben das Kontrollkästchen für Koordinator:innen.

Warum kann eine:einen Koordinator:in, die:der nur Zugriff auf die eigene Gruppe hat, die Beteiligungsquote der gesamten Organisation sehen?

Für die Sichtbarkeit der Beteiligungsquote und der Ergebnisse gelten unterschiedliche Regeln.

Ein:eine Koordinator:in kann Zugriff auf die allgemeine Beteiligungsquote der Befragung haben und gleichzeitig nur für bestimmte Gruppen Zugriff auf Ergebnisse haben. Auch wenn die:der Koordinator:in die allgemeine Beteiligungsquote sehen kann, hat sie:er keinen Zugriff auf die Ergebnisse der gesamten Organisation.

Ob Ergebnisse sichtbar sind, ist an folgende Bedingungen geknüpft:

Die Ergebniszugriff-Einstellungen der:des Koordinator:in.
Die Ergebnisfreigabe-Einstellungen der Befragung.
Die Rolle und Berechtigungen der:des Koordinator:in.

Weitere Informationen finden Sie unter Ergebniszugriffs-Einstellungen, Ergebnisfreigabe-Einstellungen und Berechtigungen je Koordinator:innen-Rolle.