Erste Schritte - Koordinator:innenrollen und Zugriffsrechte verstehen

Übersicht

Um Befragungsergebnisse anzuzeigen, benötigen Koordinator:innen die richtige Kombination aus:

1. Koordinator:innenrolle — bestimmt, was der/die User:in in My Effectory machen kann.
2. Ergebniszugriff — bestimmt, welche Gruppen der/die User:in für eine bestimmte Befragung anzeigen kann.
3. Ergebnisfreigabe — bestimmt, wann und wie die Ergebnisse verfügbar werden.

Die drei Zugriffseinstellungen auf einen Blick

Einstellung	Was diese Einstellung steuert	Wo sie verwaltet wird
Koordinator:innenrolle	Was der/die User:in machen kann, z. B. Befragungen erstellen, Einstellungen verwalten oder Ergebnisse einsehen	Konto-, Projekt- oder Gruppenebene
Ergebniszugriff	Welche Gruppen der/die User:in in einer bestimmten Befragung sehen kann	Befragungsebene
Ergebnisfreigabe	Wann und wie die Ergebnisse für den/die User:in sichtbar werden	Befragungsebene

So funktioniert der Zugriff für Koordinator:innen

Koordinator:innen können Befragungsergebnisse nur anzeigen, wenn alle folgenden Bedingungen erfüllt sind:

• Der/die User:in hat eine Koordinator:innenrolle, die ihr das Anzeigen von Ergebnissen erlaubt.
• Der/die User:in hat Ergebniszugriff auf die relevanten Gruppen in dieser Befragung.
• Die Ergebnisse wurden für den/die User:in freigegeben.
• Die Ergebnisse erfüllen die Vertraulichkeitsanforderungen von Effectory.

Koordinator:innenrollen

User mit einer Koordinator:innenrolle legen fest, welche Maßnahmen eine Person in My Effectory durchführen kann.

Zentrale Koordinator:innen

Zentrale Koordinator:innen arbeiten auf Account-Ebene. Abhängig von ihren Berechtigungen können sie Maßnahmen im gesamten Account durchführen.

Projektkoordinator:innen

Projektkoordinator:innen haben vollständigen Zugriff auf die Projekte, denen sie zugewiesen sind. Abhängig von ihren Berechtigungen können sie:

• Teilnehmende verwalten.
• Gruppenstrukturen einrichten.
• Gruppenkoordinator:innen zuweisen.
• Befragungen erstellen.
• Projekteinstellungen verwalten.
• Ergebnisse einsehen.

Gruppenkoordinator:innen

Gruppenkoordinator:innen sind mit bestimmten Gruppen innerhalb einer Projektstruktur verknüpft.

Es gibt zwei Arten von Gruppenkoordinator:innen:

• Lokale Koordinator:innen können Befragungen für die mit ihnen verknüpften Gruppen erstellen und Ergebnisse für diese Gruppen einsehen.
• Koordinator:innen zur Ergebniseinsicht können Ergebnisse für die mit ihnen verknüpften Gruppen einsehen, jedoch keine Befragungen erstellen.

Die für eine Person verfügbaren Maßnahmen hängen von der ihr zugewiesenen Koordinator:innenrolle ab. Weitere Informationen finden Sie unter:

• Koordinatorrollen in My Effectory
• Berechtigungen je Koordinator:innen-Rolle

 

Ergebniszugriff

Der Ergebniszugriff legt fest, welche Gruppen ein:e Koordinator:in in einer bestimmten Befragung einsehen kann.

Ein:e Koordinator:in kann Zugriff auf Folgendes haben:

• Ein Team.
• Mehrere Teams.
• Eine Abteilung.
• Einen größeren Bereich innerhalb der Organisationshierarchie.

Der Zugriff auf eine Gruppe umfasst auch den Zugriff auf die darunterliegenden Einheiten, sofern andere Einstellungen oder Vertraulichkeitsregeln die Anzeige der Ergebnisse nicht verhindern.

Der Ergebniszugriff wird auf Befragungsebene verwaltet. Das bedeutet, dass Sie den Zugriff für eine Befragung hinzufügen oder entfernen können, ohne die Einrichtung der Koordinator:innen für andere Befragungen im Projekt zu ändern.

 

Ergebnisfreigabe

Die Ergebnisfreigabe legt fest, wann und wie Befragungsergebnisse sichtbar werden.

Ein:e Koordinator:in kann Ergebniszugriff haben und dennoch keine Ergebnisse sehen, wenn diese noch nicht für die Person freigegeben wurden.

Die verfügbaren Freigabeoptionen können Folgendes umfassen:

• Nur Beteiligungsquote
• Für alle freigeben
• Schrittweise Ergebnisfreigabe für ausgewählte User:innen

Nur Beteiligungsquote

Wenn Sie „nur Beteiligungsquote“ ausgewählt haben, kann der:die Koordinator:in die Beteiligung verfolgen, aber die Befragungsergebnisse nicht sehen.

Für alle freigeben

Mit dieser Einstellung werden die Ergebnisse zum festgelegten Freigabezeitpunkt für alle berechtigten Personen freigegeben.

Schrittweise Ergebnisfreigabe für ausgewählte User:innen

Mit der schrittweisen Freigabe für ausgewählte Personen können Sie Ergebnisse für verschiedene Personengruppen zu unterschiedlichen Zeitpunkten freigeben.

• Projektkoordinator:innen können zuerst Zugriff erhalten.
• Lokale Koordinator:innen können später Zugriff erhalten.
• Teilnehmende können in einer separaten Phase Zugriff erhalten.

Weitere Informationen finden Sie bei den Einstellungen zur Ergebnisfreigabe.

 

Einstellungen auf Projekt- und Befragungsebene

Ein Projekt kann mehrere Befragungen enthalten. Die Einstellungen für Koordinator:innen können daher auf zwei Ebenen verwaltet werden.

Je nachdem, auf welcher Ebene Sie die Änderung vornehmen, betrifft sie alle Befragungen im Projekt oder nur eine einzelne Befragung.

Ebene	Haupteinstellung	Auswirkung der Änderung
Projektebene	Gruppenkoordinator:innen	Im Projekt erstellte Befragungen, vorbehaltlich der Startfrist
Befragungsebene	Ergebniszugriff	Nur die ausgewählte Befragung, einschließlich laufender oder abgeschlossener Befragungen

Gruppenkoordinator:innen: Projektebene

Die Einstellungen für Gruppenkoordinator:innen gehören zum Projekt.

Die dort zugewiesenen Koordinator:innen bilden die Standardeinrichtung für Koordinator:innen in Befragungen, die innerhalb dieses Projekts erstellt werden. Daher ist die Projektebene der richtige Ort, um die Koordinator:innenstruktur für zukünftige Befragungen zu pflegen.

Wichtige Zeitregel

Änderungen an den Einstellungen für Gruppenkoordinator:innen auf Projektebene werden nicht auf Befragungen angewendet, die innerhalb von zwei Stunden starten.

Sie ändern den Zugriff auch nicht in folgenden Situationen:

• Befragungen, die bereits laufen.
• Befragungen, die schon abgeschlossen sind.
• Befragungen, die innerhalb der zweistündigen Startfrist beginnen.

Nehmen Sie für diese Befragungen die Änderung in den Einstellungen zum Ergebniszugriff auf Befragungsebene vor.

Weitere Informationen finden Sie unter:

• Einstellungen zur automatisierten Führungskräfteverknüpfung
• Gruppenkoordinator:innen manuell hinzufügen

 

Ergebniszugriff: Befragungsebene

Der Ergebniszugriff gehört zu einer bestimmten Befragung.

Verwenden Sie den Ergebniszugriff auf Befragungsebene, wenn Sie:

• Weniger als zwei Stunden vor dem Start einer Befragung Zugriff hinzufügen oder entfernen möchten.
• Zugriff für eine laufende Befragung hinzufügen oder entfernen möchten.
• Zugriff für eine abgeschlossene Befragung hinzufügen oder entfernen möchten.
• Eine Ausnahme von der Einrichtung der Koordinator:innen auf Projektebene vornehmen möchten.
• Den Zugriff auf eine Befragung steuern möchten, ohne andere Befragungen zu ändern.

Änderungen in den Einstellungen zum Ergebniszugriff einer Befragung wirken sich nur auf diese Befragung aus. Sie aktualisieren weder die Einstellungen für Gruppenkoordinator:innen auf Projektebene noch ändern sie den Zugriff auf andere Befragungen.

Weitere Informationen finden Sie unter Ergebniszugriffs-Einstellungen.

Zusammenspiel von Einstellungen auf Projekt- und Befragungsebene

Zuweisungen auf Projektebene bilden die Grundlage für den Zugriff von Koordinator:innen in Befragungen.

Für eine bestimmte Befragung können Sie den Zugriff über die Einstellungen zum Ergebniszugriff auf Befragungsebene überprüfen und anpassen. Je nach Einrichtung können die Vorschläge für Koordinator:innen auf Befragungsebene auch exakte Übereinstimmungen aus den aktuellen Zuweisungen auf Projektebene verwenden.

Halten Sie sich am Besten an diese Faustregel:

• Verwenden Sie Gruppenkoordinator:innen, wenn Sie die Koordinator:innenstruktur für ein Projekt oder zukünftige Befragungen einrichten.
• Verwenden Sie Ergebniszugriff, wenn Sie den Zugriff für eine bestimmte Befragung ändern müssen.
• Verwenden Sie Ergebniszugriff für Befragungen, die innerhalb von zwei Stunden starten, bereits laufen oder abgeschlossen sind.

Vor einer Änderung

Entscheiden Sie zunächst, wann die Änderung gelten soll:

• Für zukünftige Befragungen im Projekt.
• Nur für eine bestimmte Befragung.

Damit legen Sie fest, ob Sie die Änderung auf Projekt- oder Befragungsebene vorgenommen wird.

Vertraulichkeitsanforderungen

Die korrekten Einstellungen für Rollen, Ergebniszugriff und Ergebnisfreigabe setzen Vertraulichkeitsanforderungen nicht außer Kraft.

Wenn eine Gruppe die Vertraulichkeitsanforderungen von Effectory nicht erfüllt, können ihre Ergebnisse ausgeblendet bleiben, um die Identifizierung einzelner Antworten zu verhindern.

Das kann der Fall sein, selbst wenn die folgenden Bedingungen erfüllt sind:

• Der/die Koordinator:in hat die richtige Rolle.
• Der/die Koordinator:in hat die Ergebniszugriff für die Gruppe.
• Die Ergebnisse wurden freigegeben.
• Die Gruppe hat eine hohe Beteiligungsquote.

Weitere Informationen finden Sie in den Artikeln zur Vertraulichkeit und der Anzahl der Befragten.

Fehlerbehebung: Ein:e Koordinator:in kann die Ergebnisse nicht sehen

Wenn ein:e Koordinator:in die Ergebnisse nicht einsehen kann, prüfen Sie Folgendes:

1. Koordinator:innenrolle
   Hat die Person eine Rolle, die ihr die Einsicht in Ergebnisse ermöglicht?
2. Ergebniszugriff auf Befragungsebene
   Hat die Person in dieser spezifischen Befragung Zugriff auf die richtigen Gruppen?
3. Ergebnisfreigabe
   Wurden die Ergebnisse für die Person freigegeben? Prüfen Sie das Freigabedatum, die Freigabephase und die Freigabeeinstellungen.
4. Befragungsstatus:
   Ist die Befragung noch geöffnet oder als „Nur Beteiligungsquote“ eingerichtet?
5. Zeitpunkt auf Projektebene:
   Wurde die Änderung auf Projektebene mehr als zwei Stunden vor dem Start der Befragung vorgenommen?
6. Vertraulichkeit:
   Erfüllt die Gruppe die Vertraulichkeitsanforderungen von Effectory?
7. Richtige Zugriffsebene:
   Wird die Änderung auf der richtigen Ebene vorgenommen? Einstellungen auf Projektebene wirken sich auf die Projekteinrichtung aus, während sich die Ergebniseinsicht auf eine bestimmte Befragung bezieht.

Eine detaillierte Anleitung zur Fehlerbehebung finden Sie im Artikel Warum kann ein:e Koordinator:in die Ergebnisse nicht einsehen?

Übersicht

Anwendungsfall	Empfohlene Einstellung
Die Einrichtung der Koordinator:innen für zukünftige Befragungen in einem Projekt festlegen	Gruppenkoordinator:innen
Zugriff für eine Befragung hinzufügen oder entfernen	Ergebniszugriff
Zugriff für eine laufende oder abgeschlossene Befragung ändern	Ergebniszugriff
Festlegen, wann Ergebnisse sichtbar werden	Ergebnisfreigabe
Jemandem erlauben, Befragungen zu erstellen	Eine Koordinator:innenrolle mit Berechtigungen zum Erstellen von Befragungen
Jemandem erlauben, Ergebnisse einzusehen, ohne Befragungen zu erstellen	Berechtigungen für Koordinator:innen zur Ergebniseinsicht
Prüfen, warum Ergebnisse ausgeblendet sind	Koordinator:innenrolle, Ergebniseinsicht, Ergebnisfreigabe und Vertraulichkeitseinstellungen

 

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• Vorschläge für Koordinator:innen auf Befragungsebene
• E-Mail-Benachrichtigungen an Koordinator:innen
• Ergebniszugriffs-Einstellungen
• Ergebnisfreigabe-Einstellungen
• Gruppenkoordinator:innen manuell hinzufügen
• Vertraulichkeit und die Anzahl der Befragten
• Warum kann ein:e Koordinator:in die Ergebnisse nicht einsehen?