Aan de slag - Coördinatorrollen en toegangsrechten uitgelegd

In het kort

Of een coördinator onderzoeksresultaten kan bekijken, is afhankelijk van drie factoren:

1. Coördinatorrol – bepaalt wat de gebruiker kan doen in My Effectory.
2. Toegang tot resultaten – bepaalt welke groepen de gebruiker voor een specifiek onderzoek kan bekijken.
3. Resultatenvrijgave – bepaalt wanneer en hoe de resultaten worden vrijgegeven.

De drie toegangsinstellingen in één oogopslag

Instelling	Wat het bepaalt	Waar het wordt beheerd
Coördinatorrol	Wat de gebruiker kan doen, zoals onderzoeken maken, instellingen beheren of resultaten bekijken	Account-, project- of groepsniveau
Toegang tot resulaten	Welke groepen de gebruiker in een specifiek onderzoek kan bekijken	Onderzoeksniveau
Resultatenvrijgave	Wanneer en hoe resultaten zichtbaar worden voor de gebruiker	Onderzoeksniveau

Hoe toegang voor coördinatoren werkt

Een coördinator kan onderzoeksresultaten alleen bekijken als aan de volgende voorwaarden is voldaan:

• De gebruiker heeft een coördinatorrol die toegang geeft tot het bekijken van resultaten.
• De gebruiker heeft 'Toegang tot resultaten' voor de relevante groepen in dat onderzoek.
• De resultaten zijn vrijgegeven voor de gebruiker.
• De resultaten voldoen aan de vertrouwelijkheidseisen van Effectory.

Coördinatorrollen

Een coördinatorrol bepaalt welke acties een gebruiker kan uitvoeren in My Effectory.

Centrale coördinatoren

Centrale coördinatoren werken op accountniveau. Afhankelijk van hun rechten kunnen ze mogelijk acties uitvoeren voor het volledige account.

Projectcoördinatoren

Projectcoördinatoren hebben volledige toegang tot de projecten die hen zijn toegewezen. Afhankelijk van hun rechten kunnen ze:

• Deelnemers beheren.
• Groepsstructuren configureren.
• Groepscoördinatoren toewijzen.
• Onderzoeken maken.
• Projectinstellingen beheren.
• Resultaten bekijken.

Groepscoördinatoren

Groepscoördinatoren zijn gekoppeld aan specifieke groepen binnen een projectstructuur.

Er zijn twee hoofdtypen groepscoördinatoren:

• Lokale coördinatoren kunnen onderzoeken maken voor de groepen waaraan ze gekoppeld zijn en de resultaten van die groepen bekijken.
• Resultatencoördinatoren kunnen de resultaten bekijken van de groepen waaraan ze gekoppeld zijn, maar kunnen geen onderzoeken maken.

De acties die beschikbaar zijn voor een gebruiker, zijn afhankelijk van de aan hen toegewezen coördinatorrol. Lees voor meer informatie:

• Coördinatorrollen in My Effectory
• Platformrechten per coördinator rol

 

Toegang tot resultaten

Toegang tot resultaten bepaalt welke groepen een coördinator in een specifiek onderzoek kan bekijken.

Een coördinator kan toegang hebben tot:

• één team
• meerdere teams
• een afdeling
• een grotere organisatie-eenheid

Toegang tot een groep omvat ook toegang tot de onderliggende groepen, tenzij andere instellingen of vertrouwelijkheidseisen voorkomen dat de resultaten worden getoond.

Toegang tot resultaten wordt beheerd op onderzoeksniveau. Dit betekent dat je toegang voor één onderzoek kunt verlenen of intrekken zonder de configuratie van coördinatoren voor andere onderzoeken in het project te wijzigen.

 

Resultatenvrijgave

Resultatenvrijgave bepaalt wanneer en hoe onderzoeksresultaten zichtbaar worden.

Een coördinator kan toegang tot resultaten hebben, maar de resultaten toch niet kunnen bekijken als deze nog niet aan diegene zijn vrijgegeven.

De beschikbare vrijgave-opties kunnen het volgende omvatten:

• Alleen respons
• Vrijgeven aan iedereen
• Gefaseerde vrijgave aan geselecteerde gebruikers

Alleen respons

Met 'Alleen respons' kan de coördinator de deelname volgen, maar de onderzoeksresultaten niet bekijken.

Vrijgeven aan iedereen

Met Vrijgeven aan iedereen worden de resultaten op het gekozen tijdstip vrijgegeven aan alle gebruikers met de juiste toegangsrechten.

Gefaseerde vrijgave aan geselecteerde gebruikers

Met Gefaseerde vrijgave aan geselecteerde gebruikers kun je op verschillende momenten resultaten vrijgeven aan verschillende groepen gebruikers.

Bijvoorbeeld:

• Projectcoördinatoren kunnen als eerste toegang krijgen.
• Lokale coördinatoren kunnen later toegang krijgen.
• Deelnemers kunnen in een aparte fase toegang krijgen.

Een coördinator moet zowel toegang tot de resultaten hebben als in de relevante vrijgavefase zijn opgenomen voordat diegene resultaten kan bekijken.

Lees voor meer informatie: Instellingen voor Resultatenvrijgave.

 

Instellingen op projectniveau en onderzoeksniveau

Een project kan meerdere onderzoeken bevatten. Coördinatorinstellingen kunnen daarom op twee niveaus worden beheerd.

Het niveau waarop je een wijziging aanbrengt, bepaalt of deze gevolgen heeft voor onderzoeken in een project of alleen voor één specifiek onderzoek.

Niveau	Belangrijkste instelling	Van toepassing op
Projectniveau	Groepscoördinatoren	Onderzoeken binnen het project, onder voorbehoud van de uiterste lanceringsdatum
Onderzoeksniveau	Toegang tot resultaten	Alleen het geselecteerde onderzoek, inclusief lopende of voltooide onderzoeken

Groepscoördinatoren: projectniveau

De instellingen voor Groepscoördinatoren behoren tot het project.

De coördinatoren die daar zijn toegewezen, vormen de standaardconfiguratie van coördinatoren voor onderzoeken die binnen dat project worden gemaakt. Dat maakt het projectniveau de juiste plek om de coördinatorstructuur te onderhouden die je voor toekomstige onderzoeken wilt gebruiken.

Belangrijke tijdslimiet

Vanaf twee uur vóór de start van een onderzoek worden wijzigingen in de instellingen voor groepscoördinatoren op projectniveau niet meer op dat onderzoek toegepast.

Ze wijzigen ook geen toegang voor:

• lopende onderzoeken
• voltooid zijn.
• onderzoeken die binnen 2 uur beginnen

Voor deze onderzoeken wijzig je op onderzoeksniveau de instellingen voor Toegang tot resultaten.

Lees voor meer informatie:

• Instellingen voor coördinatorkoppeling
• Groepscoördinatoren handmatig koppelen

Toegang tot resultaten: onderzoeksniveau

Toegang tot resultaten hoort bij één specifiek onderzoek.

Gebruik Toegang tot resultaten op onderzoeksniveau als je:

• minder dan twee uur voordat een onderzoek begint toegang wilt verlenen of intrekken.
• voor een lopend onderzoek toegang wilt verlenen of intrekken.
• toegang tot een voltooid onderzoek wilt verlenen of intrekken.
• een uitzondering wilt maken op de configuratie van coördinatoren op projectniveau.
• toegang tot één onderzoek wilt beheren zonder andere onderzoeken te wijzigen.

Wijzigingen aan de instellingen voor toegang tot de resultaten van een onderzoek, hebben alleen gevolgen voor dat onderzoek. De instellingen voor groepscoördinatoren op projectniveau en de toegang tot andere onderzoeken worden niet gewijzigd.

Voor meer informatie, lees: Instellingen voor Toegang tot resulaten.

Hoe instellingen op projectniveau en onderzoeksniveau samenhangen

Toewijzingen op projectniveau vormen de basis voor toegang van coordinatoren tot onderzoeken.

Voor een specifiek onderzoek kun je de toegangsrechten controleren en wijzigen met de instellingen voor Toegang tot resultaten op onderzoeksniveau. Afhankelijk van de instellingen kunnen coördinatorsuggesties op onderzoeksniveau ook gebaseerd worden op de huidige toewijzingen op projectniveau.

Gebruik de volgende vuistregel:

• Gebruik Groepscoördinatoren wanneer je de coördinatorstructuur voor een project of toekomstige onderzoek(en) configureert.
• Gebruik Toegang tot resultaten wanneer je de toegangsrechten voor één specifiek onderzoek wilt wijzigen.
• Gebruik Toegang tot resultaten voor onderzoeken die binnen twee uur starten, al lopen of zijn voltooid.

Voordat je een wijziging aanbrengt

Bepaal eerst of de wijziging moet gelden voor:

• Toekomstige onderzoeken in het project.
• Eén specifiek onderzoek.

Dit bepaalt of je de wijziging op projectniveau of onderzoeksniveau moet aanbrengen.

Vereisten voor vertrouwelijkheid

Ook als de rollen, Toegang tot resultaten en Resultatenvrijgave correct zijn ingesteld, blijven de vertrouwelijkheidseisen van kracht.

Als een groep niet voldoet aan de vertrouwelijkheidseisen van Effectory, kunnen de resultaten verborgen blijven om te voorkomen dat respons tot individuen te herleiden is.

Dit kan zelfs gebeuren wanneer:

• De coördinator de juiste rol heeft.
• De coördinator toegang heeft tot resultaten van de groep.
• De resultaten zijn vrijgegeven.
• De groep een hoge respons heeft.

Lees voor meer informatie: Vertrouwelijkheid en het aantal respondenten.

 

Problemen oplossen: een coördinator kan de resultaten niet zien

Als een coördinator de resultaten niet kan zien, controleer dan het volgende:

1. Coördinatorrol
   : heeft de gebruiker een rol die het bekijken van de resultaten toestaat?
2. Toegang tot resultaten op onderzoeksniveau
   : heeft de gebruiker toegang tot de juiste groepen in dit onderzoek?
3. Resultatenvrijgave:
   Zijn de resultaten vrijgegeven aan de gebruiker? Controleer de vrijgavedatum, vrijgavefase en vrijgave-instellingen.
4. Onderzoeksstatus:
   Staat het onderzoek nog open of is het geconfigureerd als Alleen respons?
5. Timing op projectniveau:
   Is de wijziging op projectniveau meer dan twee uur vóór de onderzoekslancering aangebracht?
6. Vertrouwelijkheid:
   Voldoet de groep aan de vertrouwelijkheidseisen van Effectory?
7. Niveaus voor toegangsrechten:
   Wordt de wijziging op het juiste niveau aangebracht? Instellingen op projectniveau beinvloeden de projectconfiguratie. Toegang tot resultaten heeft betrekking op één specifiek onderzoek.

Voor een stappenplan ga naar: Waarom kan een coördinator de resultaten niet zien?

Overzicht

Wat je wilt doen	Wat je nodig hebt
De configuratie van coördinatoren bepalen voor toekomstig onderzoek	Groepscoördinatoren
Toegang tot één onderzoek verlenen of intrekken	Toegang tot resultaten
Toegang wijzigen voor een lopend of voltooid onderzoek	Toegang tot resultaten
Instellen wanneer resultaten zichtbaar worden	Resultatenvrijgave
Iemand toestaan om onderzoeken te maken	Een coördinatorrol met rechten om onderzoeken te maken
Iemand toestaan om resultaten te bekijken zonder onderzoeken te maken	Toegang tot resultaten en coördinatorrechten
Controleer waarom resultaten verborgen zijn	Coördinatorrol, Toegang tot resultaten, Resultatenvrijgave en vertrouwelijkheidsinstellingen

Gerelateerde artikelen

• Coördinatorrollen in My Effectory
• Platformrechten per coördinator rol
• Instellingen voor coördinatorkoppeling
• Coördinatoren in bulk bijwerken via Excel
• Coördinatoren bewerken of verwijderen
• Suggesties voor coördinatoren op onderzoeksniveau
• E-mailmeldingen voor coördinatoren
• Instellingen voor Toegang tot resultaten
• Instellingen voor Resultatenvrijgave
• Groepscoördinatoren handmatig koppelen
• Vertrouwelijkheid en het aantal respondenten
• Waarom kan een coördinator de resultaten niet zien?