Bij het efficiënt beheren van projecten in jouw organisatie is het cruciaal om de juiste mensen de juiste rollen toe te wijzen. Bij Effectory begrijpen we hoe belangrijk het is om groepscoördinatoren effectief te koppelen aan deelnemersgroepen voor een soepel onderzoeksproces en een inzichtelijke resultatenanalyse.
Mijn Effectory biedt manieren om het koppelen van coördinatoren met hun onderzoeksgroepen te automatiseren. Echter, in sommige gevallen wil je misschien handmatig coördinatoren toevoegen. In deze gids delen we alles wat je moet weten over het handmatig koppelen van groepscoördinatoren.
Uitleg over groepscoördinatoren
Er zijn twee soorten groepscoördinatoren in My Effectory:
- Lokale coördinatoren: kunnen onderzoeken maken en toegang krijgen tot de resultaten voor de groepen waaraan ze zijn toegewezen. Typisch bezetten lokale coördinatoren management- of leiderschapsposities binnen de organisatie.
- Resultatentoegang Coördinatoren: hebben alleen toegang tot onderzoeksresultaten voor de groepen waaraan ze zijn toegewezen. Ze kunnen geen onderzoeken aanmaken.
Je kunt een volledig overzicht van alle coördinator-rollen in My Effectory vinden in dit artikel.
Wanneer coördinatorkoppeling handmatig uit te voeren
Hoewel we aanbevelen om automatische suggesties of automatische koppelingen te configureren, kan het in sommige gevallen nodig zijn om coördinatoren handmatig te koppelen. Deze aanpak kan vooral nuttig zijn:
- Als jouw organisatie een complexe of niet-traditionele structuur heeft
- Als je te maken hebt met cross-functionele teams
- Wanneer je toegang wilt verlenen tot My Effectory aan gebruikers die niet opgenomen zijn in jouw medewerkergegevens
Het handmatig koppelen van groepscoördinatoren stelt je in staat om precies te bepalen wie toegang heeft tot welke groepen en onderzoeksgegevens.
Stap-voor-stap: Handmatig Groepscoördinatoren toewijzen
Het handmatig koppelen van groepscoördinatoren is een eenvoudig proces. Om dat te doen:
-
Open je project en ga naar het tabblad Projectinstellingen.
-
Zoek de sectie Groepscoördinatoren en en open deze.
- Zoek de groep waar je een coördinator aan wilt toevoegen en klik op het + teken aan de rechterkant
- Voer het e-mailadres van de gebruiker in
Opmerking: Je kunt ook een lijst met e-mailadressen kopiëren en plakken!
- Gebruik het uitklapmenu eronder om de coördinatorrol te selecteren die je wilt toewijzen
> Als je Toegang tot resultaten selecteert, worden de gebruikers niet op de hoogte gebracht
> Als je Lokale coördinator selecteert, kun je kiezen of je hen een e-mailmelding wilt sturen en in welke taal - Klik op Toegang verlenen
Let op: Als je deze stap voltooit, kunnen er notificatie-e-mails worden verzonden! Leer meer over dit onderwerp klik hier.
Let op: Houd er rekening mee dat wanneer je een groepscoördinator aan een bepaalde groep toewijst, deze niet alleen toegang krijgt tot die specifieke groep, maar ook tot alle bijbehorende subgroepen!
Groepscoördinatoren toevoegen aan actieve onderzoeken
De bovenstaande instructies zijn alleen geldig voor aankomende onderzoeken waarvan de startdatum meer dan twee uur later is.
Als je coördinatoren moet toevoegen of verwijderen voor een specifiek onderzoek wat momenteel loopt of al voltooid is, kun je dit doen via het tabblad Resultaten instellingen voor het desbetreffende onderzoek. Lees er hier alles over!
Instellingen voor de groepscoördinator vs. Instellingen voor toegang tot resultaten
- De instellingen van de groepscoördinator zijn van toepassing op projectniveau: Groepscoördinatoren die je al hebt gedefinieerd in het overzicht van de groepscoördinator van het project worden automatisch toegepast op de onderzoeken binnen het project. Wijzigingen die je aanbrengt in deze project-niveau instellingen worden vanaf twee uur voor de start van het onderzoek niet toegepast.
- De instellingen voor resultaten toegang werken op het niveau van een specifiek onderzoek. Je hebt deze instellingen nodig wanneer:
- Je minder dan twee uur voor aanvang handmatig toegangsrechten voor een onderzoek wilt wijzigen.
- Je wilt handmatig wijzigen wie toegang heeft tot voltooide of al lopende onderzoeken: Je kunt resultatencoördinatoren voor onderzoeken in elk van deze fasen rechtstreeks toevoegen of verwijderen vanuit de resultaten toegangsinstellingen.
Notificaties via e-mail
Het koppelen van nieuwe coördinatoren in My Effectory kan automatisch notificaties via e-mail versturen, afhankelijk van de rol van de coördinator en jouw projectinstellingen. Kom meer te weten over e-mails die naar coördinatoren worden gestuurd klik hier.