Als Koordinator:in sind Sie dafür verantwortlich, dass alle Teilnehmende:r ihre Einladungen zur Befragung erhalten. In My Effectory können Sie ganz einfach verwalten, wie diese Einladungen versendet werden, nicht zustellbare E-Mails überprüfen und bei Bedarf Maßnahmen ergreifen.
Arten von Einladungen zur Befragung
Es gibt zwei Möglichkeiten, wie Teilnehmende ihre Einladungen zur Befragung erhalten können, abhängig davon, ob sie eine E-Mail-Adresse haben.
E-Mail-Einladung
Teilnehmende mit einer in den Personaldaten aufgeführten E-Mail-Adresse erhalten ihre Einladung direkt per E-Mail. Jede Einladung enthält:
- Einen persönlichen Link, der ihnen direkten Zugang zu ihrem Fragebogen gibt. Jeder Link ist einzigartig und sollte nicht weitergegeben werden, und es wird kein zusätzlicher Anmeldecode benötigt.
- Eine personalisierte Nachricht von Ihrer Organisation, die den Zweck und die Dauer der Befragung erklärt. Sie können den Inhalt Ihrer Einladungsemails in Schritt 4 der Befragungseinrichtung (Layout & E-Mails) anpassen. Sie können den Inhalt Ihrer Einladungsemails in Schritt 4 der Befragungseinrichtung (Layout & Emails) benutzerdefiniert anpassen.
Einladungen werden automatisch von Effectory im Namen Ihrer Organisation generiert und zu Beginn des Befragungszeitraums von befragung@effectory.com versendet.
Suchen Sie nach Informationen für Teilnehmende:r? Teilen Sie „Befragungseinladungen einfach erklärt“ mit ihnen. Es erklärt, wie sie auf ihren Fragebogen zugreifen können und was sie von ihrer Einladung erwarten können.
Einladung zum Ausdrucken mit QR-Code
Für Teilnehmende:r ohne E-Mail-Adresse erstellt My Effectory automatisch Einladungen zum Ausdrucken, die Sie als PDFs herunterladen können. Jede Einladung enthält:
- Ein persönlicher Login-Code, den Teilnehmende:r manuell auf login.effectory.com eingeben kann.
- Ein einzigartiger QR-Code, der sofort den persönlichen Fragebogen öffnet.
Für weitere Details zur Erstellung und Verwaltung dieser Einladungen, siehe Einladungen zum Ausdrucken mit QR-Code.
Hinweis: Es ist nicht möglich, einen einzigen, gemeinsamen QR-Code für alle Teilnehmenden zu erstellen. Jede Einladung ist einzigartig, da jede:r Teilnehmende:r einen eigenen persönlichen Code benötigt, um auf die Befragung zuzugreifen.
Suchen Sie nach Informationen für Teilnehmende:r? Teilen Sie „Befragungsteilnahme mittels ausgedruckter Einladung“ mit ihnen. Es erklärt, wie sie ihre gedruckte Einladung nutzen können, um auf die Befragung zuzugreifen.
Nicht zustellbare Einladungen überprüfen und beheben
Manchmal erreicht eine E-Mail-Einladung eine:n Teilnehmende:n nicht. In My Effectory können Sie leicht erkennen, wann dies passiert, und es selbst beheben. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass jede:r Teilnehmende:r ihre Einladung erhält, ohne zusätzliche Unterstützung zu benötigen.
Hinweis: Diese Funktion gilt nur für Einladungs-E-Mails. Sie umfasst keine Erinnerungen oder E-Mail-Benachrichtigungen, die an Koordinatoren gesendet werden.
Ablauf
Wenn Einladungen nicht zugestellt werden können, erscheint eine rote Warnung im Abschnitt Teilnehmende:r Ihrer Befragungsseite. Klicken Sie auf Bounces anzeigen, um eine Liste der Teilnehmenden zu öffnen, deren E-Mail-Adressen fehlgeschlagen sind.
Von dort aus können Sie:
- Sehen, welche E-Mail-Adressen zurückgewiesen wurden. Wenn eine Adresse falsch ist, gehen Sie zur Mitarbeitende-Übersicht, um sie zu aktualisieren. Sobald aktualisiert, wird die Adresse als E-Mail-Adresse aktualisiert markiert, sodass Sie die Einladung später leicht erneut senden können.
- Die Einladung erneut senden, indem Sie auf Erneut senden klicken. Nach einem erfolgreichen erneuten Senden verschwindet diese:r Teilnehmende:r automatisch aus der Liste.
Wichtige Hinweise
- Unzustellbare E-Mails können verschiedene Ursachen haben, wie z. B. eine ungültige Adresse, ein volles Postfach oder strenge E-Mail-Sicherheitseinstellungen. Effectory kann die genaue Ursache nicht ermitteln, daher werden alle unzustellbaren E-Mails in einer Liste angezeigt.
- Wenn das erneute Senden erneut fehlschlägt, liegt das Problem wahrscheinlich außerhalb Ihres Einflussbereichs (wie z. B. Postfach- oder Sicherheitseinstellungen).