Als coördinator ben je er verantwoordelijk voor dat alle deelnemers hun onderzoeksuitnodigingen ontvangen. In My Effectory beheer je eenvoudig hoe uitnodigingen worden verzonden, controleer je niet-afgeleverde e-mails en onderneem je waar nodig actie.
Soorten onderzoeksuitnodigingen
Er zijn twee manieren waarop deelnemers hun uitnodigingen voor onderzoeken kunnen ontvangen, afhankelijk van of ze een e-mailadres hebben.
E-mailuitnodiging
Deelnemers waarvan er een e-mailadres vermeld is in de medewerkersgegevens, ontvangen hun uitnodiging direct per e-mail. Elke uitnodiging bevat:
- Een persoonlijke link die hen direct toegang geeft tot hun vragenlijst. Elke link is uniek en mag daarom niet worden gedeeld. Er is geen extra inlogcode nodig.
- Een gepersonaliseerd bericht van jouw organisatie waarin het doel en de duur van het onderzoek worden uitgelegd. Je kunt de inhoud van je uitnodigingse-mails aanpassen in stap 4 van de onderzoeksinstellingen (Layout & e-mails).
Uitnodigingen worden automatisch gegenereerd door Effectory namens jouw organisatie en worden verzonden vanaf survey@effectory.com aan het begin van de onderzoeksperiode.
Op zoek naar informatie voor deelnemers? Deel het volgende artikel met hen: Onderzoeksuitnodigingen uitgelegd. Daarin wordt uitgelegd hoe ze toegang kunnen krijgen tot hun vragenlijst en wat ze kunnen verwachten van hun uitnodiging.
Printbare uitnodiging met QR-code
Voor deelnemers zonder e-mailadres maakt My Effectory automatisch printbare uitnodigingen die je als PDF kunt downloaden. Elke uitnodiging bevat:
- Een persoonlijke inlogcode die deelnemers handmatig kunnen invoeren op login.effectory.com.
- Een unieke QR-code die direct hun persoonlijke vragenlijst opent.
Voor meer details over hoe je deze kunt maken en beheren, lees je: Printbare uitnodigingen met QR-code.
Let op: Het is niet mogelijk om één algemene QR-code voor alle deelnemers te maken. Elke uitnodiging is uniek omdat iedere deelnemer een persoonlijke code nodig heeft om toegang te krijgen tot het onderzoek.
Op zoek naar informatie voor deelnemers? Deel het artikel: Toegang krijgen tot een onderzoek via een geprinte uitnodiging met hen. Hierin wordt uitgelegd hoe deelnemers via hun geprinte uitnodiging toegang krijgen tot het onderzoek.
Controleer niet-afgeleverde e-mails en los het op
Soms bereikt een e-mailuitnodiging een deelnemer niet. In My Effectory kun je gemakkelijk zien wanneer dit gebeurt en het zelf oplossen. Op deze manier kun je ervoor zorgen dat elke deelnemer een uitnodiging ontvangt zonder dat er extra ondersteuning nodig is.
Let op: Deze functie is alleen van toepassing op uitnodigingsmails. Herinneringen of e-mailmeldingen die naar coördinatoren worden verzonden, vallen hier niet onder.
Hoe het werkt
Wanneer uitnodigingen niet bezorgd kunnen worden, verschijnt er een rode waarschuwing in het Deelnemersgedeelte van je onderzoekspagina. Klik op Bekijk bounces om een lijst te openen van deelnemers waarvan de e-mailadressen zijn mislukt.
Vanaf daar kun je:
- Zien welke e-mailadressen zijn gebounced. Als een adres onjuist is, ga dan naar het Medewerkersoverzicht om het bij te werken. Zodra het bijgewerkt is, wordt het adres gemarkeerd met "E-mailadres bijgewerkt." Zo kun je de uitnodiging later met gemak opnieuw verzenden.
- Verzend de uitnodiging opnieuw door op Verzend opnieuw te klikken. Zodra het opnieuw verzenden is gelukt, wordt de deelnemer automatisch uit de lijst verwijderd.
Goed om te weten
- Er zijn verschillende oorzaken waarom e-mails niet bezorgd kunnen worden, zoals een ongeldig e-mailadres, een volle inbox of strikte beveiligingsinstellingen van e-mailprogramma's. Effectory kan de exacte oorzaak niet vaststellen, daarom worden alle niet-afgeleverde e-mails in één lijst weergegeven.
- Als het opnieuw verzenden weer mislukt, ligt het probleem waarschijnlijk buiten jouw controle (zoals mailbox- of beveiligingsinstellingen).