Eine Stichprobe ziehen: alles, was Sie wissen müssen

Anhand einer Stichprobe können Sie statt aller Mitarbeitenden eine zufällige Teilmenge von Mitarbeitenden zu Ihrer Befragung einladen. So können Sie häufiger Feedback einholen, während die Befragungsteilnahme für Mitarbeitende überschaubar bleibt.

In diesem Artikel erfahren Sie:

1. Welche Vorteile Stichproben liefern und wo Sie sie in My Effectory finden
2. Wie Sie eine Stichprobe für eine einzelne Befragung einrichten
3. Wie Sie Stichproben zusammen mit wiederkehrenden Befragungen nutzen
4. Praktische Anwendungsfälle und Beispiele
5. Wichtige Hinweise‑‑ zur Logik von Stichproben
6. Häufig gestellte Fragen

 

1. Vorteile von Stichproben

Eine Stichprobe aus Mitarbeitenden ziehen ist besonders nützlich, wenn Sie:

• Befragungen häufiger durchführen möchten, ohne Mitarbeitende mit zu vielen Befragungen zu überlasten.
• Feedback im Stil einer Pulsbefragung einholen in Zeiten von Veränderungen oder Transformationen
• Unternehmensweites kontinuierliches Zuhören mit dezentralen Pulsbefragungen kombinieren möchten
• Den manuellen Aufwand für die Auswahl einer Teilmenge von Teilnehmenden für eine Befragung reduzieren möchten
• Die Stichprobe mit wiederkehrenden Befragungen kombinieren möchten, um Entwicklungen über einen längeren Zeitraum besser abzubilden

Statt jedes Mal alle zu befragen, können Sie mit Stichproben über einen längeren Zeitraum hinweg kontinuierlich zuhören.

Sie können die Stichprobe während der Befragungserstellung in My Effectory konfigurieren, im Schritt „Teilnehmende“ und im Ablauf „eigene Befragungen erstellen“ (CYOS).

 

2. Stichprobe für Befragung auslösen

Befolgen Sie diese Schritte, um in einer Befragung eine Stichprobe auszulösen. Wenn Sie eine Befragung erstellen, können Sie im zweiten Schritt „Teilnehmende“ eine Stichprobe aktivieren.

Schritt für Schritt

Unter dem Menüpunkt „Teilnehmende“:

• Aktivieren Sie die Teilnehmenden-Stichprobe, indem Sie den Regler bei „Zufallsstichprobe“ verschieben.
  
  
  

• Wählen Sie die Organisationsstruktur oder Gruppen aus, die Sie befragen möchten.
• Wählen Sie die Stichprobengröße mit dem Schieberegler aus oder geben Sie einen Prozentsatz ein (zum Beispiel: 25 %).
• Die Plattform zeigt Ihnen sofort eine Schätzung, wie viele Teilnehmende eingeladen werden und wie die Stichprobe über die ausgewählte Struktur verteilt wird.
  
  
  
  
  
  
  

 

• Wenn Sie zufrieden sind, können Sie wie gewohnt mit der Planung Ihrer Befragung fortfahren.

 

3. Stichprobe für wiederkehrende Befragungen einrichten

Eine Stichprobe wird besonders wirkungsvoll, wenn Sie sie mit einer wiederkehrenden Befragungsfrequenz kombinieren.

Schritt für Schritt

• Aktivieren Sie die Stichprobe, indem Sie den Regler verschieben und den Stichproben-Prozentsatz festlegen (siehe Abschnitt 2 oben).
• Wählen Sie im nächsten Schritt „Zeitplan“ eine wiederkehrende Frequenz aus (zum Beispiel monatlich oder quartalsweise).
  
  
  

 

• In der Plattform können Sie sehen:

• • Wie viele Mitarbeitende pro Befragung eingeladen werden
  • Wie oft Mitarbeitende im Durchschnitt eingeladen werden
  
  
  
• Wenn Sie das anders einstellen möchten, können Sie die Stichprobengröße bearbeiten oder die Frequenz ändern.
• Wenn alles gut aussieht, können Sie danach einfach wie gewohnt mit der Planung Ihrer Befragung fortfahren.

 

Rotierende Stichproben:
Wenn eine Stichprobe mit wiederkehrenden Befragungen kombiniert wird, wendet das System automatisch eine gezielte Stichprobenauswahl an:

• Mitarbeitende, die vor Kurzem nicht eingeladen wurden, werden priorisiert.
• Teilnehmende werden über mehrere Befragungszyklen hinweg abwechselnd einbezogen.
• Es wird nach Möglichkeit vermieden, immer wieder dieselben Personen einzuladen.

So erhöhen Sie die Befragungsfrequenz, ohne das Arbeitspensum der Mitarbeitenden aus dem Gleichgewicht zu bringen.

 

Geplante, wiederkehrende Befragungen auf einmal‑ bearbeiten (optional)

Wenn Sie Befragungen mit einer wiederkehrenden Frequenz geplant haben und die Einrichtung oder Stichprobengröße ändern müssen, können Sie mehrere geplante Befragungen im Zeitplan auf einmal‑ bearbeiten. Sie können zum Beispiel folgende Einstellungen aktualisieren:

• Prozentsatz der Stichprobe
• Ausgewählte Gruppen
• Befragungsfrequenz oder Dauer

Änderungen werden an allen zukünftigen Befragungen dieser Befragungsreihe angewendet.

 

4. Praktische Anwendungsfälle und Beispiele

Beispiel 1: Eine einzelne Befragung mit Stichprobe

• Organisationsgröße: 481 Mitarbeitende
• Stichprobengröße: 25 %

Es werden 121 Mitarbeitende über die Plattform eingeladen.

• Jede Gruppe in der Struktur ist proportional vertreten.
• Die Teilnehmenden innerhalb jeder Gruppe werden zufällig ausgewählt.

So erhalten Sie einen zuverlässigen Überblick über die Ergebnisse, ohne alle Mitarbeitenden zu befragen.

Beispiel 2: Vierteljährliche Befragung von 25 % der Mitarbeitenden

• Organisationsgröße: 481 Mitarbeitende
• Frequenz: Vierteljährlich
• Stichprobengröße: 25 %

Jedes Quartal werden rund 121 Mitarbeitende eingeladen. Die intelligente Stichprobenauswahl priorisiert die Mitarbeitenden, die noch nicht eingeladen wurden:

• Im Laufe eines Jahres wird fast jede:r Mitarbeitende:r einmal eingeladen.
• Mitarbeitende erhalten allerdings keine wiederholten Anfragen.

Diese Einrichtung ist ideal für nachhaltiges, ganz‑jähriges kontinuierliches Listening.

Beispiel 3: Vierteljährliche Befragung von 50 % der Mitarbeitenden

• Organisationsgröße: 481 Mitarbeitende
• Frequenz: Vierteljährlich
• Stichprobengröße: 50 %

Im Durchschnitt erhalten Mitarbeitende zwei Befragungen pro Jahr. In welchen zwei Quartalen jemand eingeladen wird, kann unterschiedlich sein, aber Einladungen werden nach Möglichkeit immer verteilt. Beispiel: Mitarbeiter:in A erhält die Befragung in Q1 und Q3, Mitarbeiter:in B erhält die Befragung in Q2 und Q3.

Dieser Ansatz ist sinnvoll, wenn Sie stärkere Trendsignale benötigen, dabei aber die Belastung für die Teilnehmenden reduzieren möchten.

 

5. Gut zu wissen

• Die Stichprobe wird zufällig gezogen, aber Teilnehmende werden gleichmäßig über Ihre Organisation/Ihre ausgewählte Struktur verteilt. Das bedeutet, dass jede ausgewählte Gruppe den gleichen Prozentsatz an Einladungen erhält und die Mitarbeitenden innerhalb jeder Gruppe zufällig ausgewählt werden.
• Bei den Zahlen, die Sie während der Einrichtung sehen, handelt es sich um Schätzungen; die endgültigen Zahlen werden nach der Planung berechnet.
• Smart Sampling: Wir priorisieren Mitarbeitende, die in letzter Zeit nicht eingeladen wurden. Daher versuchen wir, Teilnehmende in einer aktiven (laufenden) ‑ Befragungsrunde nicht erneut einzuladen.
• Bei sehr hohen Prozentsätzen (zum Beispiel über 50 %) können Pausen zwischen Befragungen nicht immer garantiert werden.
• Die Stichprobe beeinflusst, wer eingeladen wird, nicht wie Ergebnisse oder Befragungsergebnisse berechnet oder im Reporting dargestellt werden.
• Die Teilnehmerauswahl ist für reguläre Befragungen und wiederkehrende Befragungen verfügbar. Für Onboarding- oder Exit-Befragungen ist sie allerdings nicht verfügbar.

 

6. Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Warum wurde eine bestimmte Person nicht zu dieser Befragung eingeladen?

Wenn die Auswahl der Teilnehmenden aktiviert ist, wird nicht jede Person zu jeder Befragung eingeladen. Das System wählt für jede Befragung zufällig eine Teilmenge von Mitarbeitenden aus und wechselt die Teilnehmenden im Laufe der Zeit, damit alle die Möglichkeit haben, teilzunehmen.

Wird letztlich jede:r Mitarbeitende eingeladen?

Ja. Wenn Stichproben mit wiederkehrenden Befragungen kombiniert werden, priorisiert das System Mitarbeitende, die noch nicht eingeladen wurden. Im Laufe der Zeit erhalten die meisten Mitarbeitenden eine Einladung.

Kann es vorkommen, dass dieselbe Person mehrfach eingeladen wird?

Das kann durchaus vorkommen, vor allem bei höheren Stichproben-Prozentsätzen oder häufigen Befragungen. Das System versucht immer, wiederholte Einladungen zu vermeiden, kann aber nicht in jeder Situation Pausen zwischen Befragungen garantieren.

Beeinflusst eine Stichprobe die Anonymität?

Nein. Es gelten dieselben Schwellenwerte für die Anonymität wie bei jeder anderen Befragung. Wenn Ergebnisse auf einer bestimmten Team-Ebene nicht angezeigt werden können, werden Antworten auf höhere Ebenen zusammengefasst.

Sind die Ergebnisse einer Stichprobe weniger zuverlässig, weil nicht alle Mitarbeitenden eingeladen werden?

Die Teilnehmendenauswahl ist für praktisches, kontinuierliches Zuhören konzipiert. Über einen längeren Zeitraum hinweg liefern Stichproben aussagekräftige Einblicke, die zwar richtungweisend, jedoch nicht mit statistischen Forschungsmethoden gleichzusetzen sind.