In diesem Artikel erfahren Sie mehr über einen der vier Schritte, mit denen Sie in My Effectory eine Befragung erstellen können. Die vier Schritte umfassen:
- Die Auswahl der Teilnehmenden
- Den Befragungszeitraum und die Häufigkeit festlegen
- Passende Fragen für die Befragung auswählen
- Konfigurieren des Befragungs-Layouts und der E-Mails
Der letzte Schritt bei der Erstellung Ihrer Befragung besteht darin, das Layout für Ihre Befragung und E-Mails auszuwählen sowie den Text Ihrer Einladung und Erinnerungen zu bearbeiten. Dadurch setzen Sie den richtigen Ton und schaffen einen professionellen Look für Ihre Teilnehmenden.
Ihr Befragungslayout einrichten
In diesem Schritt entscheiden Sie, wie Ihr Fragebogen aussehen wird. Mit dem richtigen Layout schaffen Sie eine übersichtliche und ansprechende Befragung für Ihre Teilnehmenden. Am besten gehen Sie folgendermaßen vor:
- Gehen Sie im Befragungs-Setup zu Schritt 4: Layout & E-Mails.
- Verwenden Sie in der Zeile „Befragungslayout“ das Dropdown-Menü auf der rechten Seite, um aus den im Projekt verfügbaren Designvorlagen auszuwählen.
- Wählen Sie die Vorlage aus, die Sie verwenden möchten.
> Eine Vorschau erscheint, damit Sie überprüfen können, wie das Design für die Teilnehmenden aussehen wird. - Und das war es schon! Die Vorlage, die Sie in der Vorschau sehen, wird in der Befragung verwendet.
Die Vorlagenoptionen, die hier angezeigt werden, hängen davon ab, was in den Projekteinstellungen von Ihren Projekt- oder zentralen Koordinator:innen konfiguriert wurde. Erfahren Sie hier mehr über die Erstellung von Befragungs- und Mailing-Designvorlagen.
E-Mail-Designs und -Texte anpassen
Diese Funktion ist in den Packages Professional und Expert verfügbar.
In diesem Schritt geht es darum, wie Sie die E-Mails für Ihre Teilnehmenden einrichten können. Wählen Sie ein Design aus und bearbeiten Sie sowohl den Einladungs- als auch den Erinnerungstext bearbeiten, damit beide zu Ihrem Stil und Ton passen. Dies erfolgt ebenfalls in Schritt 4 der Befragungseinrichtung (Layout & E-Mails).
Hinweis: Diese Schritte sind optional. Wenn Sie die Standard-E-Mail-Designs und -Texte verwenden möchten, können Sie diese Schritte überspringen.
- Klicken Sie auf die Zeilen „Einladungs-E-Mail“ oder „Erinnerungs-E-Mail“, wenn Sie eine Vorschau des aktuellen Designs und Inhalts sehen möchten.
- Im Dropdown-Menü oben, können Sie eine der im Projekt verfügbaren Designvorlagen auswählen. Oder klicken Sie auf „+ Vorlage erstellen“, wenn Sie eine neue Vorlage erstellen möchten.
- Klicken Sie auf „E-Mail-Inhalt bearbeiten“.
- Im Editor-Fenster können Sie den Text ändern, ihn mit Rich-Text-Optionen formatieren und Platzhalterfelder einfügen. Es hängt vom bearbeiteten Feld ab, welche Formatierungsoptionen verfügbar sind.
- Wenn Ihre Befragung in mehreren Sprachen durchgeführt wird, wiederholen Sie die Bearbeitungen für jede Sprache mithilfe der Liste auf der linken Seite. Die Plattform warnt Sie, wenn eine oder mehrere Sprachen nicht aktualisiert wurden.
- Klicken Sie auf „für diese Befragung speichern“, um Ihre Bearbeitungen zu speichern.
- Überprüfen Sie Ihre Änderungen im Vorschaufenster und klicken Sie dann zur Bestätigung auf „E-Mail-Vorlage verwenden“ .
Wissenswert:
- Sie können die folgenden Felder in Ihren E-Mails bearbeiten: Titel, Untertitel und Hauptteil. Die Überschrift und die Fußzeile können nicht bearbeitet werden.
- Änderungen an Ihren Einladungs- und Erinnerungs-E-Mails werden nicht auf Einladungen zum Ausdrucken angewendet.
Tipp! Sobald Sie die Befragung geplant haben, können Sie sich selbst eine E-Mail in der Vorschau senden. So wissen Sie genau, wie die E-Mail aussieht, und Sie haben noch die Möglichkeit - falls erforderlich - etwas anzupassen.
Was sind Platzhalterfelder?
Mit Platzhalterfeldern können Sie Ihre E-Mails automatisch personalisieren. Wie der Name vermuten lässt, fungieren diese Felder als Platzhalter, die Informationen aus Ihren Personaldaten ziehen, wie zum Beispiel den Vornamen eines Teilnehmenden. Im Editor-Fenster können Sie Platzhalterfelder aus dem Menü oben rechts hinzufügen. Das System zeigt Ihnen eine Liste der verfügbaren Felder zusammen mit Beispieldaten, damit Sie sehen können, wie sie funktionieren.
Die verfügbaren Platzhalterfelder sind:
- Vorname
- Nachname
- Firmenname
- Befragungstitel
- Enddatum der Befragung
- Gruppe
- E-Mail der Führungskraft
- Vorname der Führungskraft (sofern diese Variable verwendet wird)
- Nachname der Führungskraft (sofern diese Variable verwendet wird)
In der Vorschau werden sie zum Beispiel so angezeigt: . Wenn Sie dann eine E-Mail versenden, wird der Platzhalter durch die tatsächlichen Daten ersetzt.
Hinweis: Damit Vertraulichkeit und Datenschutzbestimmungen eingehalten werden, sind nur bestimmte Platzhalterfelder verfügbar. Aus diesem Grund können Sie keine benutzerdefinierte Spalte aus Ihrer Personaldatei als Platzhalterfeld verwenden.
Bald live: Erinnerungstexte nach Befragungsstart ändern
Wenn Ihre Befragung bereits läuft und Sie den Erinnerungstext doch nochmal überarbeiten möchten, können Sie wie folgendermaßen vorgehen:
- Gehen Sie zu Ihrer Befragungsseite in My Effectory.
- Im Abschnitt „Design“ finden Sie auf der rechten Seite das Feld „E-Mail“. Klicken Sie darauf.
- Das Vorschaufenster öffnet sich. Klicken Sie anschließend auf „Inhalt bearbeiten“, und bearbeiten Sie Ihren Text.
- Die Änderungen, die Sie vornehmen, gelten für alle zukünftigen Erinnerungen.
Hinweis: Wenn Sie Erinnerungen hinzufügen, entfernen oder neu planen möchten, lesen Sie unseren Support-Artikel „Befragungserinnerungen verwalten“.
Weiterer Ablauf
Sobald Sie Ihre Befragung eingerichtet haben, läuft alles automatisch. Einladungen und Erinnerungen werden zu den von Ihnen geplanten Zeiten versendet, sodass Sie nichts manuell tun müssen.
Sie möchten wissen, wie die Befragung läuft? Besuchen Sie Ihre Befragungsseite, um die Beteiligungsquote zu verfolgen und den Fortschritt im Auge zu behalten.
Sie möchten Ihre Befragung noch wirkungsvoller gestalten, benötigen aber ein bisschen Inspiration? Gehen Sie dann in My Effectory zu der Registerkarte „Infomaterialien“, und laden Sie zum Beispiel das Kommunikations-Toolkit, Follow-up-Toolkit oder andere Handbücher herunter. Diese Leitfäden helfen Ihnen, die Teilnahme zu fördern und sich auf ein bedeutungsvolles Follow-up vorzubereiten, sobald die Ergebnisse vorliegen.