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Checkliste zur technischen Einrichtung von My Effectory

Effectory erfordert einige technische Vorbereitungen, damit Sie E-Mails, Befragungen und Ergebnisse reibungslos versenden und Koordinator:innen zur Ergebniseinsicht einladen können. Bitte leiten Sie diese Checkliste an Ihr T-Team weiter.

Wenn Sie auf dem Startbildschirm von My Effectory zum Tab „Vorbereitung“ gehen, finden Sie die Aufgabe „Aufgaben zuweisen an Ihr IT-Team“. Dieser Artikel wendet sich an IT-Teams und enthält alle Informationen, die Ihr IT-Team für eine erfolgreiche Einrichtung benötigt. Damit sich der Prozess schlüssig und effizient gestaltet, ist dieser Artikel wie eine To-Do-Liste aufgebaut.

In diesem Artikel geht es um die folgenden Themen:
  • Checkliste fürs IT-Team: Technische Einrichtung für Effectory
    1. E-Mail-Zustellung einrichten
    2. Zugriff auf erforderliche Webadressen ermöglichen
    3. Browsereinstellungen überprüfen
    4. Optional: Single Sign-On (SSO) einrichten
    5. Optional: Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) einrichten
    6. Optional, aber empfohlen: HR-System-Integration einrichten
  • Unterstützte Browser
  • Fragebogenzugriff testen
  • Benötigen Sie Hilfe?

 

Checkliste fürs IT-Team: Technische Einrichtung für Effectory

1. E-Mail-Zustellung einrichten

Gehen Sie folgendermaßen vor, damit alle E-Mails (einschließlich Einladungen, Erinnerungen, Ergebnismeldungen und Koordinator:innenaktualisierungen) die richtigen Personen erreichen:

  • Setzen Sie diese Versanddomains und IP-Adressen von Effectory auf die Whitelist:
    • @effectory.com
    • mail3.effectory.com (185.211.120.208)
    • mail4.effectory.com (87.253.233.35)
  • Deaktivieren Sie die Spamfilter für diese Adressen
  • Setzen Sie die Ratenbegrenzung auf mindestens 300
  • Setzen Sie die Verbindungslimits auf mindestens 40
  • Überprüfen Sie, ob es Probleme mit dem Graylisting gib
  • Verhindern Sie, dass die E-Mails im Posteingang mit Relevanz oder in den Gmail-Tabs gefiltert werden, falls zutreffend

 

2. Zugriff auf erforderliche Webadressen ermöglichen

Mitarbeitende und Personaldaten-Koordinator:innen müssen auf verschiedene Effectory-Domains zugreifen können. Vergewissern Sie sich, dass diese über Ihr Netzwerk zugänglich sind.

Die wichtigsten Domains sind:

  • survey.effectory.com

  • login.effectory.com

  • signin.effectory.com

  • my.effectory.com

  • widget.effectory.com

  • dc.services.visualstudio.com

  • participant-exchange.service.signalr.net

  • sigr-results.service.signalr.net

  • coremailings.blob.core.windows.net


 

3. Browsereinstellungen überprüfen

Überprüfen Sie, ob die folgenden Einstellungen aktiviert sind:

  • Drittanbieter-Cookies: Aktivieren Sie diese Cookies, um die volle Funktionalität der Plattform zu ermöglichen
  • Lokaler Speicher: Hier werden alle Fortschritten und Einstellungen in Befragungen und im Portal gespeichert
  • Webseitenfilterung: Stellen Sie sicher, dass die Filterung keine Materialien von Effectory-Domains blockiert
  • Vertrauenswürdige Websites: Fügen Sie in Ihrem Browser die Effectory-Domains zu Ihren vertrauenswürdigen Websites oder in den Sicherheitseinstellungen hinzu

 

4. Optional: Single Sign-On (SSO) einrichten

Die Verwendung von Single Sign-On macht es für Nutzende einfacher und sicherer, auf My Effectory zuzugreifen, ohne separate Anmeldedaten eingeben zu müssen. Damit verläuft die Zugriffsverwaltung in Ihrem Unternehmen reibungslos und unkompliziert.

  • Effectory unterstützt Azure AD (Microsoft Entra ID), OpenID Connect, SURFconext
  • Effectory unterstützt SAML oder ADFS 3.0 oder älter nicht

Um loszulegen, gehen Sie wie folgt vor:

 

5. Optional: Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) einrichten

Anhand der Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) können Sie unbefugten Zugriff auf My Effectory verhindern, selbst wenn die Anmeldeinformationen von jemandem kompromittiert werden. Die MFA fungiert in Ihrer Umgebung als zusätzliche Sicherheitsstufe, insbesondere für Koordinator:innen, die sensible Daten verarbeiten.

Einige Unternehmen bevorzugen es, die MFA über ihren eigenen Identitätsanbieter zu verwalten oder die Anmeldehürden für bestimmte Nutzerrollen zu reduzieren. Deshalb bieten wir die Möglichkeit, MFA für bestimmte Rollen zu deaktivieren.

  • MFA ist für zentrale und Personaldaten-Koordinator:innen standardmäßig erforderlich
  • Für andere Rollen ist die MFA auch aktiviert; sie kann aber von einem:r zentralen Koordinator:in in den MFA-Einstellungen deaktiviert werden
  • Wenn Sie SSO verwenden, muss die Multi-Faktor-Authentifizierung von Ihrer eigenen Identitätsanbieter-Führungskraft verwaltet werden

Um loszulegen, gehen Sie wie folgt vor:

 

6. Optional: HR-System-Integration einrichten

Obwohl es nicht erforderlich ist, empfehlen wir dringend, eine Integration mit Ihrem HR-System einzurichten, damit die Einrichtung Ihrer Daten besser läuft und Ihre Datensätze auf dem neuesten Stand sind.

Anhand einer HR-Systemintegration wird Ihr HR-Datensystem mit My Effectory verbunden. Dank dieser Verbindung können Ihre aktuellen Personaldaten mühelos zwischen den beiden System übertragen werden. Das bedeutet wiederum, dass Sie eine solide Grundlage für Ihr Employee Listening haben.

Ihr Befragungsprozess gestaltet sich dank einer HR-Systemintegration schneller, zuverlässiger und sicherer. Da Personaldaten automatisch synchronisiert werden, fällt für Sie ein Arbeitsschritt weg: Sie müssen Daten nicht mehr manuell aktualisieren. Außerdem werden dadurch Fehler vermieden und Ihr Datensatz ist immer aktuell. Die Integration bietet auch einen besseren Datenschutz, weil Daten verschlüsselt übertragen und Zugriffskontrollen durchgeführt werden.

Was Sie benötigen:
  • Ein HR-System, in dem alle Ihre Mitarbeitenden erfasst sind
  • Aktuelle Mitarbeitenden-Informationen
  • Eine Ansprechperson aus Ihrem IT-Team, um die Verbindung herzustellen

Um loszulegen, gehen Sie wie folgt vor:

 

Unterstützte Browser

Um sicherzustellen, dass Mitarbeitende ohne Probleme auf die Effectory-Plattform und Befragungen zugreifen können, stellen Sie sicher, dass alle einen unterstützten Browser verwenden.

Desktop:
  • Edge (die beiden neuen Versionen)
  • Chrome (die beiden neuen Versionen)
  • Safari (die beiden neuen Versionen)
  • Firefox (neueste Version & ESR)
Handy und Tablet:
  • Chrome und Safari (die beiden neuen Versionen)
  • Firefox (neueste Version & ESR)

 

Fragebogenzugriff testen

Bevor Sie live gehen, ist es empfehlenswert zu testen, ob alles in Ihrem Browser und Netzwerk funktioniert. Verwenden Sie die unten stehenden Links und bestätigen Sie, dass die Befragungen korrekt angezeigt werden und funktionieren.

Verwenden Sie diese Links, um die Kompatibilität zu testen:

 

Benötigen Sie Hilfe?

Ihr:e Customer Success Manager:in und unser Helpdesk stehen Ihnen für jegliche Unterstützung oder Erläuterungen zu den technischen Anforderungen gerne zur Verfügung. Wenn Sie Unterstützung und weitere Beratung benötigen, kontaktieren Sie uns gerne!