Befragungseinladungen zum Ausdrucken
Befragungen von Effectory sind standardmäßig digital. Das bedeutet, dass Mitarbeitende mit einer E-Mail-Adresse ihre Einladung per E-Mail erhalten und die Befragung direkt über einen Link aufrufen können. Für Mitarbeitende ohne E-Mail-Adresse gibt es Einladungen zum Ausdrucken. Diese Einladungen enthalten einen einzigartigen Anmeldecode und einen QR-Code, die es Ihnen ermöglichen, als Teilnehmende:r online an der Befragung teilzunehmen.
Wann sind die Einladungen zum Ausdrucken verfügbar?
Die Einladungen zum Ausdrucken werden automatisch innerhalb von zwei Stunden vor Beginn der Befragung generiert. Die Dauer der Generierung hängt von der Anzahl der Einladungen ab. Sobald die Einladungen zum Herunterladen bereitstehen, erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung.
Bei Bedarf können Sie Einladungen auch zu einem früheren Zeitpunkt generieren. Wir empfehlen Ihnen jedoch, das nur zu tun, wenn es wirklich nötig ist. Wenn sich Teilnehmerdaten oder Befragungseinstellungen ändern, bevor die Befragung startet, müssen Sie die Einladungen erneut generieren, um sicherzustellen, dass sie korrekt sind.
Einladungen zum Ausdrucken anpassen
Die Einladungen zum Ausdrucken spiegeln Ihr Projekt-Branding wieder. Dazu gehören:
- Die Hauptfarbe und das Logo in My Effectory
Für weitere Details gehen Sie zu: So passen Sie Ihr Befragungs- und E-Mail-Design an
Einladungen verteilen
Nachdem Sie die Einladungen heruntergeladen haben, können Sie sie ausdrucken und verteilen. Jede Einladung enthält vertrauliche Informationen wie den Namen der Mitarbeitenden und den Anmeldecode. Bitte gehen Sie sorgfältig mit diesen Dokumenten um und stellen Sie sicher, dass sie persönlich an die richtigen Mitarbeitenden übergeben werden, bevor die Befragung beginnt.
Hinweis: Mitarbeitende, die mit einer ausgedruckten Einladung eingeladen wurden, können nicht auf die Your-Feedback-Plattform zugreifen, da hierfür eine E-Mail-Adresse erforderlich ist.
Nach dem Befragungsstart Teilnehmende ohne E-Mail-Adresse hinzufügen
Wenn Sie Teilnehmende ohne E-Mail-Adresse hinzufügen, nachdem die Befragung gestartet wurde, erscheint ein Pop-up in My Effectory. Dort können Sie diese beiden Optionen anbieten:
- Einladungen direkt hinzufügen oder herunterladen
- Einladungen später über My Effectory herunterladen
Wenn Sie sich dafür entscheiden, den Download später anzubieten, zeigt My Effectory an, welche Gruppen aufgrund der hinzugefügten Teilnehmenden noch Einladungen benötigen.
Weitere Informationen zum Hinzufügen und Entfernen von Teilnehmenden während einer laufenden Befragung finden Sie hier: Teilnehmende während einer laufenden Befragung hinzufügen oder entfernen.
Tipps für den Download und Druck
Der Download erfolgt anhand einer .zip-Datei, die Ordner mit PDF-Einladungen enthält. Diese Ordner halten sich an die Gruppenhierarchie des Unternehmens.
So drucken Sie alle Einladungen auf einmal:
- Öffnen Sie den Ordner.
- Geben Sie „*.pdf“ in die Suchleiste ein.
- Wählen Sie alle ausgewählten Dateien aus und drucken Sie sie aus oder ziehen Sie sie in die Druckerwarteschlange.
Einladungen an anderen Standorten verteilen
Wenn sich Mitarbeitende an einem anderen Standort befinden, können Sie die Verteilung an andere Koordinator:innen delegieren. Sie können eine:n zentrale:n, Projekt- oder lokale:n Koordinator:in bestimmten Gruppen zuweisen. Sie erhalten dann eine E-Mail mit einem Download-Link und können die Einladungen dann ausdrucken und vor Ort verteilen.
Beachten Sie folgende Punkte, bevor Sie Koordinator:innen zuweisen.
- Stellen Sie sicher, dass sie in My Effectory hinzugefügt werden.
- Sie können Koordinator:innen manuell zuweisen oder diese über Excel in großen Mengen hochladen.
Dieses Feature ist mit dem Add-on für non-desk-Mitarbeitende verfügbar oder wenn es in Ihrem Vertrag spezifiziert ist. Bitte kontaktieren Sie Ihre:n CSM für weitere Informationen.