Sie können ab jetzt ganz einfach Koordinator:innen in einem Projekt mithilfe eines Excel-Imports hinzufügen oder aktualisieren. Dadurch können Sie schneller und effizienter den Zugriff in großen oder komplexen Gruppenstrukturen verwalten, insbesondere wenn Sie gleichzeitig mit vielen Führungskräften arbeiten. Sie müssen nicht durch mehrere Ebenen klicken oder Personen einzeln hinzufügen.
Import-/Export-Option in My Effectory
Gehen Sie in My Effectory in Ihrem Projekt zur Gruppenkoordinator:innen-Übersicht. Öffnen Sie oben rechts das Dropdown-Menü und wählen Sie „Koordinator:innen exportieren“ aus.
Sie laden eine Excel-Datei herunter, die Folgendes enthält:
- Alle Gruppen in der ausgewählten Gruppenstruktur
- Alle Führungskräfte, die derzeit mit diesen Gruppen verknüpft wurden
Jede:r Koordinator:in erscheint in einer separaten Zeile neben der Gruppe, mit der er oder sie verknüpft wurde. Falls eine Gruppe noch keine Koordinator:innen hat, wird sie dennoch in der Datei angezeigt, damit Sie sie bei Bedarf hinzufügen können.
Die Datei enthält sechs Spalten:
- Gruppen-ID: Die eindeutige ID der Gruppe.
- Gruppenname: Der vollständige Pfad der Gruppe (z. B. Das Unternehmen > Customer Success > München).
- E-Mail-Adresse: Die E-Mail-Adresse der Koordinatorin oder des Koordinators.
- Vorname: Der Vorname der Koordinatorin bzw. des Koordinators.
- Nachname: Der Nachname der Koordinatorin bzw. des Koordinators.
- Rolle: Die Koordinator:innen-Rolle: entweder lokale:r Koordinator:in oder Koordinator:in zur Ergebniseinsicht.
Anwendungsmöglichkeiten
Sie können den Import verwenden, um Koordinator:innen hinzuzufügen oder zu aktualisieren.
Neue Koordinator:innen hinzufügen
Wenn Sie den oder die erste:n Koordinator:in zu einer Gruppe hinzufügen, wird die Zeile für diese Gruppe bereits in der Exportdatei angelegt. Tragen Sie dafür einfach die E-Mail-Adresse und die Rolle ein. Vor- und Nachname sind optional.
Wenn Sie eine:n Koordinator:in zu einer Gruppe hinzufügen, die bereits eine:n oder mehrere Koordinator:innen hat, müssen Sie eine neue Zeile hinzufügen. Kopieren Sie die Gruppen-ID aus der vorhandenen Zeile für diese Gruppe und geben Sie sie dann in die neue Zeile ein, zusammen mit der jeweiligen E-Mail-Adresse und Koordinator:innenrolle. Vor- und Nachname sind hier wieder optional.
Jede:r Koordinator:in muss eine eigene Zeile haben, auch wenn sie zu derselben Gruppe gehören.
Bestehende Koordinator:innen aktualisieren
Um die Rolle eines:r Koordinator:in zu ändern, aktualisieren Sie einfach den Wert in der Spalte „Rolle“. Es werden nur die folgenden Rollen akzeptiert:
- Lokale:r Koordinator:in
- Koordinator:innen zur Ergebniseinsicht
Für eine umfassende Übersicht über Koordinator:innen-Rollen in My Effectory sehen Sie sich bitte die Koordinator:innen-Rollen in My Effectory und Berechtigungen je Koordinator:innen-Rolle an.
Koordinator:innen entfernen
Die Entfernung von Koordinator:innen über Excel wird derzeit noch nicht unterstützt. Sie können Koordinator:innen jedoch immer noch manuell in der Gruppenkoordinator:innen-Übersicht entfernen. Wenn Sie nicht genau wissen, wie das geht, lesen Sie am besten den Artikel „Gruppenkoordinator:innen manuell hinzufügen“.
Änderungen hochladen
Wenn Ihre Datei fertig ist:
- Gehen Sie zurück zur Ansicht der Gruppenkoordinator:innen.
- Klicken Sie auf das Dropdown-Menü, das Sie für den Export verwendet haben.
- Wählen Sie „Koordinator:innen importieren“ aus und laden Sie Ihre Datei hoch.
Ihre Änderungen werden sofort übernommen. Neue lokale Koordinator:innen können ebenfalls eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten. Das ist optional und kann während des Imports aktiviert werden.
Beachtenswerte Punkte:
- Verwenden Sie eine gültige Excel (.xlsx)-Datei, die nicht gesperrt, verschlüsselt oder geschützt ist.
- Die Datei muss ein Arbeitsblatt mit dem Namen Koordinator:innen enthalten, das nur die sechs oben aufgeführten Spalten enthält.
- Die Datei muss mindestens eine gültige Koordinator:innen-Änderung enthalten.
- Sie können bis zu 50.000 Änderungen pro Datei hochladen.
- Die Datei darf nicht größer als 512 MB sein.
- Alle Gruppen-IDs müssen im Projekt vorhanden sein.
- E-Mail-Adressen müssen gültig sein und dürfen nicht von gesperrten Domains stammen.
- Als lokale:r Koordinator:in können Sie nur die Teile der Gruppenstruktur aktualisieren, auf die Sie Zugriff haben. Erfahren Sie hier mehr über die Berechtigungen je Koordinator:innen-Rolle.