Je kunt nu gemakkelijk coördinatoren toevoegen of bijwerken in een project met behulp van een Excel-import. Zo beheer je sneller en efficiënter de toegang tot grote of complexe groepsstructuren, vooral als je tegelijk met veel managers werkt. Het is niet nodig om door meerdere niveaus te klikken of mensen één voor één toe te voegen.
Waar kun je Importeren/Exporteren
Ga naar het overzicht van de Groepscoördinatoren van jouw project in My Effectory. In de rechterbovenhoek, open het uitvouwmenu en selecteer Exporteer coördinatoren.
Deze actie triggert een download van een Excel-bestand met:
- Alle groepen in de geselecteerde structuur
- Alle coördinatoren die gekoppeld zijn aan die groepen
Coördinatoren die ieder in een aparte rij verschijnen, naast de groep waaraan ze gekoppeld zijn. Als een groep nog geen coördinatoren heeft, zal het nog steeds in het bestand verschijnen zodat jij ze kunt toevoegen indien nodig.
Het bestand bevat zes kolommen:
- Groeps-ID: de unieke ID van de groep
- Groepsnaam: Het volledige pad van de groep (bijvoorbeeld: Bedrijf > Customer Success > Amsterdam)
- E-mail: het e-mailadres van de coördinator
- Voornaam: de voornaam van de coördinator
- Achternaam: de achternaam van de coördinator
- Rol: De rol van de coördinator: ofwel Lokale coördinator of Resultatencoördinator
Wat je kunt doen met de import
Je kunt de importfunctie gebruiken om coördinatoren toe te voegen of te bewerken.
Nieuwe coördinatoren toevoegen
Als je de eerste coördinator aan een groep toevoegt, zal de rij voor die groep al in de export opgenomen zijn. Vul het e-mailadres en de rol in. Voornaam en achternaam zijn optioneel.
Als je een coördinator toevoegt aan een groep die al een of meer coördinatoren heeft, moet je een nieuwe rij toevoegen. Kopieer de Groeps-ID van de bestaande rij voor die groep, voer dan het e-mailadres en de rol van de coördinator in de nieuwe rij in. Wederom zijn voornaam en achternaam optioneel.
Elke coördinator moet een eigen rij hebben, ook als ze tot dezelfde groep behoren.
Bestaande coördinatoren bijwerken
Om de rol van een coördinator te wijzigen, werk je de waarde in de kolom rol bij. Alleen de volgende rollen worden geaccepteerd:
- Lokale coördinator
- Resultatencoördinator
Voor een volledig overzicht ga naar Coördinatorrollen in My Effectory en Platformrechten per coördinatorrol.
Coördinatoren verwijderen
Het verwijderen van coördinatoren via Excel wordt nog niet ondersteund. Je kunt ze nog steeds handmatig verwijderen in het overzicht van de groepscoördinatoren. Als je niet zeker weet hoe, lees dan Handmatig groepscoördinatoren koppelen.
Jouw wijzigingen uploaden
Zodra het bestand klaar is:
- Ga terug naar het de groepscoördinatoren scherm
- Klik op het uitvouwmenu dat je hebt gebruikt voor de export
- Selecteer Importeer coördinatoren en upload jouw bestand
Je wijzigingen worden direct toegepast. Elke nieuwe lokale coördinator kan een melding per e-mail ontvangen. Dit is optioneel en kan tijdens het importeren worden ingesteld.
Belangrijke aandachtspunten
- Gebruik een onvergrendeld en onbeveiligd Excel (.xlsx) bestand
- Het bestand moet een werkblad genaamd Coördinatoren bevatten, dat uitsluitend bestaat uit de zes hierboven genoemde kolommen
- Het bestand moet minstens één geldige coördinatorwijziging bevatten
- Je kunt tot 50.000 wijzigingen per bestand uploaden
- De bestandsgrootte mag niet groter zijn dan 512 MB
- Alle groeps-ID's moeten in het project voorkomen
- E-mailadressen moeten geldig zijn en niet behoren tot geblokkeerde domeinen
- Als lokale coördinator kun je alleen de onderdelen van de groepsstructuur bijwerken waartoe je toegang hebt. Leer meer in Platformtoestemmingen per coördinator rol.