Uitgangspunt Je hebt je medewerkersgegevens geüpload naar My Effectory. Indien je gegevens fouten bevatten, zal een banner bovenaan het overzicht Medewerkers aangeven dat enkele medewerkersgegevens gecontroleerd moeten worden.
Bij het importeren of aanpassen van de medewerkersgegevens kunnen enkele inconsistenties of fouten over het hoofd worden gezien. Gelukkig 'denkt' ons platform mee en meldt het fouten en hoe deze op te lossen.
Dit artikel geeft een gedetailleerd overzicht van de fouten die je kunt tegenkomen nadat je gegevens zijn geïmporteerd. Raadpleeg dit artikel voor meer informatie over waarschuwingen tijdens het importeren van medewerkersgegevens.
Het corrigeren van fouten in medewerkersgegevens
Er zijn twee manieren om fouten in medewerkersgegevens te corrigeren:
Via de foutmelding
Als de gegevens fouten bevatten, zal een banner bovenaan het overzicht Medewerkers aangeven dat enkele medewerkers gecontroleerd moeten worden. Je krijgt twee opties te zien:
Fouten hier corrigeren: deze optie opent een apart scherm waarin alle fouten per categorie worden vermeld. Je kunt voor elke foutcategorie Fouten oplossen selecteren om onmiddellijk actie te ondernemen.
Downloaden om te repareren in Excel: deze optie start de download van een Excel-spreadsheet met alle medewerkersgegevens. De records die fouten bevatten zijn gemarkeerd in lichtrood, met de specifieke cel waar de fout optreedt gemarkeerd in donkerrood. Nadat je de fouten hebt opgelost, kun je het aangepaste bestand importeren in My Effectory en worden je wijzigingen toegepast.
In het overzicht Medewerkers
Het is ook mogelijk om de fouten direct in het overzicht Medewerkers te corrigeren. De kolommen die fouten bevatten zijn gemarkeerd met een oranje waarschuwingsteken, en de cellen waar de fouten optreden zijn rood omlijnd. Door met de muis over de kolomkop te bewegen, verschijnt een beschrijving van de fout.
Er kan gekozen worden uit de volgende opties:
- Zoek de cellen met fouten en pas de inhoud aan in het overzicht Medewerkers.
- Selecteer deelnemers met behulp van de selectievakjes aan de linkerkant. Een actiemenu verschijnt onderaan de pagina.
- Selecteer Foutmeldingen weergeven om deze in het gegevensoverzicht te laten verschijnen en corrigeer ze handmatig.
- Selecteer Fouten negeren als je geen aanpassingen wilt maken. Eventuele genegeerde fouten kunnen later worden gevonden door op het pictogram met de drie puntjes rechtsboven op de pagina te klikken en Genegeerde fouten te selecteren.
- Selecteer Medewerkers verwijderen als je de medewerkers geheel wilt verwijderen.
Soorten fouten
My Effectory kan fouten signaleren binnen elke variabele (of kolom) waarop validatiecontroles worden uitgevoerd. Hieronder staan de soorten fouten die kunnen optreden en hoe je ze kunt oplossen:
- E-mailadressen zijn niet uniek
- E-mailadressen behoren tot domeinen die niet zijn toegestaan
- Waarden zijn ongeldig of ontbreken
- Waarden ontbreken
- Datums zijn ongeldig of ontbreken
- Fouten in je managersgegevens
1. 'E-mailadressen zijn niet uniek'
Waarom krijg je deze foutmelding? Vermijd dubbele e-mailadressen, anders ontvangen sommige van je medewerkers mogelijk geen uitnodigingen voor vragenlijsten. Als je in de kolominstellingen voor E-mailadres geen duplicaten hebt toegestaan, markeert My Effectory eventuele duplicaten als fouten.
Hoe corrigeer je het? Je kunt deze fouten op een van de in de vorige alinea omschreven manieren corrigeren of de kolominstellingen wijzigen om dubbele e-mailadressen toe te staan.
2. 'E-mailadressen behoren tot domeinen die niet zijn toegestaan'
Waarom krijg je deze foutmelding? Sommige e-mailadressen van medewerkers behoren tot domeinen die niet zijn opgenomen in je toegestane domeinen voor e-mails.
Hoe corrigeer je het? Er zijn twee opties:
- Pas de e-mailadressen van deze medewerkers aan.
- Voeg de domeinen toe aan de toegestane domeinen onder Kolominstellingen.
3. 'Waarden zijn ongeldig of ontbreken'
Waarom krijg je deze foutmelding? Deze foutmelding kan verschijnen voor kolommen waar variabelen standaard specifieke validatiecontroles ondergaan, zoals E-mailadres, E-mailadres van de manager, Taal en Geslacht. Als cellen in deze kolommen ongeldige gegevens bevatten of leeg zijn, zal My Effectory dit melden en aanbevelen deze fouten op te lossen.
Deze variabelen zijn fundamenteel voor het succesvol uitvoeren van vragenlijsten en het verkrijgen van betekenisvolle inzichten. Bijvoorbeeld:
- Ontbrekende e-mailadressen hebben tot gevolg dat deelnemers geen digitale uitnodigingen voor vragenlijsten ontvangen.
- Als de taal van een medewerker onjuist is of ontbreekt, gebruiken we de standaardtaal van je organisatie voor uitnodigingen en vragenlijsten.
- Medewerkers waarvan het gender ontbreekt, worden in de resultaten niet in een gendercategorie gegroepeerd.
Hoe corrigeer je het? Probeer zoveel mogelijk van deze fouten te corrigeren! Je kunt dit doen door ongeldige waarden in de dataset te corrigeren of door Lege waarden toestaan in te schakelen in de kolominstellingen.
4. 'Waarden ontbreken'
Waarom krijg je deze foutmelding? Deze foutmelding is van toepassing op alle aangepaste kolommen waarvoor je de instelling Lege waarden toestaan niet hebt ingeschakeld. Hij geeft aan dat waarden in die kolommen ontbreken voor sommige deelnemers.
Hoe corrigeer je het? Het is mogelijk deze fouten te herstellen door waarden toe te voegen aan de dataset waar nodig of door het inschakelen van Lege waarden toestaan in de instellingen van de kolom.
Let op: als de waarde Voornaam van een medewerker ontbreekt, wordt deze als deelnemer aangesproken in de gebruikersmailings!
5. 'Datums zijn ongeldig of ontbreken'
Waarom krijg je deze foutmelding? Bij het importeren van je medewerkersgegevens in My Effectory dien je aan te geven welke datumindeling in je bestand gebruikt wordt. Het systeem controleert het bestand op cellen die niet overeenkomen met de geselecteerde datumindeling en geeft onmiddellijk feedback in geval van inconsistenties.
Deze fout geeft aan dat er inconsistenties in de datumindeling in de medewerkersgegevens zijn die gecorrigeerd moeten worden. Als ze niet worden gecorrigeerd, worden de betreffende datums uitgesloten van datasegmentatie in de resultaten van de vragenlijst.
Hoe corrigeer je het? Om deze fouten op te lossen, moet je ervoor zorgen dat alle datums in je werknemersgegevens dezelfde datumindeling gebruiken (DD/MM/JJJJ of MM/DD/JJJJ).
6. 'Fouten in je managersgegevens'
Waarom krijg je deze foutmelding? Wanneer je voor elk van je medewerkers managersgegevens opneemt, op basis van je organisatiestructuur en koppelingsinstellingen voor coördinatoren, verandert My Effectory je managers in groepscoördinatoren en geeft hen toegang tot de instellingen en resultaten van vragenlijsten voor hun groepen.
Zorg ervoor dat de ingevoerde managersgegevens overeenkomen met de organisatiestructuur om fouten te voorkomen. My Effectory controleert op consistentie in de hiërarchische volgorde van managers, en als er inconsistenties ontstaan, zal deze fout worden gemarkeerd.
Let op: deze fouten komen vaak voor als gevolg van cirkelvormige lussen in de managementhiërarchie, bijvoorbeeld als Manager A Manager B beheert, en Manager B Manager A beheert. Lees meer over cirkelvormige lussen in dit artikel!
Fouten negeren
Het is ook mogelijk om sommige of alle fouten die in de medewerkersgegevens zijn gemarkeerd, te negeren. Om dit te doen:
- Ga naar het overzicht Medewerkers .
- Gebruik de selectievakjes aan de linkerkant om de medewerkers te selecteren bij wie de fouten genegeerd moeten worden.
> Er verschijnt een menu onderaan de pagina. - Selecteer in dit menu Fouten negeren.
Genegeerde fouten worden niet langer rood gemarkeerd in je medewerkersgegevens of weergegeven in de foutbanner bovenaan het overzicht Medewerkers. In plaats daarvan kunnen ze worden gevonden door op het pictogram met de drie puntjes rechtsboven op de pagina te klikken en Genegeerde fouten te selecteren.
Belangrijk: houd er rekening mee dat deze fouten niet worden opgelost, maar alleen worden verborgen! Als zodanig kunnen ze nog steeds invloed hebben op de kwaliteit van je medewerkersgegevens en de ervaring van je deelnemers!
Tip! Als je de fouten wilt weergeven die je hebt genegeerd, volg dan hetzelfde proces zoals hierboven beschreven, maar selecteer Fouten weergeven in plaats van Fouten negeren.