Na de scan: Bespreking in het team
Voor het bereiken van optimale resultaten met de Team Development Scan is het essentieel dat het team de resultaten gezamenlijk bespreekt en zich committeert aan vervolgacties op de resultaten. Dit artikel geeft een suggestie voor een agenda voor zo'n discussiebijeenkomst.
Voorbereidingen:
- Zorg ervoor dat iedereen in het team van te voren naar de resultaten kijkt
- Zorg ervoor dat de resultaten ook toegankelijk zijn tijdens de vergadering
- Deel een voorbereidende taak: Vraag de deelnemers om na te denken over één of twee aandachtsgebieden die zij op dit moment het belangrijkst vinden om aan te pakken
Vergadering opzetten
Duur: 2 uur
Heb je geen twee uur de tijd? Beschouw dan stap 1 en 2 in een eerste vergadering en plan een volgende vergadering om stap 4 te bespreken. Stap 3 kan onafhankelijk worden aangepakt door subgroepen ter voorbereiding van de tweede vergadering.
Stap 1 (20 min): verkennen
Begin de bijeenkomst door iedereen kort deze vraag te laten beantwoorden: Welk resultaat was voor jou het meest opvallend en waarom?
Stap 2 (30 min): selecteren
- Gebruik de "belangrijkste aandachtspunten" als uitgangspunt. Werk samen om de volgende vragen te beantwoorden:
-
- Heeft stap 1 geleid tot nieuwe inzichten waardoor je de topgebieden voor overweging wilt veranderen/uitbreiden?
- Welke eigenschap(pen) laten jullie als team nog niet zien? En welke aandachtspunten impliceert dit? Willen jullie deze punten toevoegen aan (of inruilen voor) jullie huidige aandachtspunten?
-
2. Kies als team de drie meest essentiële punten van jullie lijst (Drie punten houdt het behapbaar; het kunnen er ook minder dan drie zijn)
3. Maak subgroepen voor elk punt door te vragen: Wie wil welk punt uitwerken en zich eraan verbinden?
Stap 3 (35 min): uitwerken
De subgroepen werken individueel aan hun punten.
Laat de subgroepen diep in hun gekozen punt duiken. Je kunt dit doen door de volgende taken te verdelen over de groep:
- Overweeg de tips/oplossingen die we als team hebben genoemd
- Lees de Tips & Best Practices op My Effectory en overweeg of ze geschikt zijn voor het team
- Vraag de subgroep om tot een voorstel te komen voor het team: Wat gaan we doen om dit punt te verbeteren? Het voorstel moet zo concreet mogelijk zijn (wat, wanneer, hoe, door wie, etc.).
Stap 4 (30 minuten): samenbrengen
- De subgroepen presenteren hun voorstellen en passen deze waar nodig aan op basis van de feedback van het team.
- Bepaal een verantwoordelijke persoon per actiepunt. Zij zijn hiervoor het aanspreekpunt en bewaken de voortgang van de actie.
Tip! Verbeteringen zijn het gemakkelijkst te realiseren als het team regelmatig de voortgang beoordeelt. Daarom moet je tijdens het bespreken van de resultaten van de huidige scan beginnen met het plannen van de volgende Team Development Scan.