Hoe automatiseer je het koppelen van coördinatoren

Wat is de coördinatorkoppeling?

De coördinatorkoppeling is een feature in My Effectory die ervoor zorgt dat je managers automatisch kunt verbinden met hun teams. Op basis van jouw organisatiestructuur, zet de coördinatorkoppeling in My Effectory jouw managers om in groepscoördinatoren en geeft hen toegangsrechten tot de vragenlijst resultaten van hun groepen.

Wat heb je nodig om deze feature te gebruiken? Bij het voorbereiden van je medewerkersgegevens, kun je de directe manager van elke medewerker als een attribuut toevoegen. Als je managers in deze eerste fase toevoegt, kan je toegangsrechten toewijzen zodra je met het eerste project bent begonnen.

 

Wat is het nut van de coördinatorkoppeling?

De coördinatorkoppeling feature kan jou helpen:

• veel tijd en moeite te besparen die anders besteed zou worden aan het handmatig toewijzen van coördinatoren.
• om (menselijke) fouten te voorkomen in het proces van het toewijzen van managers aan hun teams.

 

Automatiseringsinstellingen

Wie kan de coördinatorkoppeling configureren? Alleen Centrale en Projectcoördinatoren kunnen deze instellingen aanpassen, die op het hele project van toepassing zijn.

1. Ga naar de instellingen voor Coördinatorkoppeling op de pagina Groepscoördinatoren van jouw project.
2. Klik op de schakelaar rechtsboven op de pagina om het pop-up venster te openen.
3. Kies een van de drie coördinatorkoppeling opties:
   • Uit
   • Automatische suggesties
   • Automatisch toewijzen

Let op: kan op elk moment eenvoudig schakelen tussen automatiseringsinstellingen. Onthoud dat eventuele wijzigingen in jouw coördinatoreninstellingen alleen van toepassing zullen zijn op toekomstige onderzoeken! Alle onderzoeken die voltooid zijn, momenteel lopen, of binnen de komende twaalf uur starten, zullen niet worden beïnvloed. Leer hoe je toegangsrechten kunt verlenen tot de resultaten van dit soort vragenlijsten in deze gids.

 

Optie 1: Coördinatorkoppeling uit

Dit is de standaardinstelling voor elk nieuw project . Wanneer coördinatorkoppeling uit is, maakt My Effectory geen automatische suggesties of toewijzingen. Met deze instelling moeten alle groepscoördinatoren handmatig worden toegewezen.

 

Optie 2: Automatische suggesties

Wanneer coördinatorkoppeling is ingesteld op automatische suggesties, gebruikt My Effectory de managersinformatie in jouw medewerkersgegevens om potentiële coördinatorkoppelingen voor te stellen. Suggesties verschijnen binnen elk niveau van jouw groepsstructuur en kunnen worden geaccepteerd of afgewezen:

• Accepteren: Je kunt dit doen door op de blauwe ✓ knop te klikken. Wanneer een suggestie wordt geaccepteerd, wordt de gebruiker die eraan gekoppeld is, een coördinator voor die specifieke groep in jouw rapportagestructuur. Onthoud dat wanneer een coördinator aan een bepaalde groep wordt toegewezen, zij ook toegang krijgen tot alle onderliggende groepen!
  
  

  Standaard is elke suggestie ingesteld op Resultatencoördinator. Je mag dit handmatig veranderen naar lokale coördinator voordat je het accepteert.

• Weigeren: Je kunt dit doen door in plaats daarvan op de X te klikken. Dit betekent dat die suggestie zal worden verwijderd en niet opnieuw zal worden weergegeven.

Opmerking: als je niets doet, blijven suggesties liggen en worden ze niet geïmplementeerd. Daarom hebben ze geen invloed op jouw project of onderzoeken!

 

Wie kan suggesties accepteren of afwijzen? Hoewel alleen Centrale of Projectcoördinatoren de automatiseringsinstelling kunnen wijzigen, kunnen Lokale coördinatoren suggesties accepteren of afwijzen en handmatig andere coördinatoren toevoegen voor de groepen waartoe ze toegang hebben.

Definitieve bevestiging: Na het aanpassen van je coördinatorinstellingen, moet je de wijzigingen bevestigen door op Review & bevestigen te klikken aan de onderkant rechts van de pagina. Pas dan zullen al jouw wijzigingen effect hebben. Als alternatief kun je de wijzigingen negeren.

 

Bulkwijzigingen aanbrengen

My Effectory zal je op de hoogte brengen van het aantal potentiële groepscoördinatoren met een banner bovenaan het Groepscoördinatoren overzicht. Hier kun je alle suggesties in één keer accepteren of afwijzen.

Je kunt ook rollen veranderen en suggesties in bulk accepteren of afwijzen door een of meer coördinatoren te selecteren met behulp van de vakjes naast hun namen.

 

Coördinatoren handmatig toevoegen

Met automatische suggesties ingeschakeld, is het ook mogelijk om coördinatoren handmatig toe te voegen. Om dit te doen, zoek je de groep waar je een coördinator aan wilt toevoegen en klik je op het + teken aan de rechterkant. Voor gedetailleerde instructies, lees dit artikel.

 

Het uitschakelen van automatische suggesties coördinatoren

Als je later automatisch toewijzen uitschakelt, worden alle al geaccepteerde en bevestigde suggesties behouden.

 

Optie 3: Automatisch toewijzen

Met automatisch toewijzen ingeschakeld, gebruikt My Effectory de manager informatie in jouw medewerkersgegevens om coördinatoren toe te wijzen. Daarom zijn deze toewijzingen direct actief en hoeven ze niet handmatig te worden bevestigd. Om deze reden raden we aan om je medewerkersgegevens nauwkeurig en actueel te houden als je deze feature wilt gebruiken.

Wanneer deze optie op een later moment wordt ingeschakeld, worden alle reeds gekoppelde coördinatoren behouden. Het blijft ook mogelijk om handmatig meer coördinatoren toe te voegen.

Standaard zijn automatisch toegewezen coördinatoren Resultatencoördinatoren. Ze kunnen worden veranderd in lokale coördinatoren, maar kunnen niet worden verwijderd.

 

Coördinatoren handmatig toevoegen

Met automatisch toewijzen ingeschakeld, blijft het mogelijk om coördinatoren handmatig toe te voegen.

 

Automatisch toewijzen van coördinatoren uitschakelen

Als je deze optie uitschakelt, verliezen eerder automatisch toegewezen coördinatoren de toegang tot toegewezen groepen. Coördinatoren die handmatig zijn toegevoegd, worden echter behouden.