Informatie over het gebruik van papieren uitnodigingen voor een onderzoek

Effectory biedt standaard digitale communicatie, uitnodigingen en vragenlijsten aan. We geven coördinatoren ook de mogelijkheid om uitnodigingen voor onderzoeken te downloaden en printen. Dit zorgt ervoor dat ook medewerkers zonder een e-mailadres uitgenodigd kunnen worden voor het (digitale) onderzoek.

Wordt het een online of offline onderzoek?

Het onderzoek is volledig digitaal. Alle medewerkers kunnen de vragenlijst online invullen. Medewerkers die een actief e-mailadres hebben, ontvangen een e-mail met een directe link om de vragenlijst in te vullen. Medewerkers zonder bedrijfse-mailadres kunnen een gepersonaliseerde papieren uitnodiging ontvangen met hun unieke inlogcode om de vragenlijst online in te vullen.

Kunnen papieren uitnodigingen gepersonaliseerd worden?

De stijl en gepersonaliseerde introducties van het project komen ook terug in de papieren uitnodigingen. Dit betekent dat de kleur en het logo dat is ingesteld in de projectinstellingen in My Effectory voor de papieren uitnodigingen zullen worden gebruikt. Als je een gepersonaliseerde inleiding aan je uitnodigingen hebt toegevoegd, zal deze ook worden afgedrukt op de papieren uitnodigingen.

Je kunt meer informatie vinden over hoe je jouw vragenlijst en e-mailontwerp kunt aanpassen in de volgende artikelen:

Zo pas je het ontwerp van je vragenlijst en e-mails aan - Effectory

Een gepersonaliseerde inleiding toevoegen aan mailings

Wanneer kunnen de uitnodigingen gedownload worden?

De papieren uitnodigingen zijn klaar om te downloaden binnen een tijdsbestek van 12 uur voor de start van het onderzoek. Echter, je hebt de optie om de uitnodigingen van tevoren te genereren (dus voor het tijdsbestek van 12 uur voor de start).

Wees je bewust van de volgende richtlijnen bij het vooraf genereren van de papieren uitnodigingen:

  • Genereer alleen uitnodigingen van tevoren als je ze echt nodig hebt. Je kunt te maken krijgen met aanpassingen van medewerkergegevens of andere onderzoeksupdates, wat betekent dat je de uitnodigingen na elke verandering opnieuw moet genereren.
  • In het geval van eventuele aanpassingen aan de gegevens, zullen de uitnodigingen opnieuw gegenereerd moeten worden. Het opnieuw genereren van uitnodigingen kan uiterlijk tot 12 uur voor de start van het onderzoek.
  • Als je de uitnodigingen niet opnieuw genereert nadat er wijzigingen zijn aangebracht, zullen de uitnodigingen onvolledig of onjuist zijn.

Word ik geïnformeerd wanneer de uitnodigingen beschikbaar zijn om te downloaden?

Als maker van de vragenlijst ontvang je ook een e-mail wanneer de uitnodigingen te downloaden zijn. Je ontvangt deze e-mail binnen een tijdsbestek van 12 uur vóór de start van het onderzoek. Daarna kun je de uitnodigingen voor de medewerkers zonder bekend e-mailadres downloaden, uitprinten en verzenden naar de relevante medewerker(s).

 

Hieronder vind je enkele tips en richtlijnen over hoe je deze uitnodigingen kunt verzenden en hoe je de vertrouwelijke informatie in de uitnodigingen kunt behandelen.

Hoe de uitnodigingen te verzenden?

Om optimaal gebruik te maken van je onderzoek, is het belangrijk dat iedereen de vragenlijst kan invullen. Naarmate de respons hoger is, kun je meer verbeteren en wordt je organisatie beter! Dit is wat je kunt bereiken door de uitnodigingen uit te delen. Jij draagt de verantwoordelijkheid voor het verspreiden van de uitnodigingen. Neem daarom de volgende instructies aandachtig door.

  • Nadat je de uitnodigingen hebt gedownload, kun je ze printen
  • De uitnodiging bevat vertrouwelijke informatie (naam en persoonlijke code voor de vragenlijst). Laat de uitnodigingen daarom niet rondslingeren en ga zorgvuldig om met deze privacygevoelige informatie.
  • Geef de uitnodiging persoonlijk aan de medewerker voor wie de brief bestemd is. Dit kun je bovenaan de uitnodiging vinden
  • Deel de uitnodigingen persoonlijk uit voordat het onderzoek begint

Enkele tips voor het downloaden en printen

Jouw download is een zip-bestand dat verschillende mappen met PDF-bestanden bevat. Deze mappen vertegenwoordigen de groepen waartoe de deelnemers behoren op basis van de gecreëerde hiërarchie. Dus wanneer je de bovenste groep selecteert, download je uitnodigingen voor alle deelnemers in alle subgroepen: ze worden weergegeven in de mappenstructuur. Als je alleen uitnodigingen nodig hebt voor deelnemers uit een specifieke subgroep, zorg er dan voor dat je er maar één selecteert.

Tip: Als je alle beschikbare uitnodigingen in alle mappen tegelijk wilt afdrukken, kun je *.pdf typen in het zoekvak rechtsboven. Selecteer alles en kies afdrukken of sleep de geselecteerde bestanden naar de wachtrij van je printer.

Wat te doen als je de uitnodigingen niet kunt uitdelen omdat sommige medewerkers op een andere (offline) locatie zijn?

In plaats van zelf de uitnodigingen te downloaden en te verspreiden, kun je ervoor kiezen om de uitnodigingen voor (sommige) groepen te delen met andere centrale-, project- of lokale coördinatoren binnen het project. Zij kunnen je helpen om de uitnodigingen aan medewerkers uit te delen. Nadat je hebt geselecteerd welke coördinatoren de uitnodigingen voor specifieke groepen kunnen downloaden en uitdelen, zullen zij een e-mail ontvangen met een link naar deze uitnodigingen. Nu kunnen ze de uitnodigingen printen en uitdelen.

Belangrijk: Voordat je coördinatoren kunt toewijzen om je te helpen met het verspreiden van uitnodigingen, moet je lokale coördinatoren toewijzen in My Effectory: Rolbeheer - Hoe voeg je Groepscoördinatoren toe? – Effectory

 

Heb je nog meer vragen? Dien een verzoek in

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 2 van 3

We're sorry to hear that!

Please tell us why.
Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen

Opmerkingen

0 opmerkingen

U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.