E-mailmeldingen verstuurd naar coördinatoren

Efficiënte communicatie is belangrijk bij het toewijzen van coördinatoren in My Effectory. We hebben ons meldingssysteem verfijnd om ervoor te zorgen dat coördinatoren op de hoogte blijven en gemotiveerd zijn gedurende elke stap van het proces. Hieronder staat een overzicht van de e-mailmeldingen die verzonden worden naar alle verschillende soorten coördinatoren:

Organisatiecoördinatoren

De categorie organisatiecoördinatoren omvat twee verschillende rollen: centrale coördinator en medewerkercoördinator. Vanwege hun verschillende functies op het platform (zie screenshot), ontvangen deze rollen verschillende soorten notificatie-e-mails.

E-mailmeldingen die worden verzonden naar organisatiecoördinatoren:

• Nieuwe organisatiecoördinator toegewezen: Zodra er een nieuwe organisatiecoördinator is toegewezen (geactiveerd door op uitnodiging versturen te klikken), ontvangt de nieuwe coördinator een e-mail notificatie. Deze melding wordt gevolgd door een andere e-mail die informatie geeft over hoe je My Effectory optimaal kunt gebruiken.
• Start van het onderzoek: de centrale coördinatoren ontvangen aan het begin van elk onderzoek een e-mail met een uitnodiging om het responspercentage te volgen.
• Beschikbaarheid van onderzoeksresultaten: centrale coördinatoren ontvangen ook een e-mailmelding zodra onderzoeksresultaten worden vrijgegeven, zoals geconfigureerd in de instellingen voor Toegang tot resultaten.

Projectcoördinatoren

Projectcoördinatoren ontvangen een aantal e-mailmeldingen.

E-mailmeldingen die worden verzonden naar projectcoördinatoren:

• Nieuwe projectcoördinator toegewezen: Zodra in het venster Nieuwe projectcoördinator uitnodigen op de knop uitnodigen wordt geklikt, ontvangt de nieuwe coördinator een e-mailmelding. Deze melding wordt gevolgd door een andere e-mail die informatie geeft over hoe je My Effectory optimaal kunt gebruiken.
• De start van onderzoeken binnen projecten: projectcoördinatoren ontvangen een e-mail bij de start van elk onderzoek dat wordt gelanceerd binnen de projecten die zij beheren. Daarin worden ze uitgenodigd om het responspercentage te volgen.
• Beschikbaarheid van onderzoeksresultaten in projecten: projectcoördinatoren ontvangen een e-mailmelding zodra onderzoeksresultaten worden vrijgegeven binnen door hun beheerde projecten, zoals geconfigureerd in de Toegang tot resultaten instellingen.

Groepscoördinatoren

De categorie groepscoördinatoren omvat lokale en resultatencoördinatoren. Diverse e-mails worden op verschillende tijdstippen verzonden, afhankelijk van een aantal variabelen:

• Nieuwe lokale coördinator toegewezen: Zodra er een nieuwe lokale coördinator is toegewezen, ontvangt deze persoon direct een e-mailmelding met informatie over activatie van het account. Daarna volgt er een e-mail met informatie over hoe je My Effectory optimaal gebruikt.
• Nieuwe resultatencoördinator toegewezen: Wanneer er een nieuwe resultatencoördinator wordt toegewezen, ontvangt deze een e-mailmelding met informatie over de activering, afhankelijk van de status van het project. Deze aanpak zorgt ervoor dat nieuwe resultatencoördinatoren op het meest relevante moment toegang krijgen tot het platform door hen op de hoogte te stellen.
  • Als het onderzoek van het eerste project nog moet beginnen: De e-mail om jouw My Effectory account te activeren wordt 24 uur voor de start van het eerste onderzoek verzonden.
  • Als er al onderzoeken zijn uitgevoerd in het project: De e-mail wordt 24 uur na koppeling van de coördinator verzonden.

• Bestaande lokale coördinator gekoppeld aan een nieuwe groep: Er wordt onmiddellijk een e-mail verzonden om de nieuw gekoppelde coördinator op de hoogte te stellen.
• Bestaande resultatencoördinator gekoppeld aan een nieuwe groep:
  • Als de koppeling plaatsvindt voordat het volgende onderzoek begint of terwijl een onderzoek bezig is, worden er geen onmiddellijke meldingen verzonden. De nieuw gekoppelde coördinator zal alleen worden geïnformeerd over de resultaten vrijgave.
  • Als de coördinatorkoppeling plaatsvindt nadat de onderzoeksresultaten zijn vrijgegeven via de Toegang tot resultaten instellingen, is het mogelijk om te kiezen of de nieuw gekoppelde coördinator onmiddellijk een e-mailmelding moet ontvangen.

• Begin van het onderzoek: Lokale coördinatoren ontvangen een e-mail aan het begin van elk onderzoek waaraan ze gekoppeld zijn, met een uitnodiging om het responspercentage te volgen.
• Beschikbaarheid van onderzoeksresultaten: Je kan configureren of er e-mail notificaties verstuurd worden naar de Lokale en de Resultatencoördinatoren als de resultaten van de onderzoek beschikbaar zijn in de instellingen voor Toegang tot resultaten.

Uitnodigingen opnieuw versturen

Binnen My Effectory is het mogelijk uitnodigingen via e-mail opnieuw te versturen naar coördinatoren die al eerder zijn uitgenodigd voor het platform.

1. Navigeer naar de groepscoördinatoren of de pagina Toegang tot resultaten.
2. Zoek het pictogram met de drie puntjes aan de rechterkant van de naam van de coördinator.
3. Selecteer Uitnodiging opnieuw verzenden.