Resultaten vrijgave instellingen

Francisco Cirigliano

29 oktober 2024 13:18

Het delen van de onderzoeksresultaten met relevante stakeholders is een cruciale stap in het proces van medewerkersfeedback. My Effectory biedt twee doeltreffende features om je te helpen bij dit proces, zodat de relevante inzichten op het juiste moment bij de juiste mensen terechtkomen. Door naadloos instellingen voor toegang tot resultaten en resultaten vrijgave te integreren, kun je de vrijgave van jouw onderzoeksresultaten aanpassen aan de specifieke behoeften van jouw organisatie.

Wat zijn de Resultaten vrijgave instellingen? Dit artikel behandelt alles wat je moet weten over de instellingen van de Resultaten vrijgave, waarmee je kunt instellen wanneer en hoe de resultaten worden gedeeld. Voor meer informatie over de instellingen voor toegang tot resultaten, die jou de mogelijkheid geven te bepalen wie toegang zou moeten hebben tot de respons en resultaten van jouw onderzoek, verwijzen we je graag naar dit artikel.

De voordelen van de Resultaten vrijgave instellingen

De voordelen van de Resultaten vrijgave instellingen zijn onder andere:

Het afstemmen van de vrijgave van je onderzoeksresultaten met strategische initiatieven en mijlpalen om hun impact te maximaliseren.
Gerichte distributie van inzichten, zodat relevante belanghebbenden alleen ontvangen wat ze nodig hebben.
Het bevorderen van samenwerking en dialoog onder belanghebbenden door het tijdig delen van onderzoeksresultaten te vergemakkelijken.
De mogelijkheid om alleen de onderzoeksresultaten te delen wanneer je er echt klaar voor bent.

Hoe je de Resultaten vrijgave configureert

Zodra een onderzoek actief is, kunnen zowel de maker van de vragenlijst en Centrale coördinatoren of projectcoördinatoren deze instellingen openen:

Log in op My Effectory en ga naar jouw project vanuit het tabblad Projecten.
Onder het kopje Status van onderzoek tegel, klik op Bekijk alle onderzoeken.
Selecteer de lopend of voltooid onderzoek waarvoor je de toegang tot de resultaten wilt beheren.
In de tegel Resultaten instellingen, klik op Resultaten vrijgave.
Een zijpaneel opent met drie opties:

Het begrijpen van de drie opties voor Resultaten vrijgave

Optie 1: Alleen respons

Dit is de meest beperkende optie. Wanneer ingeschakeld, worden de onderzoeksresultaten niet gedeeld met gebruikers. Echter, de respons is altijd zichtbaar voor gebruikers met toegang, inclusief:

Alle centrale coördinatoren.
De projectcoördinatoren van het project.
Lokale of Resultatencoördinatoren gekoppeld aan groepen binnen het onderzoek.

Opmerking: deelnemers van het onderzoek kunnen de responspercentages van het onderzoek niet zien in Mijn Effectory.

Optie 2: Beschikbaar voor iedereen

Deze optie laat jou in één keer de onderzoeksresultaten delen met alle gebruikers die toegang hebben. Dit omvat:

Coördinatoren gekoppeld aan een of meer groepen binnen het onderzoek, beheerd via de instellingen voor toegang tot resultaten.
Deelnemers wie heeft toegang tot My Feedback (indien ingeschakeld door jouw organisatie).

De optie Vrijgave aan iedereen kan worden ingeschakeld, zowel voor als na het berekenen van de onderzoeksresultaten:

Voor de berekening: Resultaten worden automatisch gedeeld met alle gebruikers zodra de berekeningen klaar zijn. My Effectory zal een geschatte vrijgavedatum tonen op basis van de einddatum van het onderzoek, maar de daadwerkelijke vrijgavedatum kan variëren.
Na berekening: Resultaten worden direct beschikbaar gesteld aan alle gebruikers met toegang.

Optie 3: Gefaseerde vrijgave aan geselecteerde gebruikers

Dit is de standaardinstelling, wat betekent dat deze standaard is ingeschakeld voor alle nieuwe onderzoeken. Het zorgt dat je de onderzoeksresultaten kunt vrijgeven in fasen die je kunt aanpassen aan de behoeften van jouw organisatie door specifieke gebruikers en vrijgavedata te selecteren.

Standaard toegang

Bij het inschakelen van Gefaseerde vrijgave voor geselecteerde gebruikers, zal My Effectory automatisch een fase genereren genaamd Standaard toegang, die het volgende omvat:

De maker van het onderzoek.
Alle centrale coördinatoren.
De projectcoördinatoren van het project.

Deze gebruikers krijgen standaard toegang tot de onderzoeksresultaten zodra de berekeningen zijn voltooid. Echter, de Standaard toegang fase is volledig wijzigbaar: je kunt de vrijgave datum en het aantal inbegrepen gebruikers wijzigen, of de fase volledig verwijderen (je vindt het terug in de voorgestelde fasen indien je van gedachten verandert).

Opmerking: Eventuele centrale of projectcoördinatoren die later aan jouw onderzoek worden toegevoegd, worden, indien in gebruik, automatisch aan deze fase toegevoegd. Er is geen handmatige interventie nodig om de resultaten met hen te delen!

Gebruikers die toegang krijgen tot de onderzoeksresultaten worden via deze fase standaard niet op de hoogte gesteld. Wil je dat er e-mailmeldingen worden verzonden? Klik simpelweg op het icoon met drie puntjes naast de naam van de fase, selecteer Bewerken en vink dan het vakje E-mailmeldingen versturen aan in het pop-up venster.

Een nieuwe fase creëren

Je kunt extra vrijgave fasen creëren door te klikken op + Fase toevoegen. Voor elke nieuwe fase kun je bepalen:

De naam van de fase.
De vrijgavedatum (die na de sluitingsdatum van het onderzoek moet komen).
Of er al dan niet e-mailmeldingen verstuurd moeten worden.
De gebruikers die moeten worden opgenomen.

Opmerking: Aangepaste fasen zijn exclusief voor coördinatoren! Deelnemers aan het onderzoek krijgen direct toegang tot My Feedback op basis van de datum die is ingesteld in de Deelnemers fase (zie volgende sectie).

Suggesties voor fasen

Bij het aanmaken van een nieuwe fase, stelt My Effectory enkele vooraf gedefinieerde fasen voor:

Alle overige gebruikers met toegang: Inclusief alle coördinatoren met toegang die niet in andere fasen zijn opgenomen. Deze vrijgave fase moet altijd na alle andere fasen komen.
Deelnemers: Bevat alle deelnemers die toegang hebben tot My Feedback. Deze fase is alleen beschikbaar als jouw organisatie My Feedback gebruikt.
Standaardtoegang: Als deze fase uit de actieve fasen van het onderzoek is verwijderd, komt deze hier terug. Het omvat de maker van het onderzoek, alle centrale coördinatoren en de projectcoördinatoren van het project.

Een fase bewerken

Je kunt fasen bewerken zolang de vrijgavedata in de toekomst plaatsvinden. Om dat te doen:

Open de instellingen voor de Resultaten vrijgave.
Klik op het icoon met drie-puntjes naast de juiste fase.
Selecteer Bewerken.

Er verschijnt een pop-up venster waar je de naam van de fase, de vrijgavedatum en de meldingsinstellingen kunt aanpassen.

Als je gebruikers wilt toevoegen of verwijderen uit een fase, klik dan op de naam van de fase: het overzicht van alle huidige gebruikers in de fase verschijnt naast een zoekveld dat je kunt gebruiken om meer gebruikers toe te voegen.

Opmerking: Bewerken van de gebruikers die zijn opgenomen in de Deelnemers en Alle overige gebruikers met toegang fasen is niet mogelijk!

Een fase verwijderen

Je mag alle fasen verwijderen zolang deze zich in de toekomst bevinden. Om dat te doen:

Open de instellingen voor de Resultaten vrijgave.
Klik op de drie puntjes naast de juiste fase.
Selecteer Fase verwijderen.
Bevestig door in het pop-up venster te klikken op Fase verwijderen.

Opmerking: In sommige gevallen kunnen gebruikers uit een verwijderde fase naar andere fasen worden verplaatst. My Effectory zal jou informeren en een gedetailleerd overzicht geven als dit gebeurt.

Onderzoeken verlengen

Bij het verlengen van een onderzoek, worden fasen niet automatisch bijgewerkt. Je moet handmatig de gegevens van eerder geconfigureerde fasen aanpassen om ervoor te zorgen dat de planning voor de vrijgave van resultaten en meldingen correct is.

Als de data niet worden aangepast, wordt automatisch toegang verleend aan alle coördinatoren of deelnemers die bij de vorige fasen horen. Daarnaast worden er, direct na het voltooien van de berekening, meldingen via e-mail verzonden.

Het wijzigen van Resultaten vrijgave instellingen

Je kunt tussen instellingen schakelen door een andere optie te selecteren uit het Resultaten vrijgave zijpaneel. Hierbij gelden enkele zakelijke regels:

Het wijzigen van je instelling naar Alleen respons zal alle eerder geconfigureerde fasen wissen.
Zodra groepen toegang hebben tot de resultaten, is het niet meer mogelijk om dit terug te draaien naar Alleen respons.
Als je jouw instellingen wijzigt naar Vrijgave voor iedereen nadat de berekeningen van het onderzoek zijn voltooid, worden de onderzoeksresultaten onmiddellijk vrijgegeven voor alle gebruikers met toegang. Als je ze gebruikt, worden e-mailmeldingen met een vertraging van 15 minuten verzonden.

Toegang tot resultaten intrekken: je kunt de toegang tot onderzoeksresultaten niet intrekken door je instellingen voor Resultaten vrijgave te wijzigen. Je kunt toegangsrechten voor jouw onderzoek alleen verlenen of intrekken vanuit de toegang tot resultaten instellingen.

Meldingen via e-mail om resultaten te bekijken

Als e-mailmeldingen zijn ingeschakeld, worden gebruikers automatisch kort (~15 minuten) nadat de onderzoeksresultaten voor hen beschikbaar zijn, op de hoogte gesteld. Je kunt deze instelling per fase configureren:

Open de instellingen voor de Resultaten vrijgave.
Klik op de drie puntjes naast de juiste fase.
Selecteer Bewerken.
Gebruik het vak E-mailmelding versturen om de instelling voor de huidige fase aan te passen.

Als de e-mailmeldingen zijn ingeschakeld, krijgen deelnemers en (geselecteerde groepen van) groepscoördinatoren toegang tot de onderzoeksresultaten en worden ze overeenkomstig via e-mail op de hoogte gebracht op de geplande datum zodra de resultaten zijn berekend.

Waarschuwingsberichten

Effectory kan informatie- of waarschuwingsberichten weergeven over de planning van resultaten vrijgave:

De resultaten worden nog steeds berekend De berekeningen worden uitgevoerd. Zodra ze succesvol zijn voltooid, zullen de resultaten gereed zijn voor vrijgave op de geplande datum.
Resultaten zijn vertraagd vanwege een lopende berekening: De vrijgave van resultaten is vertraagd omdat de berekening nog steeds in behandeling is.

We raden aan om contact op te nemen met onze Helpdesk om het probleem te onderzoeken en een nieuw berekeningsproces te starten. Zodra de berekening is afgerond, zullen de resultaten van de vragenlijst klaar zijn voor vrijgave.
E-mailmeldingen mislukt - Resultaten zijn vrijgegeven: Hoewel de datum voor vrijgave van de resultaten is aangebroken en de berekeningen succesvol waren, konden wegens technische redenen geen e-mailmledingen worden verzonden. De resultaten zijn echter beschikbaar en kunnen worden geopend door in te loggen op My Effectory.

Als je dit probleem tegenkomt, neem dan gerust contact op met onze Helpdesk voor assistentie. Ons team zal onderzoek doen om ervoor te zorgen dat er snel nieuwe e-mailmeldingen worden ingepland.