Vertrouwelijkheid en het aantal respondenten

 

Om ervoor te zorgen dat antwoorden niet naar individuele respondenten kunnen worden herleid, heeft Effectory een aantal regels opgesteld om de vertrouwelijkheid te waarborgen. Deze regels zijn gebaseerd op het aantal deelnemers per groep die reageert op een onderzoek (Bijvoorbeeld per team). De regels die we toepassen kunnen als volgt worden gecategoriseerd:

• Groepsgrootte en respons
• Vertrouwelijkheid tussen groepen
• Distributie van antwoorden
• Het aantal reacties op een vraag

 

Groepsgrootte en respons

Om de vertrouwelijkheid van de antwoorden van de deelnemers te waarborgen, hebben we specifieke criteria voor groepsgrootte en responsvastgesteld voor onderzoeken. Dit zijn:

• Minimale groepsgrootte: We rapporteren alleen groepsscores voor groepen met vijf of meer deelnemers. Organisaties kunnen ervoor kiezen om het minimum aantal deelnemers per groep te verhogen, meestal tussen de vijf en tien deelnemers, waarbij vijf het absolute minimum is. Groepen die kleiner zijn dan het minimum krijgen geen aparte rapportage van hun resultaten, waardoor het niet mogelijk is om individuele respondenten te traceren.
  
  In de bovenstaande afbeelding voldoet Design aan de minimale groepsgrootte met zes deelnemers (waarvan er vijf hebben gereageerd). Juridisch voldoet echter niet aan de minimale groepsgrootte, ook al hebben alle deelnemers gereageerd.
  
  
• Minimaal aantal respondenten: Naast de groepsgrootte, stellen we een vereist minimumaantal respondenten vast voor elke groep, wat nooit minder is dan vijf. Als niet aan de vereisten wordt voldaan, worden de resultaten van de groep niet gerapporteerd op het specifieke groepsniveau, maar in plaats daarvan opgenomen in een bovenliggende groep. Je kunt er indien nodig voor kiezen om deze drempel te verhogen.
  
  In de afbeelding hierboven hebben zowel L&D als Sales de minimale groepsgrootte bereikt. Echter, alleen L&D bereikt de minimale respons en kan individueel gerapporteerd worden.
  
  
• Beperkte inzichten: Het resultatendashboard zal beperkte inzichten tonen (zie afbeelding hieronder) voor groepen die niet voldoen aan de minimale respons, maar wel minstens drie respondenten hebben. Deze inzichten geven een indicatie van de prestaties van de groep zonder de daadwerkelijke scores te onthullen, waarbij een hoog niveau van vertrouwelijkheid voor de respondenten wordt gehandhaafd. Voor groepen met minder dan drie respondenten worden helemaal geen inzichten getoond.
  
  In de bovenstaande afbeelding heeft Maintenance genoeg deelnemers, maar slechts drie hebben gereageerd. De scores kunnen niet volledig gerapporteerd worden, maar het dashboard zal beperkte inzichten vertonen voor deze groep.

 

Vertrouwelijkheid tussen groepen

Soms worden de scores van bepaalde groepen misschien niet gerapporteerd, ook al hebben ze het minimumaantal respondenten bereikt, omdat dit de vertrouwelijkheid van deelnemers uit andere groepen op hetzelfde niveau in gevaar kan brengen.

Over het algemeen bepalen drie regels of groepen binnen dezelfde bovenliggende groep kunnen worden gerapporteerd zonder de vertrouwelijkheid van de deelnemers in gevaar te brengen:

• Elke groep moet minstens vijf respondenten hebben om individueel gerapporteerd te worden.
• De som van alle niet-respondenten binnen een niveau moet minstens vijf zijn.
• Het verschil van gerapporteerde respondenten tussen twee overlappende niveaus moet minstens vijf zijn.

Als aan één van deze regels niet wordt voldaan, kunnen er uitzonderingen van toepassing zijn. Hieronder delen we enkele veelvoorkomende scenario's:

 

Scenario 1: Bescherming van een niet-gerapporteerde groep

Team Amsterdam bestaat uit twee subgroepen: Design en Legal . Hoewel Design voldoet aan de vertrouwelijkheidsdrempel, kan door de individuele scores te rapporteren de score voor Legal worden afgeleid.

Om de vertrouwelijkheid te waarborgen, wordt de score van Design niet apart gerapporteerd. In plaats daarvan worden de gecombineerde scores van Design en Legal op bovenliggend niveau gerapporteerd. Antwoorden op open vragen worden ook gegroepeerd en alleen op bovenliggend niveau (Team Amsterdam) gerapporteerd.

 

Scenario 2: Bescherming van een niet-gegroepeerde respondent

Team Amsterdam bestaat uit één subgroep: Design. Hoewel Design voldoet aan de vertrouwelijkheidsvereisten, is er één extra respondent in Team Amsterdam die geen deel uitmaakt van Design. Dit kan bijvoorbeeld de manager van Design zijn.

Als de resultaten van Design apart van die van Team Amsterdam zouden worden gerapporteerd, zou het mogelijk worden om de score van de individuele, niet-gegroepeerde respondent af te leiden. Om dit te voorkomen, worden de resultaten van Design niet apart gerapporteerd en worden alle scores en antwoorden op open vragen samengevoegd op bovenliggend niveau.

Opmerking: Deze regel is alleen van toepassing als er maar één subgroep is!

 

Scenario 3: Voldoende niet- respondenten

Team Amsterdam bestaat uit drie subgroepen: Design , Legal en Sales . Hoewel Design voldoet aan de vertrouwelijkheidsdrempel, geldt dit niet voor de andere twee groepen. Omdat het totale aantal niet-gerapporteerde respondenten ( Legal en Sales samen) echter minimaal vijf bedraagt, kunnen de resultaten van Design individueel worden gerapporteerd zonder dat dit ten koste gaat van de vertrouwelijkheid van de respondenten.

De scores en antwoorden op open vragen van Legal en Sales worden op bovenliggend niveau gerapporteerd, gecombineerd met die van Design .

 

Scenario 4: Onvoldoende niet-respondenten (1)

In dit scenario bestaat Team Amsterdam opnieuw uit drie subgroepen: Design, Legal en Sales. In tegenstelling tot scenario 3 is het totale aantal niet-respondenten ( Legal en Sales samen) echter minder dan vijf.

Omdat het bekendmaken van de score van Design het mogelijk zou maken om de scores van andere respondenten af te leiden, worden geen van de subgroepresultaten (Design , Legal of Sales) afzonderlijk gerapporteerd. In plaats daarvan worden alle scores en antwoorden op open vragen samengevoegd op bovenliggend niveau (Team Amsterdam) om de vertrouwelijkheid te waarborgen.

 

Scenario 5: Onvoldoende niet-respondenten (2)

Wanneer meer dan één groep op hetzelfde niveau voldoet aan de criteria voor rapportages, wordt het steeds moeilijker om individuele scores te achterhalen. In dit geval, ondanks het totale aantal niet- respondenten afkomstig van Legal en Sales niet hoger is dan vijf, kunnen Design en L&D afzonderlijk worden gerapporteerd zonder dat dit ten koste gaat van de vertrouwelijkheid van de respondenten, in tegenstelling tot scenario 4. De scores van Legal en Sales worden op het bovenliggende niveau gerapporteerd, gecombineerd met die van Design en L&D.

Open antwoorden van Design en L&D worden zoals gebruikelijk afzonderlijk gerapporteerd. De antwoorden van Legal and Sales kunnen echter niet individueel of op bovenliggend niveau worden gerapporteerd om de vertrouwelijkheid van de niet- respondenten te beschermen. In plaats daarvan worden ze alleen op hogere niveaus opgenomen, waar ze kunnen worden gecombineerd met voldoende niet gerapporteerde reacties om een groep van vijf te vormen, wat de vertrouwelijkheid garandeert.

 

Scenario 6: Meerdere gerapporteerde groepen

Team Amsterdam bestaat wederom uit drie subgroepen: Design, L&D en Sales. In dit geval voldoen zowel Design als L&D aan de vertrouwelijkheidsdrempel, terwijl Sales er niet aan voldoet. Net als in Scenario 5, is het totale aantal respondenten dat niet heeft gerapporteerd minder dan vijf. Design en L&D kunnen echter afzonderlijk worden gerapporteerd, omdat meer dan één groep op hetzelfde niveau aan de rapportagecriteria voldoet. Hierdoor wordt het moeilijker om de score van de niet-respondent af te leiden. De scores van de verkoopafdeling worden op het bovenliggende niveau gerapporteerd, gecombineerd met die van Design en L&D .

Open antwoorden van Design en L&D worden zoals gebruikelijk afzonderlijk gerapporteerd. De antwoorden van Sales kunnen echter niet individueel of op bovenliggend niveau worden gerapporteerd om de vertrouwelijkheid van de niet-respondent te beschermen. In plaats daarvan worden ze alleen op hogere niveaus opgenomen, waar ze kunnen worden gecombineerd met voldoende niet gerapporteerde reacties om een groep van vijf te vormen, wat de vertrouwelijkheid garandeert.

 

Distributie van antwoorden

Het resultatendashboard toont de verdeling van de antwoorden voor de meeste vragen om additionele inzichten te bieden in het bereik en de frequentie van de respons.

Om de vertrouwelijkheid van de antwoorden van de deelnemers te beschermen, past My Effectory een van de twee benaderingen toe, afhankelijk van het aantal respondenten in de betreffende groep:

• Meer dan 50 respondenten: Er wordt een 5-puntsschaal gebruikt.
• Minder dan 50 respondenten: Er wordt een 3-puntsschaal gebruikt.

 

Het aantal reacties op een vraag

Effectory hanteert het aantal reacties per vraag door een 5/5 drempel op groepsniveau te implementeren in plaats van op basis van een individuele vraag. Dit betekent dat, zonder uitzondering, alle vragen uit het onderzoek altijd gerapporteerd worden, zelfs diegene die minder dan vijf reacties hebben verzameld.