Medewerkersgegevens voorbereiden om te importeren

Startpunt Je staat op het punt een My Effectory-account voor je organisatie aan te maken. Voor het importeren in ons platform moeten de medewerkersgegevens van de organisatie verzameld worden. Dit artikel zal je begeleiden bij de voorbereiding van de medewerkersgegevens, zodat je de gewenste inzichten uit je medewerkersfeedback kunt halen!

 

Wat is een medewerkersbestand?

Een medewerkersbestand is een gestructureerd document dat essentiële gegevens bevat over alle medewerkers. De inhoud kan variëren per organisatie, afhankelijk van de specifieke behoeften aan medewerkersfeedback. Over het algemeen bevatten de meeste medewerkersbestanden een medewerkersidentificator, demografische gegevens, e-mailadressen, gegevens over de organisatiestructuur, enzovoort.

Het belang van een medewerkersbestand voor medewerkersfeedback Met My Effectory kun je onderzoeken delen, inzichten verzamelen en resultaten analyseren op basis van je medewerkersgegevens. Daarom zijn de volledigheid en kwaliteit van het medewerkersbestand cruciaal voor het succes van je feedbackstrategie.

Er zijn twee manieren om te beginnen met de configuratie van medewerkersgegevens:

  • Download ons Excel-template en voer de medewerkersgegevens van je organisatie in. Ons template zorgt ervoor dat alle essentiële variabelen opgenomen worden. Er zijn duidelijke instructies voor vereisten beschikbaar.
  • Exporteer gegevens uit je HR-systeem. Het kan nodig zijn om extra controles uit te voeren op het geëxporteerde bestand om ervoor te zorgen dat ons platform het kan verwerken.

Let op: Maakt je organisatie gebruik van een integratie met je HR-systeem om medewerkersgegevens op te halen? Als dat zo is, worden gegevens direct gesynchroniseerd met My Effectory, en is het niet nodig om handmatig bestanden met medewerkersgegevens voor te bereiden of te importeren. Onderstaande informatie kan echter nog steeds handig zijn voor het configureren van de integratie!

 

De inhoud van het medewerkersbestand

Hieronder vind je de meest gebruikte variabelen in medewerkersbestanden.

I. Basis medewerkersgegevens

  • Medewerker-ID
  • E-mailadres
  • Voornaam en achternaam
  • Taal

II. Aanvullende medewerkersgegevens

III. Managersgegevens

IV. Organisatorische niveaus

 

I. Basis medewerkersgegevens

Medewerker-ID (verplicht)

Waarom? Ter identificatie maakt My Effectory gebruik van een uniek ID per medewerker. Het toevoegen, verwijderen of wijzigen van medewerkersgegevens is gebaseerd op dit unieke ID in de kolom Medewerkers-ID . Vanwege zijn functie kan de kolom Medewerker-ID geen duplicaten bevatten!

Deze variabele is essentieel voor het correct functioneren van My Effectory voor je organisatie en is daarom vereist.

Tip! Geen unieke medewerker-ID's? Als de organisatie geen unieke medewerkers-ID's gebruikt, is het mogelijk om e-mailadressen als ID te gebruiken, aangezien die meestal uniek zijn. Om dit te doen, maak je een kopie van de kolom met e-mailadressen en verander je de kolomkop in Medewerker-ID.

 

E-mailadres (verplicht)

Waarom? My Effectory gebruikt e-mailadressen om deelnemers persoonlijke uitnodigingen voor je onderzoeken te sturen. Bovendien kunnen respondenten hetzelfde e-mailadres gebruiken om in te loggen bij My Feedback (als de organisatie het gebruikt), wat hen in staat stelt hun reacties te bekijken en te vergelijken met die van hun teams of de rest van de organisatie.

Tip! Heeft niet elke medewerker een e-mailadres? Het veld voor het e-mailadres is een vereiste variabele. In Kolominstellingen kun je echter lege waarden voor deze variabele toestaan. Wanneer deze optie geactiveerd is, zal My Effectory ontbrekende e-mailadressen niet als fouten markeren. Dit is een handige optie bij het verspreiden van printbare uitnodigingen voor non-desk medewerkers binnen de organisatie.

Let op: gebruik altijd zakelijke e-mailadressen in je medewerkersgegevens! Privacywetgeving beperkt vaak het gebruik van privé-e-mailadressen en kan zelfs problemen veroorzaken bij het bereiken van deelnemers met onze uitnodigingen.

 

Voor- en achternaam

Waarom? We gebruiken de namen van de medewerkers voor persoonlijke uitnodigingen en om ze welkom te heten op het platform. Je databestand moet de voor- en achternamen van de medewerkers bevatten, bij voorkeur in aparte kolommen.

Tip! Neem achternamen met tussenvoegsel volledig op in de kolom Achternaam!

 

Taal

Waarom? Door de taalvariabele in je medewerkersgegevens op te nemen, kunnen we je medewerkers aanspreken in de taal van hun voorkeur. Bij het reageren op een onderzoek, zullen deelnemers ook de vragenlijst zien in de taal die aan hen is toegewezen in het medewerkersbestand.

Hoe moet de taalvariabele eruitzien? My Effectory maakt gebruik van ISO 639-1 standaard taalcodes. Nadat je de kolom met taalgegevens hebt gekoppeld aan ons veld Taal , toont My Effectory je automatisch alle beschikbare opties in een keuzemenu. Raadpleeg deze pagina voor een lijst van alle ondersteunde taalcodes.

 

II. Aanvullende medewerkersgegevens

Waarom? Om gebruik te maken van datasegmentatie kun je aanvullende kenmerken per medewerker gebruiken. Dit biedt de mogelijkheid om diepgaande inzichten te verkrijgen in medewerkersgroepen en ze met elkaar te vergelijken. Variabelen die hiervoor vaak worden gebruikt zijn bijvoorbeeld leeftijd, geslacht en datum van indiensttreding. Je kunt medewerkers segmenteren op basis van kenmerken die relevant zijn voor je organisatie.

Let op: wanneer je aanvullende medewerkersgegevens toevoegt, zorg er dan voor dat je dit doet in overeenstemming met je Verwerkersovereenkomst. Effectory mag geen gevoelige persoonsgegevens ontvangen en je ontvangt een melding als dergelijke informatie wordt gedetecteerd tijdens het importeren van de gegevens.

Tip! Zorg ervoor dat je consistente datumformaten gebruikt wanneer je aanvullende medewerkersgegevens toevoegt zoals Geboortedatum of Datum in dienst!

 

III. Managersgegevens

Waarom? Door in dit stadium managersgegevens toe te voegen, kun je gebruik maken van de coördinatorkoppeling om groepscoördinatoren automatisch te koppelen met de onderzoeksinstellingen en -resultaten van hun corresponderende teams.

Om managersgegevens op te nemen, hoef je alleen maar de variabele Manager e-mailadres als kolom in je medewerkersgegevens op te nemen. Gebruik deze dan om voor elke medewerker het e-mailadres van hun directe manager toe te voegen. Wanneer je later je project opzet, zal My Effectory deze gegevens gebruiken om suggesties te doen voor het koppelen van coördinatoren aan de juiste teams.

Let op: elke manager valt hoogstwaarschijnlijk ook onder een andere manager. Zorg ervoor dat deze managementhiërarchie lineair is en niet circulair! Dit betekent dat John niet Martina's manager kan zijn als Martina op haar beurt Johns manager is. Als je hier hulp bij nodig hebt, neem dan contact op met onze helpdesk of je Customer Success Manager!

Tip! Vergeet niet dat je managers ook deelnemers moeten zijn! Het kan ook nuttig zijn om specifieke vragenlijsten te sturen om hun inzichten te verkrijgen.

 

IV. Organisatorische niveaus

Waarom? Bij het opzetten van een nieuw project in My Effectory krijgen coördinatoren de instructie om ten minste één groepsstructuur op te zetten. Organisatieniveaus zijn de bouwstenen voor elke groepsstructuur. Wanneer ze hiërarchisch zijn gerangschikt, geven ze een nauwkeurige weergave van je organisatie, op basis waarvan het mogelijk wordt om:

  • coördinator toegangsrechten toe te kennen.
  • medewerkers uit te nodigen voor onderzoeken.
  • onderzoekresultaten te analyseren.

Organisatieniveaus kunnen variabelen zijn zoals business unit, afdeling, team, maar ook functie, regio, locatie en meer. Hoe meer verschillende variabelen je opneemt in je medewerkersgegevens, hoe meer flexibiliteit je hebt in het creëren van verschillende soorten groepsstructuren binnen elk project.

Tip! We rapporteren de scores van groepen met minder dan vijf respondenten niet! Vermijd overmatige opdeling van werknemers in kleine groepen, vooral op de lagere niveaus van groepsstructuren.

Volgende stap Nu het bestand met medewerkersgegevens compleet is, kan je het importeren in My Effectory. Hoe? Dat lees je in dit artikel!

 

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 2 van 2

We're sorry to hear that!

Please tell us why.
Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen

Opmerkingen

0 opmerkingen

U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.