Vóór de gegevensupload: belangrijke informatie

Uitgangspunt Je staat op het punt om de eerste vragenlijst te starten, maar eerst moet je je medewerkersgegevens verzamelen, voorbereiden en uploaden naar My Effectory. Hiervoor is het cruciaal om te begrijpen hoe je je medewerkersgegevens effectief structureert om de meest betekenisvolle inzichten uit de vragenlijsten te verkrijgen. In dit artikel leggen we uit waarom het belangrijk is na te denken over hoe je je organisatie in kaart brengt voordat je het uploaden van je gegevens in My Effectory voorbereid.

Het voorbereiden van een succesvolle vragenlijst omvat meer dan alleen het verzamelen van gegevens; het begint met het definiëren van duidelijke doelen. Denk erover na als het in kaart brengen van de reis voordat er aan een belangrijke trip wordt begonnen.
Het uiteenzetten van de doelen voor de vragenlijst kan dienen als blauwdruk voor het verzamelen van medewerkersgegevens. Dit framework begeleidt elk aspect van de voorbereiding van de gegevens, waarbij we ervoor zorgen dat elke stap in overeenstemming is met de beoogde resultaten. De doelstellingen van de vragenlijst zijn cruciaal bij het bepalen van de specifieke datapunten, vragen en methoden die nodig zijn om relevante informatie van medewerkers op te halen. Zonder deze duidelijkheid kan de vragenlijst sturing missen, wat kan leiden tot onregelmatige gegevensverzameling en een gebrek aan duidelijkheid over de noodzakelijke informatie.
Het definiëren van doelstellingen helpt niet alleen bij het kiezen van de vragen voor de vragenlijst, maar kan ook helpen bij het identificeren van welke gegevens mogelijk nodig zijn voor het creëren van groepsstructuren en additionele datasegmentatie zodra de resultaten van de vragenlijst binnen zijn.

Stap 2: Denk na over de 'juiste' structuur van de organisatie.

Wat we het in kaart brengen van de organisatiestructuur noemen, verwijst naar het creëren van een visuele weergave of organigram van de structuur en relaties binnen een bedrijf. Het is als het tekenen van een kaart die toont wie aan wie rapporteert en wat de verschillende takken, afdelingen en teams zijn.

Organisaties hebben vaak meerdere hiërarchische niveaus. Deze niveaus vormen wat we de groepsstructuur noemen. Lees hier meer over groepstructuren.

Waarom is het nuttig? Het in kaart brengen van de organisatiestructuur...

• helpt bij het zien van de hiërarchie en verbindingen binnen de organisatie.
• is nuttig voor het ontwerpen van medewerkersonderzoeken omdat het inzicht geeft in de verschillende niveaus en afdelingen binnen het bedrijf.
• helpt bij het richten op specifieke groepen, zoals afdelingen of managementniveaus, om meer relevante feedback te verzamelen.
• zal de weg vrijmaken voor eenvoudige processen binnen het platform, zoals het toewijzen van coördinatoren, het definiëren van rechten en rollen, het creëren van vragenlijsten, het kiezen van de juiste deelnemers voor vragenlijsten en het genereren van rapporten.

Daarom is het essentieel om na te denken over de 'juiste' structuur voordat je de gegevens voorbereid en naar My Effectory uploadt. Hoe creëer je een groepsstructuur en breng je daarmee je organisatie in kaart? Vind hier een handleiding: Een groepsstructuur creëren in My Effectory

Let op: soms kan het nodig zijn om je organisatie op meerdere manieren in kaart te brengen. Als dat het geval is, lees er dan hier meer over: Lees meer: meerdere groepsstructuren

Stap 3: Denk na over de gegevenscategorieën die je nodig hebt.

Bepaalde categorieën gegevens moeten worden opgenomen in de medewerkersgegevens om vragenlijsten succesvol uit te voeren. Andere gegevenscategorieën zijn optioneel, afhankelijk van de doelstellingen en de inzichten die van belang zijn. Lees hier meer over de categorieën van medewerkersgegevens: Medewerkersgegevens voorbereiden op import

Gebruikscasus: voorbereiden van medewerkersgegevens

Laten we eens naar een gebruikscasus kijken: je bent van plan om elk kwartaal een Pulse onderzoek uit te voeren voor alle teams binnen de organisatie. Daarnaast wil je gebruikmaken van een jaarlijkse organisatiebrede vragenlijst. Dit betekent dat je medewerkersgegevens alle informatie moeten bevatten om dit soort vragenlijsten moeiteloos te kunnen uitvoeren zonder achteraf te veel gegevens te hoeven wijzigen.

1. Voor pulseonderzoek krijgen je teammanagers of directe managers de kans om een vragenlijst te starten voor hun eigen team binnen een gegeven tijdsbestek. Dit betekent dat er een groepsstructuur gecreëerd moet worden - je brengt de organisatie in kaart - op een manier die elke teammanager in staat stelt het eigen team te selecteren uit de organisatieboom. Op deze manier ontvangt elke teammanager ook de resultaten van het eigen team. Zorg ervoor dat de managers geen deel uitmaken van hun eigen teams.
2. Voor je jaarlijkse organisatiebrede enquête wil je waarschijnlijk de antwoorden verzamelen op basis van de huidige opzet van de organisatie, beginnend bij het hoogste niveau (de organisatie zelf) tot aan de individuele teams. Daarnaast zou je ook graag de resultaten geografisch willen bekijken, omdat de organisatie in verschillende landen gevestigd is.

Bij het voorbereiden van de medewerkersgegevens om de organisatiestructuur in kaart te brengen moet je er daarom voor zorgen dat deze ten minste bevatten:

• alle hiërarchische niveaus --> om de hoofdstructuur voor de organisatiebrede vragenlijst te creëren
• geografische informatie --> te gebruiken voor een additionele structuur voor de organisatiebrede vragenlijst
• informatie over de directe manager --> om een structuur te creëren voor de driemaandelijkse teampulseonderzoeken

Lees meer:

• Als je meer wilt weten over groepsstructuren in My Effectory, dan kan je hierover het volgende lezen: Lees meer: groepsstructuren in My Effectory
• De stappen die uitleggen hoe je medewerkersgegevens importeert in My Effectory zijn hier te vinden: Medewerkersgegevens importeren