Medewerkersgegevens bijwerken in bestaande onderzoeken

Dit artikel legt de gevolgen uit van het bijwerken van werknemersgegevens voor bestaande onderzoeken. Het zal je begeleiden door de beperkingen die van toepassing zijn op de synchronisatie van werknemersgegevens.

Waarom is dit belangrijk? Je medewerkersgegevens kunnen centraal worden beheerd vanuit het tabblad Medewerkers en worden continu gesynchroniseerd met je projecten. Dit betekent dat sommige elementen in je project kunnen veranderen door aanpassingen die zijn gemaakt aan de werknemersgegevens. Dit kan bijvoorbeeld invloed hebben op de opzet van je groepsstructuren of de deelnemers van een onderzoek dat je onlangs hebt gepland.

Gevolgen: medewerkersgegevens bijwerken en onderzoeksfasen

Je kunt je medewerkersgegevens op elk moment wijzigen, en deze zullen automatisch en onmiddellijk synchroniseren met al je projecten. Maar voordat je wijzigingen doorgevoerd kunnen worden naar bestaande onderzoeken, moet er aan enkele vereisten worden voldaan.

Er zijn vier mogelijke fasen van een onderzoek: Concept , Gepland , Actief en Voltooid. Voor elke fase gelden verschillende beperkingen voor gegevenssynchronisatie:

• Concept Geen beperkingen. Alle wijzigingen in werknemersgegevens worden altijd doorgevoerd.
• Gepland Aanpassingen aan werknemersgegevens worden tot twaalf uur vóór de lanceringsdatum doorgevoerd. Na deze tijdsperiode worden de werknemersgegevens van het onderzoek bevroren, en eventuele wijzigingen die zijn aangebracht, worden niet langer gesynchroniseerd.
• Actief Alleen persoonsgegevens blijven synchroniseren: terwijl een onderzoek loopt, is het mogelijk om de velden Voornaam , Achternaam en E-mailadres van de deelnemers aan te passen. Aanpassingen aan andere velden worden niet doorgevoerd.
• Voltooid Aanpassingen van medewerkersgegevens worden niet doorgevoerd.

Gevolgen: medewerkersgegevens bijwerken en groepsstructuren

In sommige gevallen kunnen wijzigingen in je medewerkersgegevens de opzet van je groepsstructuren beïnvloeden. 

• Voorbeeld: de groepsstructuur wordt beïnvloed wanneer groepen deelnemers een nieuwe naam krijgen, binnen de organisatie worden verplaatst of worden verwijderd. Dit kan de configuratie van de deelnemerslijsten in je onderzoeken beïnvloeden in de fasen Concept en Gepland.

Tijdslimiet van 12 uur: wanneer de groepsstructuur wordt gewijzigd door een update van medewerkersgegevens, wordt dit automatisch gepusht naar Conceptonderzoeken en Geplande onderzoeken tot twaalf uur vóór de lanceringsdatum/-tijd .

Opmerking: een melding informeert de coördinatoren van het project dat de deelnemersselectie voor hun onderzoek is bijgewerkt. My Effectory verwerkt de wijzigingen zonder bevestiging van de makers van onderzoeken.

Uitzondering: als je project de modus Selectie van deelnemers gebruikt (waarmee je alleen individuele deelnemers voor een onderzoek kunt selecteren in plaats van groepen), is een bevestiging van de maker van het onderzoek nodig voordat wijzigingen in werknemersgegevens op een onderzoek kunnen worden toegepast.