Wie man die Verknüpfung von Koordinator:innen automatisiert

Was ist automatisierte Führungskräfteverknüpfung?

Die automatisierte Führungskräfteverknüpfung in My Effectory ist ein Feature, das es ermöglicht, Führungskräfte automatisch mit ihren entsprechenden Teams zu verbinden. Basierend auf Ihrer Organisationsstruktur verwandelt die automatisierte Führungskräfteverknüpfung in My Effectory Ihre Führungskräfte in Gruppenkoordinator:innen und gewährt ihnen Zugriffsrechte zu den Befragungsergebnissen ihrer Gruppen.

Was wird für die Verwendung dieses Features benötigt? Beim Vorbereiten Ihrer Personaldaten können Sie die Führungskraft jeder:s Mitarbeitenden als Attribut hinzufügen. Das Hinzufügen von Führungskräften schon zu diesem Zeitpunkt hilft Ihnen, später passende Zugriffsrechte zu delegieren.

 

Warum ist die automatisierte Führungskräfteverknüpfung nützlich?

Das automatisierte Führungskräfteverknüpfungs-Feature kann dabei helfen

  • viel Zeit und Aufwand zu reduzieren, was sonst mir der manuellen Zuweisung von Koordinator:innen einhergeht.
  • (menschliche) Fehler bei der korrekten Zuweisung von Führungskräften zu ihren Teams zu vermeiden.

 

Automatisierungsmöglichkeiten

Wer kann die Führungskräfteverknüpfung einrichten? Nur Zentrale und Projektkoordinator:innen können die Einstellungen für die Führungskräfteverknüpfung anpassen. Die Einstellungen gelten dann für das gesamte Projekt.

  1. Auf derGruppenkoordinator:innen-Seite des Projekts auf die Führungskräfteverknüfung zugreifen.
  2. Auf den Toggle-Schalter oben rechts auf der Seite klicken, um das Popup-Fenster mit den Einstellungen zu öffnen.
  3. Eine der drei Optionen für die automatisierte Führungskräfteverknüpfung wählen:
    • Aus
    • Automatische Vorschläge
    • Automatische Zuweisung

Hinweis: Sie können jederzeit problemlos zwischen den Automatisierungseinstellungen wechseln. Bitte beachten Sie, dass alle Änderungen an Ihrem Koordinator:innen-Setup nur für zukünftige Befragungen gelten! Alle Befragungen, die bereits abgeschlossen, gerade aktiv sind oder in den nächsten zwölf Stunden beginnen, werden nicht von Änderungen der Einstellungen beeinträchtigt. Erfahren Sie in dieser Anleitung, wie Sie Zugriffsrechte auf die Ergebnisse dieser Art von Befragungen gewähren können.

 

Option 1: Automatisierte Führungskräfteverknüpfung deaktiviert

Dies ist die Standardeinstellung für jedes neue Projekt. Wenn die automatisierte Führungskräfteverknüpfung ausgestellt ist, macht My Effectory keine automatischen Vorschläge oder Zuweisungen. Bei dieser Einstellung müssen alle Gruppenkoordinator:innen manuell zugewiesen werden.

 

Option 2: Automatische Vorschläge

Wenn die Führungskräfteverknüpfung auf automatische Vorschläge eingestellt ist, verwendet My Effectory die Führungskräfteinformationen in Ihren Personaldaten, um mögliche Koordinator:innenverknüpfungen vorzuschlagen. Vorschläge erscheinen innerhalb jeder Ebene Ihrer Gruppenstruktur und können angenommen oder abgelehnt werden:

  • Akzeptieren: Durch Klicken auf den blauen -Button. Wenn ein Vorschlag akzeptiert wird, wird der:die Benutzer:in zum:zur Koordinator:in für diese spezifische Gruppe in der Ergebnisberichtsstruktur. Bitte beachten Sie, dass wenn ein:e Koordinator:in einer bestimmten Gruppe zugewiesen wird, auch Zugang zu allen darunterliegenden Einheiten dieser Gruppe zugewiesen wird!

    Standardmäßig ist jeder Vorschlag auf Koordinator:innen zur Ergebniseinsicht eingestellt. Sie können dies manuell in Lokale:r Koordinator:in ändern, bevor Sie es akzeptieren.

  • Ablehnen: Durch Klicken auf den X-Button. Das bedeutet, dass dieser Vorschlag entfernt wird und nicht erneut angezeigt wird.

Hinweis: Wenn Sie nichts tun, bleiben Vorschläge nur Vorschläge, werden nicht wirksam und beeinflussen Ihr Projekt oder Ihre Befragungen nicht!

 

Wer kann Vorschläge annehmen oder ablehnen? Obwohl nur Zentrale oder Projektkoordinator:innen die Automatisierungseinstellungen ändern können, können auch Lokale Koordinator:innen Vorschläge annehmen oder ablehnen und manuell andere Koordinator:innen für die Gruppen hinzufügen, auf die sie Zugriff haben.

Endgültige Bestätigung: Nachdem Sie die Koordinator:innen eingestellt haben, müssen Sie die Änderungen bestätigen, indem Sie unten rechts auf der Seite auf Überprüfen und bestätigen klicken. Nur dann werden alle Ihre Änderungen wirksam. Alternativ können Sie die Änderungen verwerfen.

 

Änderungen in großen Mengen vornehmen

My Effectory benachrichtigt Sie über die Anzahl potenzieller Koordinator:innen mit einem Banner oben in der Übersicht der Gruppenkoordinator:innen. Hier können Sie alle Vorschläge auf einmal annehmen oder ablehnen.

Sie können auch Rollen ändern und Vorschläge in großen Mengen annehmen oder ablehnen. Dazu wählen Sie eine oder mehrere Koordinator:innen aus, indem Sie die Kästchen neben ihren Namen anklicken.

 

Koordinator:innen manuell hinzufügen

Wenn Automatische Vorschläge aktiviert ist, können Koordinator:innen auch manuell hinzugefügt werden. Finden Sie dazu die Gruppe, zu der Sie eine:n Koordinator:in hinzufügen möchten, und klicken Sie auf das + -Symbol auf der rechten Seite. Für detailliertere Anweisungen lesen Sie diesen Artikel.

 

Automatische Vorschläge für Koordinator:innen deaktivieren

Wenn die automatische Zuweisung zu einem späteren Zeitpunkt deaktiviert wird, bleiben bereits akzeptierte und bestätigte Vorschläge erhalten.

 

Option 3: Automatische Zuweisung

Wenn die automatische Zuweisung aktiviert ist, verwendet My Effectory die Führungskräfteinformationen in Ihren Personaldaten, um Koordinator:innen zuzuweisen. Daher sind diese Zuweisungen sofort aktiv und müssen nicht manuell bestätigt werden. Aus diesem Grund empfehlen wir, Ihre Personaldaten genau und aktuell zu halten, wenn Sie dieses Feature nutzen möchten.

Wenn diese Option zu einem späteren Zeitpunkt aktiviert wird, bleiben bereits verknüpfte Führungskräfte erhalten. Es ist auch weiterhin möglich, manuell weitere Koordinator:innen hinzuzufügen.

Standardmäßig sind automatisch zugewiesene Koordinator:innen Koordinator:innen zur Ergebniseinsicht . Sie können auf Lokale Koordinator:innen umgestellt werden, allerdings können Sie nicht entfernt werden.

 

Koordinator:innen manuell hinzufügen

Auch wenn die automatische Zuweisung aktiviert ist, ist das manuelle Hinzufügen von Koordinator:innen weiterhin möglich.

 

Deaktivierung der automatischen Zuweisung von Koordinator:innen

Wenn Sie diese Option ausschalten, verlieren zuvor automatisch zugewiesene Koordinator:innen den Zugang zu zugewiesenen Gruppen. Koordinator:innen, die manuell hinzugefügt wurden, werden jedoch beibehalten.

 

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