Mehr erfahren: Befragungseinladungen in Papierform

Standardmäßig bietet Effectory digitale Kommunikationsmaterialien, Befragungseinladungen und Fragebögen an. Trotzdem bieten wir Koordinator:innen die Möglichkeit, auch druckbare Befragungseinladungen herunterzuladen. Dies stellt sicher, dass auch Mitarbeitende ohne E-Mail-Adresse zur (digitalen) Befragung eingeladen werden können.

Wird es eine Online- oder Offline-Befragung sein?

Die Befragung ist vollständig digital. Alle Mitarbeitenden können den Fragebogen online ausfüllen. Mitarbeitende, die eine aktive E-Mail-Adresse haben, erhalten eine E-Mail mit einem direkten Link, um den Fragebogen auszufüllen. Mitarbeitende ohne eine Unternehmens-E-Mail-Adresse können eine personalisierte Einladung in Papierform erhalten. Diese Einladung enthält einen einzigartigen Anmeldecode, um den Fragebogen der Befragung online auszufüllen.

Können die Einladungen in Papierform angepasst werden?

Ihre Projektanpassungen und benutzerdefinierten Einführungstexte spiegeln sich auch in den Einladungen zum Ausdrucken wider. Das bedeutet, dass die Primärfarbe und das Logo, die in den Projekteinstellungen in My Effectory festgelegt sind, auf die Einladungen in Papierform angewendet werden. Wenn Sie einen individuellen Einführungstext zu Ihren Einladungen hinzugefügt haben, wird dieser auch auf den Einladungen zum Ausdrucken erscheinen.

Weitere Informationen zur Anpassung Ihres Befragungs- und Postdesigns finden Sie in den folgenden Artikeln:

So passen Sie Ihre Befragungs- und Mail-Designs an – Effectory

Hinzufügen einer benutzerdefinierten Einführung zu E-Mails – Effectory

Wann können die Einladungen heruntergeladen werden?

Die Einladungen zum Ausdrucken stehen innerhalb eines 12-stündigen Zeitfensters vor Beginn der Befragung zum Download bereit. Sie haben jedoch die Möglichkeit, die Einladungen im Voraus zu generieren (also vor Ablauf des 12-Stunden-Zeitfensters).

Bitte beachten Sie die folgenden Richtlinien beim Vorabdruck der Einladungen zum Ausdrucken:

• Generieren Sie nur dann im Voraus Einladungen, wenn es wirklich notwendig ist. Es können immer noch Aktualisierungen der Personaldaten oder anderer Einstellungen vorkommen, was bedeutet, dass Sie nach jeder Aktualisierung erneut Einladungen generieren müssen.
• Im Falle von Datenaktualisierungen müssen Sie die Einladungen erneut generieren. Dies kann bis zu 12 Stunden vor Beginn der Befragung geschehen.
• Wenn Sie es versäumen, die Einladungen erneut zu generieren, nachdem Änderungen vorgenommen wurden, werden die Einladungen unvollständig oder fehlerhaft sein.

Werden Sie benachrichtigt, wenn die Einladungen zum Download verfügbar sind?

Als Ersteller:in der Befragung erhalten Sie auch eine E-Mail, wenn die Einladungen zum Herunterladen bereitstehen. Sie erhalten diese E-Mail innerhalb eines Zeitfensters von 12 Stunden vor Beginn der Befragung. Dann können Sie die Einladungen für die Mitarbeitende ohne E-Mail-Adresse herunterladen, ausdrucken und an die relevanten Mitarbeitenden verteilen.

Im Folgenden finden Sie einige Tipps und Richtlinien zur Verteilung dieser Einladungen und zum Umgang mit den vertraulichen Informationen auf den Einladungen.

Wie sollen die Einladungen verteilt werden?

Um das Beste aus Ihrer Befragung herauszuholen, ist es wichtig, dass alle Mitarbeitenden den Fragebogen ausfüllen können. Je höher die Beteiligung, desto mehr können Sie daraus lernen und desto besser wird Ihr Unternehmen! Dies können Sie vor allem dann erreichen, wenn Sie auch Einladungen an nicht-digital angebundene Mitarbeitende verteilen. Sie sind für die korrekte Verteilung der Einladungen verantwortlich, daher lesen Sie bitte die folgenden Anweisungen sorgfältig durch.

• Nachdem Sie die Einladungen heruntergeladen haben, können Sie sie ausdrucken.
• Die Einladung enthält vertrauliche Informationen (Name und persönlicher Code für den Fragebogen), daher lassen Sie die Einladungen nicht einfach herumliegen und behandeln Sie diese Informationen mit Sorgfalt und Respekt für ihre Vertraulichkeit.
• Stellen Sie sicher, dass Sie die Einladung persönlich an die:n Mitarbeitende:n übergeben, an die:den die Einladung adressiert ist. Dies steht oben auf der Einladung.
• Verteilen Sie die Einladungen persönlich vor dem Startdatum der Befragung.

Einige Tipps zum Herunterladen und Drucken

Ihr Download ist eine Zip-Datei, die verschiedene Ordner mit PDF-Dateien enthält. Diese Ordner repräsentieren die Befragungsgruppen, zu denen die Teilnehmenden basierend auf der erstellten Gruppenstruktur gehören. Wenn Sie die oberste Gruppe auswählen, laden Sie Einladungen für alle Teilnehmenden in allen Untergruppen herunter: Sie sind in der Ordnerstruktur dargestellt. Wenn Sie nur Einladungen für Teilnehmende aus einer bestimmten Untergruppe benötigen, stellen Sie sicher, dass Sie eine einzige Auswahl treffen.

Tipp: Wenn Sie alle verfügbaren Einladungen in allen Ordnern auf einmal ausdrucken möchten, können Sie *.pdf in das Suchfeld oben rechts eingeben, alle auswählen und dann "Drucken" auswählen oder die ausgewählten Dateien in die Druckerwarteschlange ziehen.

Was tun, wenn Sie die Einladungen nicht verteilen können, weil einige Mitarbeitende an einem anderen (offline) Standort sind?

Anstatt die Einladungen selbst herunterzuladen und zu verteilen, können Sie sich dafür entscheiden, die Einladungen für (einige) Gruppen an andere Zentrale, Projekt- oder Lokale Koordinator:innen innerhalb Ihres Projekts zu teilen und sich bei der Verteilung der Einladungen an Mitarbeitende unterstützen zu lassen. Nachdem Sie ausgewählt haben, welche Koordinator:innen die Einladungen für bestimmte Gruppen herunterladen und verteilen können, erhalten sie eine E-Mail mit einem Download-Link für diese Einladungen. Jetzt können sie die Einladungen drucken und verteilen.

Wichtig: Bevor Sie Koordinator:innen zur Unterstützung bei der Verteilung von Einladungen zuweisen können, müssen Sie Lokale Koordinator:innen in My Effectory zuweisen: Rollenverwaltung - Wie füge ich Gruppenkoordinator:innen hinzu? – Effectory

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