E-Mail-Benachrichtigungen, die Koordinator:innen erhalten

Wenn Koordinator:innen in My Effectory zugewiesen werden, ist es wichtig, dass diese reibungslos informiert werden. Wir haben unser Benachrichtigungssystem optimiert, um sicherzustellen, dass Koordinator:innen bei jedem Schritt der Befragungen informiert und engagiert bleiben. Nachfolgend finden Sie eine Übersicht der E-Mail-Benachrichtigungen, die an alle verschiedenen Koordinator:innentypen gesendet wurden:

Unternehmenskoordinator:innen

Die Kategorie Unternehmenskoordinator:innen umfasst zwei verschiedene Rollen: Zentrale:r Koordinator:in und Personaldaten-Koordinator:in. Aufgrund ihrer unterschiedlichen Funktionen auf der Plattform (siehe Screenshot) erhalten diese Rollen verschiedene Arten von Benachrichtigungs-E-Mails.

E-Mail-Benachrichtigungen, die an Unternehmenskoordinator:innen gesendet werden:

• Neue:r Unternehmenskoordinator:in erstellt: Sobald ein:e neue:r Unternehmenskoordinator:innen erstellt wird (ausgelöst durch Klicken auf „Einladung senden“), erhält die:der neue Koordinator eine E-Mail-Benachrichtigung. 
• Befragungsstart: Zentrale Koordinator:innen erhalten zu Beginn jeder Befragung eine E-Mail, die sie einlädt, die Beteiligungsquote zu verfolgen.
• Bereitstehen der Befragungsergebnisse: Zentrale Koordinator:innen erhalten außerdem eine E-Mail-Benachrichtigung, sobald Befragungsergebnisse verfügbar sind, so wie es in den Ergebnisfreigabe-Einstellungen konfiguriert wurde.

Projektkoordinator:innen

Projektkoordinator:innen erhalten eine Reihe von E-Mail-Benachrichtigungen.

E-Mail-Benachrichtigungen, die an Projektkoordinator:innen gesendet werden:

• Neue:r Projektkoordinator:in erstellt: Sobald im Fenster „Neuen Projektkoordinator einladen“ auf die Schaltfläche „ Einladen“ geklickt wird, erhält die:der neue Koordinator:in eine E-Mail-Benachrichtigung. 
• Befragungsstart innerhalb ihrer Projekte: Projektkoordinator:innen erhalten zu Beginn jeder gestarteten Befragung innerhalb der von ihnen verwalteten Projekte eine E-Mail, die sie dazu einlädt, die Beteiligungsquote zu verfolgen.
• Bereitstehen der Befragungsergebnisse innerhalb von Projekten: Projektkoordinator:innen erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, sobald Befragungsergebnisse innerhalb der von ihnen verwalteten Projekte verfügbar werden, so wie es in den Ergebnisfreigabe-Einstellungen konfiguriert wurde.

Gruppenkoordinator:innen

Die Kategorie Gruppenkoordinator:innen umfasst lokale Koordinator:innen und Koordinator:innen zur Ergebniseinsicht. Einige Benachrichtigungen werden zu unterschiedlichen Zeitpunkten verschickt, abhängig von folgenden Faktoren:

• Neue:r Lokale:r Koordinator:in erstellt: Sobald ein:e neue:r Lokale:r Koordinator:in erstellt wird, erhält diese Person sofort eine E-Mail-Benachrichtigung mit Informationen zur Kontenaktivierung. 
• Neue:r Koordinator:in zur Ergebniseinsicht erstellt: Wenn ein:e neue:r Koordinator:in zur Ergebniseinsicht erstellt wurde, erhält diese Person eine E-Mail-Benachrichtigung mit Informationen zur Kontenaktivierung (abhängig davon, in welcher Phase sich das Projekt befindet). Dieser differenzierte Ansatz gewährleistet, dass der Zugang zur Plattform am jeweils wichtigsten Zeitpunkt aufgerufen wird und die Befragung dadurch relevant bleibt.
  • Wenn die erste Befragung des Projekts noch nicht begonnen hat: Die E-Mail zur Aktivierung des My Effectory-Kontos wird 24 Stunden vor Beginn der ersten Befragung des Projekts gesendet.
  • Wenn bereits Befragungen im Projekt durchgeführt wurden: Die E-Mail wird 24 Stunden nach dem Zuweisen der:des Koordinator:in gesendet.

• Bestehende:r Lokale:r Koordinator:in ist mit einer neuen Gruppe verknüpft: Eine E-Mail wird sofort gesendet, um den:die neu verknüpfte:n Koordinator:in zu benachrichtigen.
• Bestehende:r Koordinator:in zur Ergebniseinsicht wurde mit einer neuen Gruppe verbunden:
  • Wenn die Verknüpfung vor dem nächsten Befragungsstart oder während einer laufenden Befragung erfolgt, werden keine sofortigen Benachrichtigungen gesendet. Die:Der neu verknüpfte Koordinator:in wird nur über die Ergebnisfreigabe informiert.
  • Wenn die Führungskräfteverknüpfung nach der Freigabe der Befragungsergebnisse über die Einstellungen zur Ergebniszugang erfolgt, ist es möglich zu wählen, ob die neu verknüpfte Führungskraft eine sofortige E-Mail-Benachrichtigung erhalten soll.

• Befragungsstart: Lokale Koordinator:innen und Koordinator:innen zur Ergebniseinsicht erhalten zu Beginn jeder Befragung, mit der sie verbunden sind, eine E-Mail, die sie dazu einlädt, die Beteiligungsquote zu verfolgen.
• Bereitstehen der Befragungsergebnisse: In den Einstellungen für die Ergebnisfreigabe der Befragung können Sie konfigurieren, ob E-Mail-Benachrichtigungen an die Lokalen Koordinator:innen und die Koordinator:innen zur Ergebniseinsicht gesendet werden sollen, wenn die Befragungsergebnisse verfügbar sind.

Erneutes Versenden von Einladungen

In My Effectory ist es möglich, E-Mail-Einladungen an Koordinator:innen, die bereits zuvor auf die Plattform eingeladen wurden, erneut zu versenden.

1. Zur Seite Gruppenkoordinator:innen gehen oder zu den Ergebniszugang-Einstellungen.
2. Das Symbol mit den drei Punkten rechts neben dem Namen der:des Koordinator:in finden.
3. Einladung erneut senden auswählen.