Ergebnisfreigabe-Einstellungen

Das Teilen von Befragungsergebnissen mit wichtigen Stakeholdern ist ein entscheidender Schritt in Ihrer Feedback-Strategie. My Effectory bietet zwei leistungsstarke Features, um Ihnen bei der Verwaltung dieses Prozesses zu helfen und sicherzustellen, dass die relevanten Einblicke zur richtigen Zeit bei den richtigen Personen ankommen. Durch die nahtlose Integration der Ergebniszugriffs-Einstellungen und der Ergebnisfreigabe haben Sie die Möglichkeit, die Veröffentlichung Ihrer Befragungsergebnisse an die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens anzupassen.

Was sind die Ergebnisfreigabe-Einstellungen? In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie über die Ergebnisfreigabe-Einstellungen wissen müssen. Mit diesen Einstellungen können Sie konfigurieren, wann und wie die Ergebnisse freigegeben werden. Weitere Informationen zu den Ergebniszugriffs-Einstellungen, mit denen Sie festlegen können, wer Zugriff auf die Beteiligungsquote und die Befragungsergebnisse haben soll, finden Sie in diesem Artikel.

 

Die Vorteile der Ergebnisfreigabe-Einstellungen

Zu den Vorteilen der Ergebnisfreigabe-Einstellungen gehören:

• Der Freigabe Ihrer Befragungsergebnisse kann mit strategischen Initiativen und Meilensteinen abgestimmt werden, um die Wirkung zu maximieren
• Die Einblicken können gezielt verteilt werden, um sicherzustellen, dass relevante Interessengruppen nur das Wissen erhalten, das sie benötigen.
• Die Zusammenarbeit und der Dialogs zwischen Beteiligten wird dadurch verstärkt, dass die Befragungsergebnisse rechtzeitig weitergegeben werden.
• Die Möglichkeit, Befragungsergebnisse nur dann zu teilen, wenn Sie es für richtig halten.

 

Die Ergebnisfreigabe einrichten

Sobald eine Befragung aktiv ist, können entweder die:der Befragungsersteller:in und die:der Zentrale oder Projektkoordinator:innen auf diese Einstellungen zugreifen:

1. Bei My Effectory anmelden und über die Registerkarte Projekte zu Ihrem Projekt gehen.
2. Innerhalb der Kachel Befragungsstatus auf Alle Befragungen anzeigen klicken
3. Die laufende oder abgeschlossene Befragung auswählen, für die Sie den Ergebniszugriff verwalten möchten.
4. Innerhalb der Kachel Ergebniseinstellungen auf Ergebnisfreigabe klicken.
   > Ein seitliches Feld öffnet sich und präsentiert Ihnen drei Optionen:
   • Nur Beteiligungsquote
   • Für alle freigeben
   • Gestaffelte Ergebnisfreigabe für ausgewählte Nutzer:innen

 

Die drei Optionen für die Ergebnisfreigabe verstehen

Option 1: Nur Beteiligungsquote

Dies ist die restriktivste Option. Wenn diese Option aktiviert ist, werden die Befragungsergebnisse nicht mit anderen Benutzer:innen geteilt . Die Beteiligungsquote ist jedoch immer für Benutzer:innen mit Zugriff sichtbar, einschließlich:

• Alle zentralen Koordinator:innen.
• Die Projektkoordinator:innen des jeweiligen Projekts.
• Lokale oder Ergebniseinsichts-Koordinator:innen sind mit Gruppen innerhalb der Befragung verknüpft.

Hinweis: Befragungsteilnehmende können die Beteiligungsquote an der Befragung in My Effectory nicht sehen.

 

Option 2: Für alle freigeben

Mit dieser Option können Sie die Befragungsergebnisse mit allen Benutzer:innen, die Zugriff haben, zum gleichen Zeitpunkt teilen. Dazu gehören:

• Koordinator:innen die mit einer oder mehreren Gruppen innerhalb der Befragung verknüpft sind (festgelegt in den Ergebniszugriffs-Einstellungen).
• Teilnehmende, die auf „My Feedback“ zugreifen können (sofern von Ihrem Unternehmen aktiviert).

 

Die „Für alle freigeben"-Option kann entweder vor oder nach der Berechnung der Befragungsergebnisse aktiviert werden:

• Vor der Berechnung: Die Ergebnisse werden automatisch mit allen Benutzer:innen geteilt, sobald die Berechnungen abgeschlossen sind. My Effectory wird ein voraussichtliches Freigabedatum basierend auf dem Befragungs-Enddatum anzeigen, aber das tatsächliche Freigabedatum kann variieren.
• Nach der Berechnung: Die Ergebnisse stehen allen Benutzer:innen mit Zugriff sofort zur Verfügung.

 

Option 3: Gestaffelte Ergebnisfreigabe für ausgewählte Nutzer:innen

Dies ist die Standardeinstellung, d. h. sie ist standardmäßig für alle neu erstellten Befragungen aktiviert. Es ermöglicht Ihnen, die Befragungsergebnisse in Freigabephasen zu veröffentlichen, die Sie an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen können, indem Sie ausgewählte Benutzer:innen und Freigabedaten auswählen.

 

Standardzugriff

Bei der gestaffelten Ergebnisfreigabe für ausgewählte Benutzer:innen generiert My Effectory automatisch eine Freigabephase namens Standardzugriff, die Folgendes umfasst:

• Der:die Befragungsersteller:in.
• Alle zentralen Koordinator:innen.
• Die Projektkoordinator:innen des jeweiligen Projekts.

Diese Nutzer:innen erhalten standardmäßig Zugang zu den Befragungsergebnissen, sobald die Berechnungen abgeschlossen sind. Die Freigabephase Standardzugriff ist jedoch vollständig anpassbar: Sie können das Freigabedatum und die Anzahl der eingeschlossenen Benutzer anpassen oder die Phase ganz entfernen (Sie finden sie wieder in den vorgeschlagenen Freigabephasen, wenn Sie es sich anders überlegen).

Hinweis: Alle zentralen oder Projektkoordinator:innen, die später zu Ihrer Befragung hinzugefügt werden, werden automatisch dieser Freigabephase hinzugefügt, sofern diese verwendet wird. Es ist kein manuelles Eingreifen erforderlich, um die Ergebnisse zu teilen!

Standardmäßig werden Benutzer:innen, die in dieser Freigabephase Zugang zu den Befragungsergebnissen erhalten, nicht benachrichtigt. Möchten Sie Benachrichtigungs-E-Mails erhalten? Klicken Sie einfach auf das Drei-Punkte-Symbol neben dem Freigabenamen, wählen Sie Bearbeiten und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen E-Mail-Benachrichtigung senden im Pop-up-Fenster.

 

Erstellen einer neuen Freigabephase

Sie können zusätzliche Freigabephase erstellen, indem Sie auf + Freigabephase hinzufügen klicken. Für jede neue Freigabephase können Sie festlegen:

• Den Namen der Phase.
• Das Freigabedatum (das nach dem Abschlussdatum der Befragung erfolgen muss).
• Ob E-Mail-Benachrichtigungen versendet werden sollen.
• Die Benutzer:innen, die in der Phase enthalten sein sollen.

Hinweis: Benutzerdefinierte Phasen sind exklusiv für Koordinator:innen! Teilnehmende erhalten sofort Zugang zu My Feedback basierend auf dem festgelegten Datum in der Teilnehmenden-Freigabephase (siehe nächster Abschnitt).

 

Vorgeschlagene Freigabephasen

Bei der Erstellung einer neuen Freigabephase schlägt My Effectory einige vordefinierte Phasen vor:

• Alle verbleibenden Benutzer:innen mit Zugriff: Beinhaltet alle Koordinator:innen mit Zugriff, die nicht in anderen Freigabephase eingeschlossen sind. Diese Freigabephase muss immer nach allen anderen Phasen erfolgen.
• Teilnehmende: Schließt alle Teilnehmende ein, die Zugriff auf „My Feedback“ haben. Diese Freigabephase ist nur verfügbar, wenn Ihr Unternehmen My Feedback verwendet.
• Standardzugriff: Wenn diese Freigabephase aus den aktiven Phasen der Befragung entfernt wurde, wird sie hier wieder angezeigt. Es umfasst den Befragungsersteller, alle Zentralen Koordinator:innen und die Projektkoordinator:innen des Projekts.

 

Bearbeitung einer Freigabephase

Sie können Freigabephase bearbeiten, solange ihre Freigabedaten in der Zukunft liegen. Dafür müssen Sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Die Ergebnisfreigabe-Einstellungen öffnen.
2. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol neben der richtigen Freigabephase.
3. Wählen Sie Bearbeiten aus.
   

   Ein Pop-up-Fenster wird angezeigt, in dem Sie den Namen der Freigabephase, das Freigabedatum und die Benachrichtigungseinstellungen anpassen können.

Wenn Sie Benutzer:innen zu einer Freigabephase hinzufügen oder entfernen möchten, klicken Sie stattdessen auf den Phasennamen: Es wird eine Übersicht aller aktuellen Benutzer:innen angezeigt, die in der Phase enthalten sind, neben einer Suchleiste, die Sie verwenden können, um weitere Benutzer:innen hinzuzufügen.

Hinweis: Es ist nicht möglich, die Teilnehmenden in den Teilnehmenden- und Alle verbleibenden Benutzer:innen mit Zugriff-Freigabephase zu bearbeiten!

 

Entfernen einer Freigabephase

Sie können alle Freigabephase entfernen, solange sie noch in der Zukunft liegen. Dafür müssen Sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Die Ergebnisfreigabe-Einstellungen öffnen.
2. Auf die drei Punkte neben der richtigen Freigabephase klicken.
3. Freigabephase entfernen auswählen.
4. Auf Freigabephase entfernen im Pop-up-Fenster klicken und bestätigen.

Hinweis: In einigen Fällen können Benutzer:innen aus einer gelöschten Freigabephase in andere Phasen verschoben werden. My Effectory wird Sie benachrichtigen und eine detaillierte Übersicht bereitstellen, wenn dies geschieht.

 

Bei verlängerten Befragungszeiträumen

Bei der Verlängerung eines Befragungszeitraums werden die Freigabephasen nicht automatisch aktualisiert. Sie müssen die Termine der zuvor konfigurierten Phasen manuell anpassen, um sicherzustellen, dass die Freigabe der Ergebnisse und Benachrichtigungen korrekt geplant ist.

Werden die Termine nicht angepasst, wird allen Koordinator:innen bzw. Teilnehmenden, die zu vergangenen Phasen gehören, automatisch der Zugriff gestattet und es werden sofort E-Mail-Benachrichtigungen versendet, sobald die Ergebnisberechnung abgeschlossen ist .

 

Die Ergebnisfreigabe-Einstellungen ändern

Sie können zwischen den Einstellungen wechseln, indem Sie in der Seitenleiste der Ergebnisfreigabe eine andere Option auswählen. Beim Vorgehen gelten bestimmte Einschränkungen:

• Durch die Änderung Ihrer Einstellung auf Nur Beteiligungsquote werden alle zuvor konfigurierten Phasen gelöscht.
• Sobald Gruppen Zugriff auf die Ergebnisse gewährt wurde, ist eine Rückkehr zu Nur Beteiligungsquote nicht mehr möglich.
• Wenn Sie nach Abschluss der Befragungsberechnungen auf Für alle freigeben umstellen, werden die Befragungsergebnisse umgehend allen Benutzer:innen mit Zugriff zur Verfügung gestellt. E-Mail-Benachrichtigungen mit einer Verzögerung von 15 Minuten gesendet (falls eingestellt).

Zugriff auf die Ergebnisse widerrufen: Sie können den Zugriff auf die Befragungsergebnisse nicht widerrufen, indem Sie Ihre Einstellungen zur Ergebnisfreigabe ändern. Sie können Zugriffsrechte für Ihre Befragung nur in den Ergebniszugriffs-Einstellungen erteilen oder widerrufen.

 

E-Mail-Benachrichtigungen zur Ergebniseinsicht

Wenn E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert sind, werden Benutzer:innen automatisch kurz nach Verfügbarkeit der Befragungsergebnisse benachrichtigt (ca. 15 Minuten). Sie können diese Einstellung pro Freigabephase konfigurieren.

1. Die Ergebnisfreigabe-Einstellungen öffnen.
2. Auf die drei Punkte neben der richtigen Freigabephase klicken.
3. Wählen Sie Bearbeiten aus.
4. Verwenden Sie das Kontrollkästchen E-Mail-Benachrichtigung senden, um die Einstellung für die aktuelle Freigabephase anzupassen.

Wenn die E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert sind, erhalten Teilnehmer und (ausgewählte Gruppen von) Koordinatoren Zugriff auf die Umfrageergebnisse, sobald die Ergebnisse berechnet wurden und der geplante Termin erreicht ist, und werden entsprechend per E-Mail benachrichtigt .

 

Warnmeldungen

My Effectory kann Informationen oder Warnmeldungen zu Ihren Ergebnisfreigabeterminen anzeigen:

• Ergebnisse werden noch berechnet: Die Berechnungen sind im Gange. Sobald die Berechnungen abgeschlossen sind, werden die Ergebnisse bereit zur Freigabe sein (wenn auch das ausgewählte Freigabedatum erreicht ist).
  
  
• Ergebnisse verzögern sich aufgrund einer ausstehenden Berechnung: Die Veröffentlichung der Ergebnisse verzögert sich, da die Berechnung noch nicht abgeschlossen ist.
  
  Wir empfehlen Ihnen, sich an unseren Helpdesk zu wenden, um das Problem genauer zu untersuchen und einen neuen Berechnungsprozess einzuleiten. Sobald die Berechnung abgeschlossen ist, werden die Befragungsergebnisse zur Freigabe bereit sein.
  
  
• E-Mail-Benachrichtigungen fehlgeschlagen – Ergebnisse sind freigegeben: Obwohl der Veröffentlichungstermin für die Ergebnisse erreicht ist und die Berechnungen erfolgreich waren, konnten aus technischen Gründen keine Benachrichtigungs-E-Mails versendet werden. Die Ergebnisse sind jedoch verfügbar und können durch Anmeldung bei My Effectory abgerufen werden.
  
  Wenn dieses Problem bei Ihnen auftritt, wenden Sie sich bitte an unseren Helpdesk. Unser Team wird die Angelegenheit untersuchen und sicherstellen, dass neue Benachrichtigungs-E-Mails umgehend neu terminiert werden.