Ausgangspunkt Die Einrichtung des My Effectory Accounts für euer Unternehmen steht bevor. Zuerst müssen die Personaldaten für den Import auf unsere Plattform zusammengestellt werden. Dieser Artikel erklärt, was es bei der Zusammenstellung der Personaldaten zu beachten gilt, um die gewünschten Einblicke zu erhalten.
Was ist eine Personaldaten-Datei?
Eine Personaldaten-Datei (oder Personaldatei) ist ein Dokument, das alle wichtigen Informationen aller Mitarbeitenden enthält. Der Inhalt kann je nach Bedarf in verschiedenen Unternehmen variieren. Im Allgemeinen enthalten die meisten Personaldateien eine Mitarbeiterkennung pro Mitarbeiter:in, demografische Daten, E-Mail-Adressen, Daten zur Organisationsstruktur usw.
Warum werden Personaldaten für Mitarbeiterfeedback benötigt? Basierend auf den Personaldaten kann die „My Effectory"-Plattform Befragungen durchführen, Einblicke sammeln und Ergebnisse analysieren. Deshalb ist die Vollständigkeit und Qualität der Personaldatei entscheidend für den Erfolg der Employee-Listening-Strategie.
Es gibt zwei Möglichkeiten, mit der Einrichtung der Personaldaten-Datei zu beginnen:
- Unsere Excel-Vorlage herunterladen und die Personaldaten manuell eintragen. Unsere Vorlage stellt sicher, dass alle wesentlichen Variablen abgedeckt sind. Klare Anweisungen und Anforderungen sind in der Vorlage enthalten.
- Personaldaten aus dem HR-System exportieren. Die exportierte Datei sollte darauf überprüft werden, ob sie für unsere Plattform verarbeitbar ist.
Hinweis: Verwendet euer Unternehmen eine Integration mit einem HR-System, um Personaldaten abzurufen? Falls ja, werden die Daten direkt mit My Effectory synchronisiert und es besteht keine Notwendigkeit, Daten manuell vorzubereiten oder zu importieren. Die untenstehenden Informationen können jedoch auch bei der Einrichtung der Integration nützlich sein
Was die Personaldatei enthalten sollte
Im Folgenden finden sich die am häufigsten verwendeten Variablen in den Personaldateien.
- Personal-ID
- E-Mail-Adresse
- Vor- und Nachname
- Sprache
I. Grundlegende Personaldaten
Personal-ID (erforderlich)
Wofür? My Effectory verwendet eine eindeutige ID pro Mitarbeiter:in, um sie:ihn eindeutig zu identifizieren. Das Hinzufügen, Entfernen oder Ändern von Personaldaten basiert auf dieser eindeutigen Kennung in der Spalte „Personal-ID“ . Aufgrund ihrer Funktion darf die Spalte Personal-ID keine Duplikate enthalten!
Diese Variable ist für das korrekte Funktionieren von My Effectory von entscheidender Bedeutung. Aus diesem Grund ist sie erforderlich.
Tipp! Keine eindeutigen Personal-IDs im Unternehmen? Falls im Unternehmen keine eindeutigen Kennungen für Mitarbeitende verwendet werden, besteht die Möglichkeit, E-Mail-Adressen als Identifikatoren zu nutzen, die in der Regel eindeutig zuordenbar sind. Dafür eine Kopie der E-Mail-Adressspalte erstellen und die Spaltenüberschrift in Personal-ID ändern.
E-Mail-Adresse (erforderlich)
Wofür? My Effectory verwendet E-Mail-Adressen, um den Teilnehmenden persönliche Einladungen zu Ihren Befragungen zu senden. Zusätzlich können Befragte dieselbe E-Mail-Adresse verwenden, um sich bei My Feedback anzumelden (falls verwendet), was ihnen ermöglicht, ihre Antworten anzusehen und mit denen ihres Teams oder des restlichen Unternehmens zu vergleichen.
Tipp! Nicht jede:r Mitarbeiter:in hat eine E-Mail-Adresse? Das Feld E-Mail-Adresse ist eine erforderliche Variable. In den Spalteneinstellungen können jedoch leere Werte für diese Variable zugelassen werden. Wenn diese Option aktiviert ist, wird My Effectory fehlende E-Mail-Adressen nicht als Fehler markieren. Dies ist eine nützlich, wenn auch Einladungen in Papierform für Non-Desk-Mitarbeitende im Unternehmen verteilt werden.
Hinweis: Verwenden Sie in Ihren Personaldaten immer geschäftliche E-Mail-Adressen! Datenschutzgesetze verbieten in der Regel die Verwendung von privaten E-Mail-Adressen. Außerdem können private E-Mail-Adressen dazu führen, dass Probleme beim Versenden der Einladungen zur Befragung an die Teilnehmenden auftreten.
Vor- und Nachname
Wofür? Die Namen der Mitarbeitenden werden für persönliche Einladungen verwendet und um sie auf der Plattform willkommen zu heißen. Die Personaldatei sollte die Vor- und Nachnamen der Mitarbeitenden enthalten, vorzugsweise in getrennten Spalten.
Tipp! Nehmen Sie Nachnamen mit Präfix vollständig in die Spalte Nachname auf!
Sprache
Wofür? Durch die Aufnahme der Variable Sprache in Ihre Personaldaten können wir die Mitarbeitenden in ihrer bevorzugten Sprache ansprechen. Bei einer Befragung sehen die Teilnehmenden auch den Fragebogen in der Sprache, die ihnen in der Personaldatei zugewiesen wurde.
Wie sollte die Sprachvariable aussehen? My Effectory verwendet die Standard-Sprachcodes ISO 639-1. Sobald die Spalte mit den Sprachdaten mit unserem Sprachfeld abgeglichen wurde, zeigt My Effectory automatisch alle verfügbaren Sprachoptionen in einem Dropdown-Menü an. Eine Liste mit allen unterstützten Sprachcodes gibt es hier.
II. Zusätzliche Personaldaten
Wofür? Es können zusätzliche Merkmale pro Mitarbeiter:in zugefügt werden, um Datensegmentierung zu nutzen. Dies ermöglicht einen tieferen Einblick in und Vergleich von Mitarbeitendengruppen. Häufig verwendete Variablen dafür sind beispielsweise Alter, Geschlecht und Dienstjahre. Diese Variablen ermöglichen eine Segmentierung der Mitarbeitenden basierend auf diesen Merkmalen.
Hinweis: Beim Hinzufügen weiterer Personaldaten ist darauf zu achten, dies gemäß dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung zu tun. Effectory sollte keine sensiblen persönlichen Daten erhalten und bei Erkennung solcher Informationen während des Datenimports wird eine Benachrichtigung erfolgen.
Tipp! Achten Sie darauf, einheitliche Datumsformate zu verwenden, wenn Sie zusätzliche Personaldaten wie Geburtsdatum oder Datum im Dienst hinzufügen!
III. Führungskraft-Daten
Wofür? Das Hinzufügen von Führungskraftdaten in dieser Phase ermöglicht die Nutzung der automatisierten Führungskräfteverknüpfung, um Gruppenkoordinator:innen automatisch mit den Befragungseinstellungen und Ergebnissen ihrer entsprechenden Teams zu verbinden.
Um Daten der Führungskraft einzubeziehen, müssen Sie lediglich die Variable E-Mail-Adresse der Führungskraft als Spalte in Ihre Mitarbeiterdatei aufnehmen. Fügen Sie dann für jeden Mitarbeiter die E-Mail-Adresse seines direkten Vorgesetzten hinzu. Bei der späteren Einrichtung Ihres Projekts wird My Effectory diese Daten verwenden, um Vorschläge für die Zuordnung von Koordinatoren zu den richtigen Teams zu machen.
Hinweis: Jede Führungskraft wird höchstwahrscheinlich auch von einer anderen Führungskraft geführt. Stellen Sie sicher, dass diese Führungskrafthierarchie linear und nicht zirkulär ist! Das bedeutet, dass John nicht Martinas Führungskraft sein kann, wenn Martina wiederum Johns Führungskraft ist. Wenn dafür Hilfe benötigt wird, bitte mit unserem Helpdesk oder dem Customer Success Manager:in in Verbindung setzen!
Tipp! Nicht vergessen, dass auch die Führungskräfte Teilnehmende sein sollten! Es kann durchaus sinnvoll sein, Führungskräfte zu spezifischen Befragungen einzuladen, um auch deren Einblicke zu gewinnen.
IV. Unternehmensebenen
Wofür? Beim Einrichten eines neuen Projekts in My Effectory werden die Koordinatoren angewiesen, mindestens eine Gruppenstruktur einzurichten. Organisationsebenen sind die Bausteine jeder Gruppenstruktur. Wenn sie hierarchisch angeordnet sind, bieten sie ein genaues Abbild Ihrer Organisation, auf dessen Grundlage es möglich ist,:
- Koordinatoren Zugriffsrechte zu erteilen.
- Mitarbeiter zu Umfragen einzuladen.
- die Umfrageergebnisse zu analysieren.
Organisationsebenen können Variablen wie Geschäftseinheit, Abteilung, Team, aber auch Funktion, Region, Standort und mehr sein. Je vielfältiger die Variablen sind, die Sie in Ihre Mitarbeiterdaten einbeziehen, desto flexibler können Sie verschiedene Arten von Gruppenstrukturen innerhalb jedes Projekts erstellen.
Tipp! Wir geben die Werte von Gruppen mit weniger als fünf Befragten nicht an! Vermeiden Sie eine übermäßige Aufsplitterung der Mitarbeiter in kleine Gruppen, insbesondere auf den unteren Ebenen Ihrer Gruppenstrukturen.
Nächster Schritt Nachdem die Personaldatei vervollständigt ist, kann diese in My Effectory importiert werden. Wie das geht, erfahren Sie in diesem Artikel!
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