Vor dem Datenupload: Wichtige Informationen

Die Vorbereitung für eine erfolgreiche Befragung beinhaltet mehr als nur Zusammenstellen von Daten; es beginnt mit der Definition klarer Ziele. Betrachte es als das Zeichnen einer Karte vor dem Aufbruch zu einer bedeutenden Reise.

• Für die Datenzusammenstellung: Die Formulierung der Ziele für die Befragung kann als Grundriss für die Zusammenstellung von Personaldaten dienen. Wenn die Ziele klar definiert sind, können diese jeden Aspekt des Datenaufbereitungsprozesses leiten und dadurch gewährleisten, dass das Projekt mit den beabsichtigten Ergebnissen übereinstimmt.
• Für die Befragungen: Die Ziele der Befragung festzulegen ist entscheidend, um die spezifischen Datenpunkte, Fragen und Methoden zu bestimmen, die notwendig sind, um in den Befragungen relevante Informationen von den Mitarbeitenden zu gewinnen. Ohne diese Klarheit könnte es der Befragung an Richtung mangeln, was zu einer fehlerhaften Datenerfassung und einem Mangel an Klarheit bezüglich der notwendigen Informationen führen könnte.
• Für Datensegmentierung: Das Definieren der Ziele hilft nicht nur bei der Auswahl der Fragen für die Befragung, sondern kann auch dabei helfen, zu identifizieren, welche Daten möglicherweise für die Erstellung von Gruppenstrukturen und zusätzlichen Datensegmentierungen benötigt werden, sobald die Ergebnisse der Befragung vorliegen.

Schritt 2: Über die für die Befragungen „richtige“ Gruppenstruktur des Unternehmens nachdenken

Was wir als Abbildung der Organisationsstruktur bezeichnen, bezieht sich auf die Erstellung einer visuellen Darstellung oder eines Organigramms der Gruppenstruktur und Beziehungen innerhalb eines Unternehmens. Es ist wie das Zeichnen einer Karte, die anzeigt, wer wem untergeordnet ist und was die verschiedenen Abteilungen und Teams sind.

Unternehmen haben oft mehrere hierarchische Ebenen. Diese Ebenen bilden das, was als Gruppenstruktur bezeichnet wird. Mehr Informationen zu Gruppenstrukturen findest du hier.

Warum ist es nützlich? Die Abbildung der Organisationsstruktur...

• hilft dabei, die Hierarchie und Beziehungen innerhalb des Unternehmens zu sehen.
• ist nützlich für das Erstellen von Mitarbeiterbefragungen, weil es ermöglicht, die verschiedenen Ebenen und Bereiche des Unternehmens zu verstehen.
• hilft dabei, spezifische Gruppen (z.B. einzelne Abteilungen oder Führungsebenen) zu erreichen, um gezielteres Feedback zu sammeln.
• wird den Weg für mühelose Prozesse auf der Plattform ebnen, wie z.B. das Zuweisen von Koordinatoren, das Definieren von Rollen & Benutzerrechten, das Erstellen von Befragungen, das Auswählen der richtigen Teilnehmenden für Befragungen und das Generieren von Berichten.

Deshalb ist es unabdingbar, über die „richtige“ Gruppenstruktur nachzudenken, bevor Daten in My Effectory vorbereitet und hochgeladen werden. Wie wird eine Gruppenstruktur erstellt und damit ein Unternehmen abgebildet? Hier findest du eine Anleitung: Gruppenstrukturen in My Effectory

Hinweis: Manchmal kann es hilfreich sein, das Unternehmen auf mehrere Arten abzubilden. Wenn das der Fall ist: Mehr erfahren: Mehrere Gruppenstrukturen in My Effectory.

Schritt 3: Bedenken, welche Datenkategorien benötigt werden

Bestimmte Datenkategorien müssen in den Personaldaten enthalten sein, um eine Befragung erfolgreich durchzuführen. Andere Datenkategorien sind optional, abhängig von den Zielen und den Einblicken, die von Interesse sind. Lesen Sie hier mehr über die Kategorien der Personaldaten:

Die Personaldaten für den Import vorbereiten.

Anwendungsbeispiel: Personaldaten vorbereiten

Schauen wir uns einen Anwendungsfall an: Du planst, vierteljährlich eine Pulsbefragung für alle Teams innerhalb der Organisation durchzuführen. Nebenbei soll auch eine jährliche unternehmensweite Befragung durchgeführt werden. Das bedeutet, dass die Personaldaten alle Informationen enthalten müssen, um diese Art von Befragungen mühelos durchführen zu können, ohne danach zu viele Daten ändern zu müssen.

1. Für Pulsebefragungen erhalten die Führungskräfte des Teams die Möglichkeit, innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens eine Befragung für ihr eigenes Team zu starten. Das bedeutet, dass du eine Gruppenstruktur erstellen musst, die es jeder Führungskraft ermöglicht, ihr Team aus dem Unternehmensbaum auszuwählen. Auf diese Weise erhalten Führungskräfte auch die Ergebnisse des eigenen Teams. Es ist wichtig, darauf zu achten, dass die Führungskräfte nicht Teil ihrer eigenen Teams sind.
2. Für die jährliche Befragung im gesamten Unternehmen ist es wahrscheinlich gewünscht, die Antworten basierend auf der aktuellen Struktur des Unternehmens zu erfassen, beginnend von der höchsten Ebene (dem Unternehmen selbst) bis hin zu den einzelnen Teams. Nebenbei kann es möglicherweise auch wünschenswert sein, die Ergebnisse geografisch betrachten zu können, z.B. weil das Unternehmen in mehreren Ländern ansässig ist.

Deshalb muss bei der Vorbereitung der Personaldaten sichergestellt werden, dass die Abbildung der Organisationsstruktur mindestens…

• alle hierarchischen Ebenen umfasst --> um die Hauptgruppenstruktur für die gesamte Organisation zu erstellen.
• geographische Informationen umfasst --> zur Verwendung für weitere Gruppenstrukturen in der organisationsweiten Befragung.
• Informationen der direkten Führungskräfte umfasst --> um eine Gruppenstruktur für die vierteljährlichen teamspezifische Pulsebefragungen erstellen

Mehr Informationen:

• Mehr erfahren: Gruppenstrukturen in My Effectory
• So importierst du Personaldaten