Personaldaten-Updates in bestehenden Befragungen

Dieser Artikel erläutert, welche Konsequenzen Personaldaten-Updates auf bestehende Befragungen haben. Außerdem erfahren Sie etwas über die Einschränkungen, die für die Synchronisation von Personaldaten gelten.

Warum ist das wichtig? Ihre Personaldaten können zentral über den Reiter „Mitarbeitende“ verwaltet werden und werden kontinuierlich mit Ihren Projekten synchronisiert. Das bedeutet, dass aufgrund von Anpassungen an den Personaldaten auch einige Elemente in Ihrem Projekt Änderungen erfahren können. Dies kann beispielsweise den Aufbau der Gruppenstruktur oder die ausgewählten Teilnehmenden einer kürzlich geplanten Befragung beeinflussen.

Konsequenzen von Personaldaten-Updates auf Phasen der Befragung

Sie können die Personaldaten jederzeit ändern. Die Daten werden automatisch und sofort mit all Ihren Projekten synchronisiert. Jedoch müssen einige Anforderungen erfüllt sein, damit Ihre Änderungen auch an bestehenden Befragungen durchgeführt werden können.

Es gibt vier mögliche Phasen einer Befragung: Entwurf, Geplant, Läuft und Abgeschlossen. Für jede Phase gelten unterschiedliche Einschränkungen für die Datensynchronisation:

• Entwurf Keine Einschränkungen. Alle Änderungen an den Personaldaten werden umgesetzt.
• Geplant Änderungen der Personaldaten werden bis zu zwölf Stunden vor dem Befragungsbeginn umgesetzt. Nach diesem Zeitraum werden die Personaldaten der Befragung eingefroren und etwaige Änderungen an den Personaldaten werden nicht mehr synchronisiert.
• Läuft Es werden nur persönliche Daten synchronisiert: Während eine Befragung läuft, können Sie die Felder Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse der Teilnehmenden anpassen. Anpassungen an anderen Datenfeldern werden nicht umgesetzt.
• Abgeschlossen Personaldaten-Updates werden nicht umgesetzt.

Konsequenzen: Personaldaten-Updates & Gruppenstrukturen

In einigen Fällen können Änderungen der Personaldaten den Aufbau der Gruppenstruktur(en) beeinflussen.

• Beispiel: Wenn eine Gruppe von Teilnehmenden umbenannt, innerhalb der Organisation verschoben oder entfernt wird, ist der Aufbau der Gruppenstruktur betroffen. Dies könnte die Auswahl der Teilnehmenden in Ihren Befragungen in den Phasen Entwurf und Geplant beeinflussen.

Zeitlimit von 12 Stunden: Wenn die Gruppenstruktur durch ein Personaldaten-Update geändert wird, wird dies in den Befragungsphasen Entwurf und Geplant bis zu zwölf Stunden vor dem Startdatum/-zeit umgesetzt.

Hinweis: Eine Benachrichtigung informiert die Koordinator:innen des Projekts darüber, dass die Teilnehmendenauswahl ihrer Befragung aktualisiert wurde. Es ist keine Einwilligung des Befragungserstellers erforderlich.

Ausnahme: Wenn Ihr Projekt das Feature Auswählbare Teilnehmer verwendet (das es Ihnen ermöglicht, einzelne Teilnehmende für eine Befragung auszuwählen anstelle von ganzen Gruppen), ist eine Bestätigung des Befragungserstellers erforderlich, damit alle Änderungen an Personaldaten auf eine Befragung angewendet werden.